Personalakte / 4.1.5 Grundsätze der Personalaktenführung

Für das Führen von Personalakten haben sich basierend auf dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten (Art. 2 Abs. 1 GG i. V. m. Art. 1 Abs. 1 GG) die folgenden Grundsätze etabliert:

Grundsatz der Richtigkeit

Der Grundsatz der Richtigkeit bei der Personalaktenführung besagt, dass die in der Personalakte eines Beschäftigten enthaltenen Daten korrekt, aktuell und vollständig sein müssen. Hierdurch soll sichergestellt werden, dass die Personalakte eines Beschäftigten jederzeit eine verlässliche Grundlage für personalbezogene Entscheidungen darstellt. Aus den in der Personalakte abgelegten Informationen muss sich ein wahrheitsgemäßes, objektiv zutreffendes Bild von der Person des Beschäftigten sowie seiner Tätigkeit und Leistungen ergeben. Der Arbeitgeber ist daher verpflichtet sicherzustellen, dass alle Daten in der Personalakte der Wahrheit entsprechen. Er muss dafür sorgen, dass ausschließlich relevante und korrekte Informationen in die Personalakte aufgenommen werden und dass veraltete und unrichtige Informationen korrigiert oder gelöscht werden (siehe dazu auch Abschnitt 5.1).

Grundsatz der Vollständigkeit

Eng mit dem Grundsatz der Richtigkeit verknüpft ist der Grundsatz der Vollständigkeit der Personalakte. Damit die Personalakte ein wahrheitsgemäßes, objektiv zutreffendes Bild von der Person des Beschäftigten sowie seiner Tätigkeit und Leistungen wiedergeben kann, ist es nötig, dass die darin abgelegten Informationen nicht nur richtig, sondern auch vollständig sind. Der Grundsatz der Vollständigkeit bedeutet, dass alle relevanten und wesentlichen Informationen zum Beschäftigungsverhältnis in der Personalakte enthalten sein müssen. Der Arbeitgeber hat daher sämtliche Vorgänge in die Personalakten aufzunehmen, die den Beschäftigten betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit seinem Beschäftigungsverhältnis stehen.

Grundsatz der Vertraulichkeit

Personalakten beinhalten sensible Informationen über den Beschäftigten und dessen Beschäftigungsverhältnis. Der Grundsatz der Vertraulichkeit besagt, dass die in den Personalakten abgelegten Informationen vertraulich zu behandeln sind. Die Personalakte eines Beschäftigten darf nur von Personen eingesehen werden, die ein berechtigtes Interesse an den Informationen haben, z. B. die Personalabteilung oder der Vorgesetzte. Eine Weitergabe der Informationen an Personen, die kein berechtigtes Interesse an den in der Personalakte enthaltenen Informationen haben, ist untersagt. Arbeitgeber sind aufgrund des Grundsatzes der Vertraulichkeit verpflichtet, geeignete Vorkehrungen zu treffen, um die Vertraulichkeit der Personalakte zu gewährleisten (siehe dazu auch Abschnitt 4.1.6).

Grundsatz der Transparenz

Der Grundsatz der Transparenz besagt, dass der Beschäftigte berechtigt ist, Einsicht in seine Personalakte zu nehmen. Hierdurch kann der Beschäftigte selbst prüfen, ob die in der Personalakte abgelegten Informationen richtig und vollständig sind. Der Grundsatz der Transparenz berechtigt den Beschäftigten auch dazu, eine Kopie bzw. Auszüge seiner Personalakte zu erhalten. Mit § 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L ist der Grundsatz der Transparenz in die Tarifwerke des Öffentlichen Dienstes übernommen worden.