Dienstrad, Nutzungsüberlassungsvertrag (Gehaltsextra)

Kurzbeschreibung

Der folgende Nutzungsüberlassungsvertrag ist für Arbeitgeber geeignet, die mit ihren Arbeitnehmern die steuerfreie Nutzung eines Dienstrads als zusätzliche Leistung ("Gehaltsextra") zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn vereinbaren möchten.

1 Vorbemerkung

Eine beliebte Zusatzleistung zum Gehalt ist die Überlassung eines Dienstrads mit privater Nutzungsmöglichkeit. Der Abschluss eines ausführlichen Nutzungsüberlassungsvertrags ist zur Vermeidung von arbeitsrechtlichen Streitigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und für steuerliche Zwecke unabdingbar.

2 Wichtige Hinweise

Aufgrund der Komplexität der Regelungen mit steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Folgen, sollte der Arbeitgeber unbedingt mit dem Steuerberater Rücksprache halten.

Der Arbeitnehmer muss sich mit den steuerlichen Folgen im Rahmen der Einkommensteuer-Veranlagung vertraut machen.

Die AGB-Kontrolle im Arbeitsrecht erfasst auch bei der Überlassung eines Dienstrads alle arbeitsrechtlichen Regelungsbereiche.^[1]

[1] Siehe Allgemeine Geschäftsbedingungen, Besonderheiten des Arbeitsrechts.

2.1 Begriffe

Da es hinsichtlich der Steuerfreiheit Unterschiede gibt, muss zwischen den verschiedenen Arten eines Dienstrads unterschieden werden.

2.1.1 Fahrrad und Pedelec

Ein "normales" Fahrrad kommt ohne Trethilfe aus.^[1] Ein sog. Pedelec (Pedal Electric Cycle) ist ein Fahrrad mit Trethilfe, das mit einem elektromotorischen Hilfsantrieb mit einer maximalen Nenndauerleistung von 0,25 kW (250 Watt) ausgestattet ist. Die Unterstützung des Hilfsantriebs verringert sich mit zunehmender Fahrzeuggeschwindigkeit und wird beim Erreichen einer Geschwindigkeit von 25 km/h oder früher, wenn der Fahrer im Treten einhält, unterbrochen.^[2] Ein Fahrrad liegt auch dann noch vor, wenn es zusätzlich über eine elektromotorische Anfahr- oder Schiebehilfe verfügt, die eine Beschleunigung des Fahrzeugs auf eine Geschwindigkeit von bis zu 6 km/h, auch ohne gleichzeitiges Treten des Fahrers, ermöglicht.^[3]

[1] § 63a Abs. 1 StVZO.

[2] § 63a Abs. 2 Satz 1 StVZO; § 1 Abs. 3 Satz 1 StVG.

[3] § 63a Abs. 2 Satz 2 StVZO; § 1 Abs. 3 Satz 2 StVG.

2.1.2 E-Bike und S-Pedelec

Umgangssprachlich sind mit dem Begriff "E-Bike" oft auch die am weitesten verbreiteten Pedelecs gemeint, laut Straßenverkehrsordnung werden E-Bikes aber anders definiert: E-Bikes fahren auf Knopfdruck auch ohne Pedalunterstützung. Sobald diese Bikes eine Geschwindigkeit von mehr als 6 km/h ohne Treten erreichen, gelten sie nicht mehr als Fahrräder, sondern sind verkehrsrechtlich als Kfz einzuordnen. Auch Elektrokleinstfahrzeuge (Elektro-Tretroller, E-Scooter) sind Kraftfahrzeuge i. S. d. § 1 Abs. 3 StVG, da sie über einen elektrischen Antriebsmotor verfügen. Für S-Pedelecs (45 km/h) braucht man eine Zulassung in Form von einem Versicherungskennzeichen, eine Haftpflichtversicherung und eine Fahrerlaubnis der Klasse AM (Roller). Es besteht Helmpflicht.

Hinweis

Dieses Vertragsmuster gilt nicht für S-Pedelecs, sondern bezieht sich ausschließlich auf konventionelle Fahrräder und Pedelecs mit einer Elektromotor-Unterstützung bis 25 km/h.

2.2 Einkommens-/Lohnsteuer

2.2.1 Steuerfreie Nutzungsüberlassung eines Fahrrads/Pedelecs als Zusatzleistung

Gem. § 3 Nr. 37 EStG sind die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn vom Arbeitgeber gewährten (geldwerten) Vorteile (Sachbezüge) für die Überlassung eines Dienstrads, das kein Kraftfahrzeug i. S. d. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG ist, steuerfrei^[1]. Ein Dienstrad ist nicht nur ein vom Arbeitgeber gekauftes, sondern auch ein von ihm gemietetes oder geleastes Dienstrad.

Das Dienstrad darf nicht ins Eigentum des Arbeitnehmers übergegangen sein. Auch das "wirtschaftliche" Eigentum des Arbeitnehmers gem. § 39 AO ist schädlich, d.h. wenn der Arbeitnehmer im Innenverhältnis die wesentlichen Rechte und Pflichten eines Leasingnehmers hat und ihn allein die Gefahr und Haftung für Instandhaltung, Sachmängel, Untergang und Beschädigung treffen.^[2] Der bloße Kostenersatz durch den Arbeitgeber ist also nicht begünstigt.

JStG 2020 definiert "echte Zusatzleistung" ab Veranlagungszeitraum 2020

§ 8 Abs. 4 EStG: Eine echte Zusatzleistung liegt vor, wenn der Anspruch auf Arbeitslohn nicht zugunsten der Leistung herabsetzt oder die Leistung nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet wird. Wird die Leistung anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Arbeitslohnerhöhung gewährt oder wird bei Wegfall der Leistung der Arbeitslohn erhöht, liegt keine Zusatzleistung vor.^[3]

Damit ist die unentgeltliche oder verbilligte Nutzungsüberlassung des "normalen" Fahrrads bzw. Pedelecs insbesondere zur privaten Nutzung und zur Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steuerfrei.

Wird das Dienstrad zu Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt, sind die steuerfreien Sachbezüge gem. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 7 EStG nicht auf die Entfernungspauschale anzurechnen.

Die Steuerbefreiung gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer und dessen Ehepartner jeweils ein Dienstrad überlässt.

[1] § 3 Nr. 37 EStG eingefügt m.W.v. 1.1.2019 durch G. v. 11.12.2018 BGBl 2018 I S. 2338 und gilt für die Vz 2019–2030 bzw. beim LSt-Abzug für die Lohnzahlungszeiträume 2019–2030 lt. Art. 2 Nr....