§ 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L regeln das Recht zur Einsichtnahme durch den Beschäftigten bzw. eine durch den Beschäftigten bevollmächtigte Person. Regelungen zur Einsichtnahme durch Dritte ohne Zustimmung des Beschäftigten sind in den Tarifverträgen nicht enthalten. Der Arbeitgeber darf Daten aus Personalakten seiner Beschäftigten nur unter den strengen Voraussetzungen von § 26 Abs. 1 BDSG an Dritte weitergeben. Danach dürfen personenbezogene Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist. Im Rahmen der Erforderlichkeitsprüfung ist eine Interessenabwägung vorzunehmen.
Die Weitergabe von personenbezogenen Daten der Beschäftigten richtet sich nach den strengen Maßstäben von § 26 Abs. 1 BDSG und sollte daher äußerst restriktiv gehandhabt werden. Bestehen seitens des Arbeitgebers Zweifel, ob personenbezogene Daten an Dritte weitergegeben werden dürfen, wird die Einholung einer Einverständniserklärung empfohlen.
Für Bundesbeamte regelt § 111 BBG ausführlich die Übermittlung von Daten aus den Personalakten an Dritte. Entsprechende Regelungen sind in den Beamtengesetzen der Länder enthalten.
Dienststellen desselben Verwaltungszweigs und Arbeitgebers
Grundsätzlich gilt, dass der Arbeitgeber innerhalb der aktenführenden Stelle zur vertraulichen Behandlung der Personaldaten verpflichtet ist. Die Weitergabe der Personalakte innerhalb einer Dienststelle desselben Verwaltungszweigs und Arbeitgebers ist jedoch zulässig, soweit dienstliche oder betriebliche Gründe dies erfordern.
Analog der für das Beamtenrecht geltenden Regelungen (§ 111 BBG) ist es zulässig, der obersten Dienstbehörde oder einer weisungsbefugten Behörde auf deren Verlangen hin die Personalakte in dem Umfang vorzulegen, wie es für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft erforderlich ist.
Ebenfalls zulässig ist nach dem Beamtenrecht die Weitergabe von Informationen oder Auszügen aus der Personalakte an Behörden desselben Verwaltungsbereichs, soweit die Übermittlung zur Vorbereitung oder Durchführung einer Personalentscheidung notwendig ist, sowie für Behörden eines anderen Verwaltungsbereichs desselben Dienstherrn, soweit diese an einer Personalentscheidung mitzuwirken haben.
Im Fall einer Versetzung ist die Überlassung der Personalakte ebenfalls zulässig.
Dienststellen eines anderen Verwaltungszweigs desselben Arbeitgebers oder Dienststellen eines anderen Arbeitgebers
Die Behörden des Bundes und der Länder sind gegenseitig gemäß Art. 35 GG zur Amtshilfe verpflichtet. Gegenstand der Amtshilfe kann u. a. die Erteilung von Auskünften, Übersendung von Abschriften, Akteneinsicht oder aber auch die Übersendung von Personalakten sein. Allerdings bedarf die Übersendung von Personalakten oder von Abschriften daraus einer besonderen Rechtfertigung. Die Interessen des Beschäftigten an der Geheimhaltung und die der ersuchenden Behörde sind gegenseitig abzuwägen. Insbesondere ist zu überprüfen, ob nicht andere Abstufungen wie Auskunft oder Beschränkung auf bestimmte Teile der Personalakte infrage kommen. In Zweifelsfällen empfiehlt es sich, das schriftliche Einverständnis des Beschäftigten einzuholen. Liegt sein Einverständnis vor und hat die anfordernde Stelle ein berechtigtes Interesse dargetan, bestehen gegen die Übersendung der Personalakten keine Bedenken.
Bei der Anforderung wegen einer Bewerbung muss der Beschäftigte sein Einverständnis ausdrücklich erklärt haben. Im Fall eines Arbeitgeberwechsels ist eine Weitergabe der Personalakte ebenfalls mit Zustimmung des Beschäftigten zulässig.
Betriebsrat/Personalrat
Dem Betriebsrat/Personalrat steht kein eigenständiges Recht zur Einsichtnahme in die Personalakten zu. Jedoch hat der Arbeitgeber die gesetzlichen Kontrollrechte des Betriebsrats (§ 80 BetrVG) bzw. des Personalrats (§§ 67ff. BPersVG) zu beachten. Im Einzelfall muss der Arbeitgeber daher konkrete Informationen auch aus der Personalakte erteilen, wenn diese Informationen für die Aufgabenerfüllung des Betriebsrats erforderlich sind. Bewerbungsunterlagen eines Beschäftigten, der sich um eine Beförderungsstelle beworben hat, sind materiell ebenfalls Bestandteil der Personalakte. Im Rahmen der Stellenvergabe sind sie jedoch der Personalvertretung vorzulegen.
Gewerkschaften, Berufsverbände und sonstige Arbeitnehmervereinigungen
Gewerkschaften, Berufsverbände und sonstige Arbeitnehmervereinigungen, deren Tätigwerden durch Art. 9 Abs. 3 GG verfassungsrechtlich geschützt ist, haben kein eigenständiges Einsichtsrecht in die Personalakten. Sie haben auch keinen Anspruch auf Bekanntgabe von Personaldaten, auch nicht auf Mitteilung der Namen, ...