Die Zusage der Umzugskostenvergütung (UKV-Zusage) ist die verbindliche Zusage des Dienstherren bzw. des öffentlichen Arbeitgebers, im erwarteten Fall des Umzuges an den neuen Dienstort die entsprechenden Kosten im Rahmen des Bundesumzugskostengesetzes zu übernehmen. Die Summe der erstattungsfähigen Umzugskosten nach dem Bundesumzugskostengesetz stellt die Umzugskostenvergütung dar.
Voraussetzung für den Anspruch auf Gewährung der UKV ist
- deren schriftliche Zusage,
- die Beendigung des grundsätzlich innerhalb von 5 Jahren nach dem Wirksamwerden der UKV-Zusage durchzuführenden Umzuges,
ein schriftlicher Antrag bei der Beschäftigungsbehörde bzw. der zuständigen Abrechnungsstelle innerhalb einer Ausschlussfrist von einem Jahr nach Beendigung des Umzuges. Die Ausschlussfrist ist eine absolute Frist, die unabhängig von den Gründen nicht verlängert werden kann. Sie wird auch durch einen Antrag auf Gewährung eines Abschlags auf die zu erwartende Umzugskostenvergütung nicht eingehalten. Eine Abschlagszahlung kann bei der Abrechnungsstelle formlos beantragt werden. Abschläge können auch auf jeden Bestandteil der Umzugskostenvergütung gezahlt werden. Bei einer Versetzung aus dienstlichen Gründen an einen anderen Ort als den bisherigen Dienstort ist die Zusage der UKV grundsätzlich zu erteilen. Die Zusage der UKV kommt jedoch ausnahmsweise (§ 3 Abs. 1 Nr. 1 a – d BUKG) nicht in Betracht, wenn
- mit einer baldigen weiteren Versetzung an einen anderen Dienstort zu rechnen ist oder
- der Umzug aus besonderen Gründen nicht durchgeführt werden soll oder
- die Wohnung auf einer üblicherweise befahrenen Strecke weniger als 30 Kilometer von der neuen Dienststätte entfernt ist oder im neuen Dienstort liegt (Einzugsgebiet) oder
- der Berechtigte auf die Zusage der UKV unwiderruflich verzichtet und dienstliche Gründe den Umzug nicht erfordern.
Die Zusage der Umzugskostenvergütung soll gleichzeitig mit der den Umzug veranlassenden Maßnahme erfolgen. Dies ist regelmäßig die Personalverfügung, in der Ihnen der Termin Ihres Dienstantrittes am neuen Dienstort mitgeteilt wird.
Grundsätzlich wird die Zusage mit der Aushändigung der sie beinhaltenden Personalverfügung wirksam.
Der Anspruch auf Umzugskostenvergütung setzt deren schriftliche Zusage voraus, die durchweg mit der Personalmaßnahme zeitlich verbunden sein sollte.
Zusage und Personalmaßnahme sollten z. B. wie folgt zusammengefasst werden: "Ich versetze Sie zur Stadt München und sage Ihnen für den Umzug Umzugskostenvergütung zu."
Allerdings kann die Zusage grundsätzlich auch nach dem Umzug erfolgen. Mit der Zusage wird für den Beschäftigten verbindlich bestätigt, dass die nachfolgend genannten dienstlichen und privaten Gründe für einen Umzug sowie die sonstigen Anspruchsvoraussetzungen vorliegen, ohne den Umfang der Umzugskostenvergütung im Einzelnen festzulegen. Die Umzugskostenvergütung ist binnen eines Jahres nach dem Tag der Beendigung des Umzugs schriftlich bei der Beschäftigungsstelle (beim Ausscheiden der früheren Beschäftigungsstelle) zu beantragen. Fristverlängerung ist ausgeschlossen, Abschläge auf die Umzugskostenvergütung unterbrechen nicht die Ausschlussfrist.
Ein fristgerechter Antrag wahrt die Frist auch, wenn z. B. Belege nachgefordert oder zur Ergänzung zurückgegeben werden.
Bei Berechtigten mit wirksamer Zusage hängt die Gewährung des Trennungsgeldes von deren Umzugswilligkeit sowie einem Wohnungsmangel im Einzugsgebiet der neuen Dienststätte oder dem Vorhandensein von anerkennungsfähigen nachfolgend abschließend aufgeführten Umzugsverhinderungsgründen ab (§ 2 Abs. 2 TGV):
- Vorübergehende schwere Erkrankung des Berechtigten oder eines seiner Familienangehörigen (§ 6 Abs. 3 Sätze 2 und 3 BUKG) bis zur Dauer von einem Jahr;
- Beschäftigungsverbote für Berechtigte oder eine Familienangehörige (§ 6 Abs. 3 Satz 2 und 3 BUKG) nach § 3 Abs. 2, § 6 Abs. 1 des Mutterschutzgesetzes, § 1 Abs. 2, § 3 Abs. 1 der Mutterschutzverordnung oder entsprechendem Landesrecht;
- Schul- oder Berufsausbildung eines Kindes (§ 6 Abs. 3 Sätze 2 und 3 BUKG) bis zum Ende des Schul- oder Ausbildungsjahres. Befindet sich das Kind in der vorletzten Jahrgangsstufe eines Gymnasiums, so verlängert sich die Gewährung des Trennungsgeldes bis zum Ende des folgenden Schuljahres, befindet sich das Kind im vorletzten Ausbildungsjahr eines Berufsausbildungsverhältnisses, so verlängert sich die Gewährung des Trennungsgeldes bis zum Ende des folgenden Ausbildungsjahres;
- Schul- oder Berufsausbildung eines schwerbehinderten Kindes (§ 6 Abs. 2 Sätze 2 und 3 BUKG). Trennungsgeld wird bis zur Beendigung der Ausbildung gewährt, solange diese am neuen Dienst- oder Wohnort oder in erreichbarer Entfernung davon wegen der Behinderung nicht fortgesetzt werden kann;
- akute lebensbedrohliche Erkrankung eines Elternteils des Berechtigten oder seines Ehegatten, wenn dieser in hohem Maße Hilfe des Ehegatten oder der Familienangehörigen des Berechtigten erhält;
- Schul- oder 1. Berufsausbildung des Ehegatten in entsprechender A...