Viele Veränderungsinitiativen in Unternehmen bleiben zu sehr an der Oberfläche. Statt mit einer sorgfältigen Diagnose und Planung wird hektisch mit der Umsetzung begonnen. Dies führt nicht selten zum Scheitern von Change-Projekten. Damit die Implementierung eines Veränderungsprozesses gelingt, sollte in einer geplanten und strukturierten Weise vorgegangen werden. Dazu empfiehlt es sich, den Veränderungsprozess in 7 Phasen zu untergliedern, wie sie in Abbildung 2 gezeigt werden. Wichtig ist, dass dieses Vorgehen immer auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten ist.
Abb. 2: Phasen des Veränderungsprozesses
2.1 Phase 1: Personelle Vorbereitungen treffen
Change-Projektteam zusammenstellen
Die Planung und Durchführung eines Change-Projektes erfolgt mithilfe eines Change-Projektteams. Dieses ist je nach Projektziel und Aufgabenstellung aus Experten aus verschiedenen Fachdisziplinen zusammenzustellen. Für den Fall, dass mehrere Abteilungen oder Unternehmensbereiche vom Veränderungsprozess betroffen sind, sollte das Projektteam cross-funktional zusammengesetzt sein, sodass alle betroffenen Abteilungen oder Bereiche vertreten sind. So können Mitarbeiter insbesondere dann in ein Change-Projektteam berufen werden, wenn sie dem Veränderungsprozess offen gegenüberstehen, das Unternehmen kennen, kreativ sind und über kommunikative Fähigkeiten verfügen. Wichtig ist, dass sie ihre Aufgaben im Team definieren und abstimmen. Sie werden in der folgenden Tabelle aufgeführt.
Aufgaben im Change-Projektteam
Rolle Kontakt zum Auftraggeber |
Zu beantwortende Fragen
- Wer ist für den Kontakt zum Auftraggeber verantwortlich?
- Wie bekommen wir alle relevanten Informationen?
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| Teamorganisation |
- Wie organisieren wir uns selbst? Wer? Was? Wo? Wie? Womit? Wann?
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| Abstimmungen im Team |
- Wie organisieren wir unsere Meetings? Wann? Wie? Wo? Womit?
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| Entwicklung des Vorhabens |
- Wie entwickeln wir unser Konzept kontinuierlich weiter?
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| Bewertung und Entscheidung |
- Wie bewerten wir unsere Ideen?
- Wie schaffen wir eine gemeinsame Basis für Entscheidungen?
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| Dokumentation |
- Wie dokumentieren wir die Ergebnisse, wo legen wir sie ab und ermöglichen den Zugriff?
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| Qualitätssicherung |
- Wie überprüfen wir den Arbeitsfortschritt?
- Wie wird die Arbeitsqualität sichergestellt?
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| Außendarstellung |
- Wie stellen wir uns nach außen dar?
- Wie kommunizieren wir unsere Fortschritte?
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| Teamhygiene |
- Wie stellen wir das "Wohlfühlen" im Team sicher?
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Change Manager benennen
Das Change-Projektteam wird von einem Change Manager geleitet. Er nimmt entscheidenden Einfluss auf das Projekt und ist verantwortlich für das Projektergebnis, also das erfolgreich durchgeführte Change-Projekt. Um ein Change-Projekt effektiv planen und durchführen zu können, ist es erforderlich, dass der Change Manager ein breites Kompetenzprofil aufweist. So sollte er insbesondere über die folgenden Kompetenzen verfügen:
- Eine hohe Sozialkompetenz,
- Projektmanagementwissen,
- Überzeugungskraft,
- die Fähigkeit, Stärken und Schwächen bei den Teammitgliedern zu erkennen,
- Frustrationstoleranz,
- Entscheidungsfreudigkeit,
- vernetztes Denken, also die Fähigkeit, auch indirekte Auswirkungen von Entscheidungen und Maßnahmen auf das Gesamtprojekt zu beurteilen,
- Kommunikationskompetenz,
- Methodenkompetenz und
- Konfliktlösungskompetenz.
Teamentwicklung fördern
Gerade wenn Projektteams neu zusammengestellt werden und die Teammitglieder bisher noch nicht zusammengearbeitet haben, ist es unerlässlich, die Teamentwicklung zu fördern und zu beschleunigen. Dies ist Aufgabe des Change Managers. Die Teamentwicklung zielt darauf ab, die Effektivität der Zusammenarbeit im Team zu verbessern.
Teamentwicklungsmaßnahmen beinhalten einerseits eine konkrete Analyse der bestehenden Situation und deren Aufarbeitung (,"Was läuft schlecht? Was müssen wir verbessern bei Kommunikation, lnteraktion und Organisation, um als Team effektiver zu werden?") und andererseits dazu passende Übungen, mit deren Hilfe den Teilnehmern die Mechanismen von Teamarbeit und Gruppendynamik bewusst gemacht werden sollen.
Vorteile einer gezielten Teamentwicklung
Eine gezielte Teamentwicklung hat viele Vorteile. Sie:
- schafft Klarheit über die Rolle des Teams innerhalb des gesamten Unternehmens, durch Zielklärung im Team,
- unterstützt die Entwicklung einer Teamidentität durch das Vereinbaren gemeinsamer Werte und eindeutiger Regeln für die Zusammenarbeit sowie Entscheidungsfindung,
- schafft ein eindeutiges Rollenverständnis jedes Teammitglieds durch ein Herausarbeiten der individuellen Stärken und Fähigkeiten,
- hilft dabei, Aufgaben und Verantwortlichkeiten mit Entscheidungsbefugnissen für jeden Einzelnen abzuleiten,
- schafft die Grundlage für eine gemeinsame Arbeitsweise auf Basis des gemeinsam definierten Vorhabens. Das Team einigt sich auf Abstimmungstermine und -rituale sowie die nächsten Arbeitsschritte.