Dienstrad: Leasing, Überlassung, Übereignung und Aufladen von E-Bikes

Stellt der Arbeitgeber den Arbeitnehmenden ein betriebliches Fahrrad unentgeltlich oder verbilligt zur privaten Nutzung zur Verfügung, handelt es sich grundsätzlich um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Unter bestimmten Voraussetzungen bleibt die Überlassung steuerfrei. Für die spätere Übereignung gelten Pauschalierungsvorschriften. Auch für das Aufladen des E-Bikes gelten Erleichterungen. Viele Sonderregelungen gelten aber nicht bei der Umsatzsteuer.

Steuerfreiheit für Dienstfahrräder bei Finanzierung durch den Arbeitgeber

Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn vom Arbeitgeber gewährte Vorteile für die Überlassung eines betrieblichen Fahrrads, das kein Kraftfahrzeug ist, bleiben lohnsteuerfrei (§ 3 Nr. 37 EStG). Die Steuerbefreiung gilt sowohl für E-Bikes als auch für Fahrräder. Eine Aufzeichnungspflicht im Lohnkonto besteht nicht. 

Die Steuerbefreiung gilt jedoch nicht für die in der Praxis verbreiteten Modelle der Fahrradüberlassung im Wege der Gehaltsumwandlung, insbesondere beim sogenannten E-Bike-Leasing. 

Dienstfahrrad: Begünstigung bei privater Nutzung

Bei einer Gehaltsumwandlung greift die Steuerbefreiung also nicht. Allerdings gibt es auch hier mehrere Vergünstigungen. Überlässt der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden ein Fahrrad zur privaten Nutzung, gelten grundsätzlich folgende lohnsteuerliche Bewertungsregeln.

Regelmäßig ist für die Fahrradüberlassung als monatlicher Durchschnittswert der privaten Nutzung 1 Prozent eines auf volle 100 Euro abgerundeten Viertels der unverbindlichen Preisempfehlung anzusetzen. (Gleich lautende Erlasse der obersten Finanzbehörden der Länder zur steuerlichen Behandlung der Überlassung von (Elektro-)Fahrrädern vom 9. Januar 2020.)

Der Ansatz gilt jeweils für alle privaten Fahrten einschließlich Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (und gegebenenfalls Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung). Anders als beim Auto gibt es hier also keine 0,03-Prozent-Regelung. 

Gehört die Nutzungsüberlassung von Fahrrädern ausnahmsweise zur Angebotspalette des Arbeitgebers an fremde Dritte (zum Beispiel Fahrradverleihfirmen), ist der Angebotspreis des Arbeitgebers anzusetzen. Bei Personalrabatten ist der Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 Euro zu berücksichtigen.

Berechnung des geldwerten Vorteils bei Überlassung eines E-Bikes

Beispiel: Der Arbeitgeber überlässt seinem Mitarbeiter ein Elektrofahrrad sowohl für Privatfahrten als auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beträgt 10 Entfernungskilometer. Die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers des Fahrrads beträgt 2.500 Euro. Der Mitarbeiter hat einen geldwerten Vorteil von sechs Euro (abgerundetes Viertel des Listenpreises = 600 Euro) monatlich zu versteuern.

Achtung: Umsatzsteuerliche Behandlung weicht ab

Erstmals hat die Finanzverwaltung Anfang 2022 zur umsatzsteuerlichen Behandlung der Fahrradüberlassung Stellung genommen (BMF, Schreiben vom 7. Februar 2022, III C 2 - S 7300/19/10004 :001).

Die unternehmensfremde (private) Nutzung eines dem Unternehmen vollständig zugeordneten Fahrrades ist als unentgeltliche Wertabgabe der Besteuerung zu unterwerfen (§ 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG). Der Arbeitgeber kann die Bemessungsgrundlage für die Umsatzbesteuerung der unternehmensfremden Nutzung aus Vereinfachungsgründen hilfsweise nach der sogenannten 1-Prozent-Regelung berechnen. Im Übrigen sind jedoch abweichende ertragsteuerliche Ansätze (Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 37 EStG oder Viertelung des Listenpreises) nicht für Zwecke der Umsatzsteuer zu übernehmen. Die Verwaltung begründet dies mit der regelmäßigen Möglichkeit des Arbeitgebers zum vollen Vorsteuerabzug aus der Anschaffung. Auch die Fahrtenbuchmethode ist für Fahrräder ausgeschlossen.

Zumindest bei vergleichsweise geringwertigen Fahrrädern ohne Elektroantrieb zeigt sich die Verwaltung aber etwas großzügiger: Wenn der als Bemessungsgrundlage anzusetzende Wert des Fahrrades weniger als 500 Euro beträgt, wird es nicht beanstandet, wenn von keiner entgeltlichen Überlassung des Fahrrades ausgegangen wird. In diesen Fällen ist also keine Umsatzbesteuerung der Leistung an die Beschäftigten erforderlich. E-Bikes dürfte es jedoch in der Preisklasse nicht geben.

Hinweis: Die Sachbezugsfreigrenze ist ausdrücklich nicht anzuwenden.

Vorsicht bei E-Bikes, die als Kraftfahrzeug einzuordnen sind

Die lohnsteuerliche Regelungen zur Fahrradüberlassung gelten für

• Fahrräder ohne Elektroantrieb und 
• Elektrofahrräder (E-Bikes), wenn diese verkehrsrechtlich als Fahrrad einzuordnen sind.

Ist ein Elektrofahrrad hingegen verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug (sogenannte S-Pedelecs; Kennzeichen- beziehungsweise Versicherungspflicht) einzuordnen, sind für die Bewertung des geldwerten Vorteils die allgemeinen Regeln zur Pkw-Besteuerung anzuwenden. Insbesondere gelten Elektrofahrräder, deren Motor auch Geschwindigkeiten über 25 km/h unterstützt, als Kraftfahrzeuge. 

Für E-Bikes, die verkehrsrechtlich als Kfz gelten, erfolgt zwar bei der Ertragsteuer ebenfalls regelmäßig ein Ansatz mit einem Viertel des Listenpreises, bei der Umsatzsteuer gilt dies wiederum nicht.

Die Viertelung gilt hier aber auch für den lohnsteuerlichen Vorteil aus den Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, die in diesen Fällen gesondert mit 0,03 Prozent je Entfernungskilometer anzusetzen sind - letztlich der einzige Unterschied zu den obigen Fahrrädern. 

Entgeltumwandlung bei Dienstrad-Leasing

In der Praxis werden in der Regel folgende Vertragsgestaltungen bei Leasing-Modellen gewählt: 

• Der Arbeitgeber schließt mit einem Anbieter, der die gesamte Abwicklung betreut, einen Rahmenvertrag mit einer festen Laufzeit von zumeist drei Jahren ab. 
• Zeitgleich schließt der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer für diese Dauer einen Überlassungsvertrag hinsichtlich des Fahrrads ab, welcher auch eine private Nutzung zulässt. 
• Danach wird das Gehalt für die Dauer der Nutzungsüberlassung um die Leasingrate für das Fahrrad heruntergesetzt. Vorteil dabei: regelmäßig ist der nach der Gehaltsumwandlung zu versteuernde geldwerte Vorteil für das Fahrrad (zum Beispiel sechs Euro für ein Fahrrad mit einem Listenpreis von 2.500 Euro) deutlich niedriger als der Gehaltsverzicht in Höhe der Leasingrate (zum Beispiel 70 Euro). 
• Dadurch sinkt das steuerpflichtige Brutto. 

Nach Auffassung der Finanzverwaltung (BMF, Schreiben vom 17. November 2017, IV C 5 - S 2334/10002-04) resultiert der Anspruch auf die Überlassung des (Elektro-) Fahrrads aus dem Arbeitsvertrag oder aus einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage, wenn 

• er im Rahmen einer steuerlich anzuerkennenden Gehaltsumwandlung mit Wirkung für die Zukunft vereinbart ist oder 
• er arbeitsvertraglicher Vergütungsbestandteil ist. 

E-Bike als Dienstfahrrad: Achtung bei Kauf am Ende der Leasingzeit

Die Vertragsgestaltungen sehen regelmäßig vor, dass ein Dritter (zum Beispiel der Leasinggeber) dem Arbeitnehmenden das von ihm genutzte (Elektro-) Fahrrad bei Beendigung der Überlassung durch den Arbeitgeber zu einem Restwert von beispielsweise zehn Prozent des ursprünglichen Kaufpreises zum Erwerb anbieten kann. 

Vorsicht ist auch geboten mit verbindlichen Kaufrechten, die den Mitarbeitenden das spätere Eigentum sichern sollen. Kann der Arbeitnehmer im Falle des Leasings das E-Bike nach Ablauf der Leasinglaufzeit von einem Dritten zu einem geringeren Preis als dem ortsüblichen Endpreis am Abgabeort erwerben, ist der hierdurch entstehende Preisvorteil als Arbeitslohn (von dritter Seite) anzusetzen. Details hierzu hat die Finanzverwaltung in ihrem Schreiben vom 17. November 2017 (IV C 5 - S 2334/12/10002-04) bekannt gegeben. 

Lesen Sie hierzu unseren Beitrag: Verkauf von Firmenwagen, E-Bike oder Handy an die Beschäftigten.

Kauf zum Ende der Leasingzeit: lohnsteuerliche Behandlung

Vergleichsmaßstab für die erforderliche Bewertung ist dabei der um übliche Preisnachlässe geminderte übliche Endpreis am Abgabeort. Die Verwaltung lässt zu, diesen üblichen Endpreis eines E-Bikes, das Arbeitnehmenden nach drei Jahren Nutzungsdauer übereignet wird, aus Vereinfachungsgründen mit 40 Prozent der auf voll 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung im Zeitpunkt der Inbetriebnahme des (Elektro-) Fahrrads einschließlich der Umsatzsteuer zu bewerten (BMF, Schreiben vom 17. November 2017, IV C 5 - S 2334/12/10002-04). Bei einem Fahrrad zum Neupreis von 2.599 Euro wären das beispielsweise 1.000 Euro. Ein niedrigerer Wert kann nachgewiesen werden. Die Zahlung der Mitarbeitenden wird jeweils abgezogen. Ist sie niedriger, verbleibt ein lohnsteuerpflichtiger Sachbezug. 

Hinweis: In der Praxis wird vielfach pauschal der Ansatz eines Restwerts von zehn Prozent des Kaufpreises begehrt. Der Nachweis eines derart niedrigen Restwerts dürfte nach dem Erlass schwierig werden. 

E-Bike-Kauf am Leasingende: Pauschalierung nach § 37b EStG möglich

Weil in vielen Fällen die Übertragung des Fahrrads auf die Mitarbeitenden zu geldwerten Vorteilen führen könnte, hat die Verwaltung die Anwendung der Pauschalsteuer von 30 Prozent auf Geschenke und Incentives nach § 37b EStG durch den Zuwendenden zugelassen (BMF, Schreiben vom 17. November 2017, IV C 5 - S 2334/12/10002-04).

Die Pauschalierung kann nur der Zuwendende selbst vornehmen (Arbeitslohn von dritter Seite). Als Bemessungsgrundlage will die Verwaltung den gemeinen Wert ansetzen, weil dem Zuwendenden keine beziehungsweise geringe Aufwendungen entstanden sind. Aus Vereinfachungsgründen erlaubt sie auch hier eine Schätzung mit 40 Prozent der auf volle 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung einschließlich Umsatzsteuer. Ein niedrigerer Wert kann nachgewiesen werden. Der Kaufpreis, den der Zuwendungsempfänger gegebenenfalls zahlt, mindert die Bemessungsgrundlage der pauschalen Einkommensteuer.  

Beispiel für die Berechnung des geldwerten Vorteils:

Alternativ: Pauschalierung mit 25 Prozent bei Dienstrad möglich

Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, geldwerte Vorteile aus der unentgeltlichen oder verbilligten Übereignung von betrieblichen Fahrrädern an Arbeitnehmende pauschal mit 25 Prozent Lohnsteuer zu besteuern. Hinzu kommen der Solidaritätszuschlag sowie gegebenenfalls die Kirchensteuer. Die Pauschalierung führt zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung. Die Pauschalbesteuerungsmöglichkeit gilt sowohl für Elektrofahrräder, als auch für Fahrräder. Nicht einbezogen werden Elektrofahrräder, die verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen sind. Voraussetzung für die Pauschalierung der Lohnsteuer ist, dass die Übereignung von betrieblichen Fahrrädern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt. 

Achtung: Beim E-Bike-Leasing müsste das Fahrrad aber nach dem Wortlaut der Vorschrift zunächst in das Eigentum des Arbeitgebers übergehen. 

Aufladen des E-Bikes beim Arbeitgeber begünstigt

Für das Aufladen von Rädern, die verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen sind, beim Arbeitgeber, gilt eine gesetzliche Steuerbefreiung. Aus Billigkeitsgründen werden aber auch vom Arbeitgeber gewährte Vorteile für das elektrische Aufladen von Elektrofahrrädern, die verkehrsrechtlich nicht als Kraftfahrzeug einzuordnen sind, im Betrieb des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens nicht zum Arbeitslohn gerechnet (BMF, Schreiben vom 29. September 2020, IV C 5 - S 2334/19/10009 :004). Die Regelung ist bis Ende 2030 verlängert worden. Damit können alle Arten von Elektrorädern beim Arbeitgeber steuerfrei aufgeladen werden. Aufgrund der Billigkeitsregelung erfolgt auch keine Anrechnung des Ladestroms auf die Sachbezugsfreigrenze. 

Tipp: Die vorstehende Steuerbefreiung für Ladestrom gilt auch für sogenannte Elektrokleinstfahrzeuge. Es handelt sich dabei vor allem um E-Scooter (BMF, Schreiben vom 29. September 2020, IV C 5 - S 2334/19/10009 :004).

Leistet der Arbeitgeber Erstattungen für das Aufladen des E-Bikes zuhause, sind diese regelmäßig steuerpflichtig. Eine Ausnahme könnte nur für nachweislich dienstlich entstandene Aufwendungen gelten.

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