Jedes Personalratsmitglied hat Anspruch auf Arbeits- oder Dienstbefreiung, soweit es zur Erfüllung seiner Personalratsaufgaben erforderlich ist (§ 51 Satz 1 BPersVG). Hierzu zählen etwa die Vorbereitung und Abhaltung von Sitzungen, die Durchführung von Sprechstunden sowie die Entgegennahme von Anregungen oder Beschwerden.
Zur Wahrnehmung solcher von Fall zu Fall zu erledigenden Arbeiten bedarf es keiner Genehmigung seitens der Dienststelle. Nimmt das Personalratsmitglied erforderliche Personalratstätigkeiten auf und lässt seine arbeitsvertraglich geschuldete Tätigkeit ruhen, so hat es vorab den Vorgesetzten zu benachrichtigen. Einer Genehmigung durch den Vorgesetzten bedarf es nicht. Man wird allerdings schon aus dem Grundsatz der vertrauensvollen Zusammenarbeit verlangen können müssen, dass dem Vorgesetzten die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit sowie die tatsächliche Rückkehr an den Arbeitsplatz mitgeteilt wird.[1] Das Personalratsmitglied muss sich jedoch nicht dazu äußern, welche Personalratstätigkeit er genau gedenkt zu erledigen. Auch rechtfertigende Äußerungen zur Erforderlichkeit werden nicht geschuldet.
Die durch die erforderliche Personalratsarbeit entstehende Versäumnis von Arbeitszeit führt zu keiner Minderung der Dienstbezüge bzw. des Arbeitsentgelts (§ 51 Satz 1 BPersVG). Grundsätzlich gilt das Lohnausfallprinzip. Es sind also die Bezüge fortzuzahlen, die der Personalrat erhalten hätte, wenn er in dieser Zeit gearbeitet hätte.
Grenze hierfür ist die Erforderlichkeit der Versäumnis von Arbeitszeit. Dafür ist entscheidend, ob das Personalratsmitglied "bei gewissenhafter Überlegung und bei ruhiger vernünftiger Würdigung aller Umstände die Arbeitsversäumnis für notwendig halten durfte, um den gestellten Aufgaben gerecht zu werden[2]". Da die Dienststelle die Personalratstätigkeit nicht kontrollieren darf und das einzelne Personalratsmitglied Vorgesetzten gegenüber hierzu ebenfalls keine konkreten Angaben machen muss, hat der Arbeitgeber im Normalfall kaum eine Handhabe, um die Erforderlichkeit zu verneinen.
Untersagt der Vorgesetzte jedoch die Arbeitsunterbrechung, so darf sich das Personalratsmitglied nicht vom Arbeitsplatz entfernen. Zwar hat der Personalrat einen Anspruch auf Dienstbefreiung, jedoch kann er diesen nicht im Wege des Selbsthilferechts durchsetzen. Er hat sich somit der Hilfe der Verwaltungsgerichte zu bedienen.
Sollten häufiger Streitigkeiten zwischen Dienststelle und Personalrat über Arbeitsversäumnis bei nicht freigestellten Personalräten entstehen, ist zu überlegen, ob nicht eine pauschale Freistellung in einem zu vereinbarenden Umfang vereinbart werden kann.
Der Personalrat kann diese in einem bspw. vorher festgelegten zeitlichen Rahmen in Anspruch nehmen, verpflichtet sich aber im Gegenzug bei darüber hinausgehender Versäumnis von Arbeitszeit zu einer ausführlichen Darlegung und Erläuterung der konkreten Erforderlichkeit.
Werden Personalratsmitglieder durch die Erfüllung ihrer Aufgaben über die regelmäßige Arbeitszeit hinaus in Anspruch genommen, so haben sie Anspruch auf entsprechenden Dienstbefreiung, nicht aber auf – zusätzliche – Vergütung (§ 51 Satz 2 BPersVG). Dagegen wird für Reisezeiten, die außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit zum Erreichen eines auswärtigen Tagungsorts aufgewandt werden, kein Freizeitausgleich gewährt.[3]
Zur Beurteilung der Frage, ob eine Beanspruchung über die regelmäßige Arbeitszeit hinaus vorliegt, ist die individuelle Arbeitszeit des jeweiligen Personalratsmitglieds maßgebend. Dies gilt auch für teilzeitbeschäftigte Personalratsmitglieder.
Eine dem Personalrat angehörende, nur vormittags tätige Arbeitskraft nimmt nachmittags an einer Personalratssitzung teil. Für die Sitzungsdauer hat die Beschäftigte Anspruch auf Freizeitausgleich in entsprechendem Umfang.
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