Aufbewahrungspflicht / 4 Empfehlenswerte Aufbewahrungen

Der Arbeitgeber ist gut beraten, auch ohne gesetzliche Verpflichtung, bestimmte Personalunterlagen so lange aufzubewahren, wie noch mit Ansprüchen des Arbeitnehmers zu rechnen ist. Damit ist grundsätzlich bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen zu rechnen, soweit nicht kürzere arbeitsvertragliche oder tarifvertragliche Ausschlussfristen gelten. Die Verjährungsfristen für arbeitsrechtliche Ansprüche, z. B. für den Anspruch auf Ausstellung eines Zeugnisses, betragen 3 Jahre ab Fälligkeit des Anspruchs und Kenntnis des Gläubigers. Innerhalb dieses Zeitraums ist die Aufbewahrung aller Personalunterlagen i. d. R. zulässig. Die regelmäßige Verjährungsfrist beginnt immer erst ab dem Ende des jeweiligen Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, d. h. auch bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit dem Jahresende, unabhängig vom genauen Zeitpunkt der Kündigung oder dem Abschluss des Aufhebungsvertrags.

Für die Entfernung von Abmahnungen aus der Personalakte gibt es keine gesetzliche Frist. Nach der Rechtsprechung des BAG kann ein Arbeitnehmer die Entfernung einer zu Recht erteilten Abmahnung aus seiner Personalakte nur dann verlangen, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist.^[1]

Bei leichten Pflichtverstößen kann man deshalb eine Entfernungspflicht eventuell nach 3 Jahren annehmen können, wenn keine weiteren Verstöße hinzugekommen sind. Allerdings kann eine Abmahnung für eine spätere Interessenabwägung bei einer verhaltensbedingten Kündigung nach dem BAG auch dann noch Bedeutung haben, wenn sie ihre kündigungsrechtliche Warnfunktion verloren hat. Deshalb kann eine nicht unerhebliche Pflichtverletzung im Vertrauensbereich noch eine erhebliche Zeit, je nach den Umständen des Einzelfalls gegebenenfalls sogar für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses von Bedeutung sein.

Für Schadensersatzansprüche von Arbeitnehmern, die auf der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit oder Freiheit beruhen, gilt eine Verjährungsfrist von 30 Jahren.^[2] Insoweit wäre für diese Dauer z. B. die Aufbewahrung der arbeitsschutzrechtlich erforderlichen Dokumentation (vgl. § 6 ArbSchG), z. B. von Gefährdungsbeurteilungen und Unterweisungen auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses wohl auch unter Berücksichtigung der DSGVO zulässig. Auch im Zusammenhang mit Ansprüchen auf betriebliche Altersversorgung müssen die für die Berechnung notwendigen personenbezogenen Daten mindestens bis zu dem Zeitpunkt aufbewahrt werden, zu dem die Ansprüche berechnet werden müssen und nicht mehr mit Nachforderungsansprüchen zu rechnen ist.

Die Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber wird – ohne besondere Einwilligung des Bewerbers – allgemein für mindestens 6 Monate als zulässig angesehen. Diese Gesamtfrist setzt sich aus der zweimonatigen gesetzlichen Ausschlussfrist des § 15 Abs. 4 AGG, der dreimonatiges Klagefrist des § 61b Abs. 1 ArbGG und einem Sicherheitszuschlag von einem Monat zusammen.

Nach der Rechtsprechung des BAG kann nach Ablauf von 22 Jahren seit der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses bei der erneuten Einstellung des Arbeitnehmers bei demselben Arbeitgeber in der Regel wieder eine Befristung ohne Sachgrund nach § 14 Abs. 2 TzBfG vereinbart werden.^[3]. Aus diesem Grund dürfte eine Aufbewahrung von Daten, welche eine Vorbeschäftigung dokumentieren, bis zur Dauer von (maximal) 22 Jahren zulässig sein.

Auch für die Aufbewahrung der Dokumentation des Verfahrens eines betrieblichen Eingliederungsmanagements gibt es keine gesetzliche Frist. Angesichts des vom Bundesarbeitsgericht für eine krankheitsbedingte Kündigung regelmäßig maßgebenden Referenzzeitraums von 3 Jahren vor Ausspruch der Kündigung^[4] dürfte dies der Mindestzeitraum einer zulässigen Aufbewahrung nach Abschluss eines BEM sein, sofern in diesem Zeitraum keine weiteren relevanten krankheitsbedingten Fehlzeiten aufgetreten sind.

[1] BAG, Urteil v. 19.7.2012, 2 AZR 782/11.

[2] § 199 Abs. 2 BGB.

[3] BAG, Urteil v. 21.8.2019, 7 AZR 452/17.

[4] Vgl. z. B. BAG, Urteil v. 25.4.2018, 2 AZR 6/18.