Personalakten (§ 13 BAT) / 7.4 Einsichtnahme durch andere Dienststellen

• Dientsstellen desselben Verwaltungszweigs und Arbeitgebers:

Auch hier gilt natürlich der Grundsatz der vertraulichen Behandlung der aktenführenden Dienststelle. Die Weitergabe der Akte bedarf eines ausreichenden Grundes.

Den nächsthöheren und damit weisungsbefugten Behörden ist auf deren Verlangen hin die Personalakte vorzulegen.

Auch anderen Behörden, wenn dies im Zusammenhang mit der Vorbereitung und Durchführung einer dienstlichen Maßnahme steht, wie z.B. Bewerbung, Abordnung, Versetzung. Eine Zustimmung des Angestellten ist nicht erforderlich.

• Dienststellen eines anderen Verwaltungsszweiges desselben Arbeitgebers oder Dienststellen eines anderen Arbeitgebers:

Die Behörden des Bundes und der Länder sind gegenseitig zur Amtshilfe verpflichtet. Gegenstand der Amtshilfe kann u.a. die Erteilung von Auskünften, Übersendung von Abschriften, Akteneinsicht oder aber auch die Übersendung von Personalakten sein. Allerdings bedarf die Übersendung von Personalakten oder von Abschriften daraus einer besonderen Rechtfertigung. Die Interessen des Angestellten an der Geheimhaltung und die der ersuchenden Behörde sind gegenseitig abzuwägen. Insbesondere ist zu überprüfen, ob nicht andere Abstufungen wie Auskunft oder Beschränkung auf bestimmte Teile der Personalakte in Frage kommen.

Bei der Anforderung wegen einer Bewerbung muß der Angestellte sein Einverständnis ausdrücklich erklärt haben.

• Rechnungshöfe:

Ihnen ist auf Verlangen die Personalakte vorzulegen.

• Gerichte, Parlamentsausschüsse:

Auch hier ist grundsätzlich nur mit Zustimmmung des Angestellten eine Übersendung zulässig. Etwas anderes gilt nur dann, wenn das Interesse des Gerichts an der Einsicht oder Auskunft das Interesse des Angestellten an der Geheimhaltung überwiegt. Bei der vorzunehmenden Interessenabwägung ist insbesondere zu beachten, daß in die dem Gericht vorliegenden Akten die Parteien Einsicht nehmen können. Zu prüfen ist auch, ob nicht die Erteilung einer Abschrift oder Auskunft genügt. In bestimmten Fällen (§ 96 StPO, § 99 VwGO, § 86 Abs. 2 FGO und § 119 SGG) kann die oberste Dienstbehörde die Vorlage verweigern, wenn Bund oder Land Nachteile erleiden würden.

• Privatpersonen:

Privatpersonen haben keinerlei Akteneinsichtsrecht. Wohl aber kann die Personalakte mit Zustimmung des Angestellten an einen privaten Arbeitgeber übersandt werden.

Ein eigenständiges Einsichtsrecht hat der gesetzliche Vertreter eines minderjährigen Angestellten.