Die Mitglieder des Personalrats haben einen Anspruch auf Freistellung vom Dienst unter Fortzahlung der Bezüge für die Teilnahme an Schulungs- und Bildungsveranstaltungen (§ 54 BPersVG). Voraussetzung für die Freistellung und Kostenübernahme ist, dass Kenntnisse vermittelt werden, die für die Tätigkeit im Personalrat erforderlich sind. Die Schulung muss also in Bereichen erfolgen, die zum gesetzlichen Aufgabengebiet des Personalrats gehören. Hierzu zählen insbesondere Kenntnisse des Personalvertretungsrechts selbst, grundsätzlich aber auch Kenntnisse des Dienst-, Arbeits- und Tarifrechts sowie über Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz. Für die Erforderlichkeit sind nach der Rechtsprechung objektive und subjektive Kriterien maßgebend, und es ist das Gebot des sparsamen Umgangs mit öffentlichen Mitteln zu beachten. Eine Veranstaltung ist danach nur dann objektiv erforderlich, wenn ihre Inhalte dienststellenbezogen sind. Sie ist subjektiv erforderlich, wenn gerade das zu entsendende Personalratsmitglied Kenntnisse in diesen Bereichen benötigt.
Eine Grundschulung über das (jeweils anzuwendende Bundes- oder Landes-) Personalvertretungsgesetz ist für alle neugewählten Mitglieder erforderlich. Für spezielle Materien, beispielsweise Fragen der Arbeitssicherheit, reicht es mit Rücksicht auf das Sparsamkeitsgebot im Regelfall aus, wenn ein Personalratsmitglied eine Schulung besucht.
Zur Frage, welche Schulungen unter Beachtung dieser Gesichtspunkte im Einzelfall erforderlich sind, gibt es eine umfangreiche Rechtsprechung, die hier nicht erschöpfend dargestellt werden kann.
Als erforderlich wurden beispielsweise anerkannt:
- eine bis zu 5-tägige Grundschulung für neu gewählte Personalratsmitglieder im Personalvertretungsrecht
- die Schulung (zumindest) eines Mitglieds in Fragen des Eingruppierungsrechts nach dem BAT (jetzt also in Fragen der Eingruppierung nach dem TVöD)
- die Schulung eines Ersatzmitglieds (nur) dann, wenn es mehr als das ordentliche Personalratsmitglied zur Personalratstätigkeit herangezogen wird.
Nicht erforderlich ist nach der Rechtsprechung unter anderem
- die Schulung von Ersatzmitgliedern, die nur vorübergehend ein zeitweilig verhindertes Personalratsmitglied vertreten
- die Schulung eines Ersatzmitglieds, das zum Zeitpunkt der Schulung nicht dem Personalrat angehörte
- Spezialschulung eines Personalratsmitglieds, z. B. zum Arbeitsschutz, kurz vor Ablauf der Amtszeit des Personalrats.
Der Freistellungsanspruch steht der Personalvertretung, nicht dem einzelnen Mitglied zu. Die Personalvertretung hat daher zunächst durch Beschluss zu entscheiden, welches Mitglied zu welcher Schulung entsandt werden soll. Sodann muss sie bei der Dienststelle rechtzeitig die Freistellung des ausgewählten Personalratsmitglieds beantragen. Die Entscheidung über den Freistellungsantrag trifft die Dienststelle; sie hat, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen – objektive und subjektive Erforderlichkeit, Sparsamkeitsgrundsatz (siehe oben) – gegeben sind, das Personalratsmitglied unter Fortzahlung seiner Bezüge für die Dauer der Schulung vom Dienst freizustellen. Außerdem hat die Dienststelle dem entsandten Personalratsmitglied bzw. der Fortbildungseinrichtung (z. B. der Gewerkschaft) die notwendigen Kosten der Veranstaltung zu bezahlen (Kosten im Sinne von § 46 BPersVG). Hierzu zählen die Kursgebühren sowie etwa anfallende Aufwendungen für Reise, Verpflegung und Unterkunft. Nicht erstattet werden müssen dagegen sogenannte Vorhaltekosten für Schulungsstätten; das sind beispielsweise Kosten, die eine Gewerkschaft zum Unterhalt ihrer Bildungseinrichtung ohnehin aufwendet (Miet- und Grundstückskosten für Räume bzw. Gebäude, Kosten der Einrichtung).
Nehmen teilzeitbeschäftigte Personalratsmitglieder an einer ganztägigen Schulungsveranstaltung teil, so haben sie lediglich Anspruch auf die vereinbarte Teilzeitarbeitsvergütung, nicht aber auf (zusätzlichen) Freizeitausgleich.
§ 54 Abs. 2 BPersVG gewährt jedem Personalratsmitglied einen Anspruch auf Freistellung zur Teilnahme an Schulungs- und Bildungsveranstaltungen, die von der Bundeszentrale für politische Bildung als geeignet anerkannt sind. Die Freistellung für solche der Personalratsarbeit lediglich nützliche bzw. förderliche Veranstaltungen steht jedem einzelnen Personalratsmitglied unbeschadet einer etwaigen Freistellung für erforderliche Schulungen nach Abs. 1 der Vorschrift zu. Sie kann innerhalb einer Amtszeit für insgesamt 3 Wochen beantragt werden; erstmalig in den Personalrat gewählte Beschäftigte können bis zu 4 Wochen Freistellung für diese Zwecke erhalten.
Die Dienststelle hat auf Antrag des Personalratsmitglieds die Freistellung unter Fortzahlung der Bezüge zu gewähren. Die Kosten dieser Veranstaltungen – Reisekosten, etwaige Teilnahmegebühren usw. – sind keine durch die Tätigkeit des Personalrats entstehenden notwendigen Kosten im Sinn von § 46 Abs. 1 BPersVG und müssen deshalb nicht von der Dienststelle getragen werden.