Dienstrad, Nutzungsüberlassungsvertrag (Gehaltsumwandlung)

Kurzbeschreibung

Der folgende Nutzungsüberlassungsvertrag ist für Arbeitgeber geeignet, die mit ihren Arbeitnehmern die Nutzung eines Dienstrads im Rahmen einer Gehaltsumwandlung vereinbaren möchten.

1 Vorbemerkung

Immer mehr Unternehmen bieten ihren Arbeitnehmern die Überlassung eines Dienstrads mit privater Nutzungsmöglichkeit im Rahmen einer Gehaltsumwandlung an. Der Abschluss eines ausführlichen Nutzungsüberlassungsvertrags ist dabei zur Vermeidung von arbeitsrechtlichen Streitigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und für steuerliche Zwecke unabdingbar.

2 Wichtige Hinweise

Aufgrund der Komplexität der Regelungen mit steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Folgen, sollte der Arbeitgeber unbedingt mit dem Steuerberater Rücksprache halten.

Der Arbeitnehmer muss sich mit den steuerlichen Folgen im Rahmen der Einkommensteuer-Veranlagung vertraut machen.

Die AGB-Kontrolle im Arbeitsrecht erfasst auch bei der Überlassung eines Dienstrads alle arbeitsrechtlichen Regelungsbereiche.^[1]

[1] Siehe Allgemeine Geschäftsbedingungen, Besonderheiten des Arbeitsrechts.

2.1 Begriffe

Da es hinsichtlich der steuerlichen Beurteilung (Steuerpflicht vs. Steuerfreiheit) Unterschiede gibt, muss zwischen den verschiedenen Arten eines Dienstrads unterschieden werden.

2.1.1 Fahrrad und Pedelec

Ein "normales" Fahrrad kommt ohne Trethilfe aus.^[1] Ein sog. Pedelec (Pedal Electric Cycle) ist ein Fahrrad mit Trethilfe, das mit einem elektromotorischen Hilfsantrieb mit einer maximalen Nenndauerleistung von 0,25 kW (250 Watt) ausgestattet ist. Die Unterstützung des Hilfsantriebs verringert sich mit zunehmender Fahrzeuggeschwindigkeit und wird beim Erreichen einer Geschwindigkeit von 25 km/h oder früher, wenn der Fahrer im Treten einhält, unterbrochen.^[2] Ein Fahrrad liegt auch dann noch vor, wenn es zusätzlich über eine elektromotorische Anfahr- oder Schiebehilfe verfügt, die eine Beschleunigung des Fahrzeugs auf eine Geschwindigkeit von bis zu 6 km/h, auch ohne gleichzeitiges Treten des Fahrers, ermöglicht.^[3]

[1] § 63a Abs. 1 StVZO.

[2] § 63a Abs. 2 Satz 1 StVZO; § 1 Abs. 3 Satz 1 StVG.

[3] § 63a Abs. 2 Satz 2 StVZO; § 1 Abs. 3 Satz 2 StVG.

2.1.2 E-Bike und S-Pedelec

Umgangssprachlich sind mit dem Begriff "E-Bike" oft auch die am weitesten verbreiteten Pedelecs gemeint, laut Straßenverkehrsordnung werden E-Bikes aber folgendermaßen definiert: E-Bikes fahren auf Knopfdruck auch ohne Pedalunterstützung. Sobald diese Bikes eine Geschwindigkeit von mehr als 6 km/h ohne Treten erreichen, gelten sie nicht mehr als Fahrräder, sondern sind verkehrsrechtlich als Kfz einzuordnen. Auch Elektrokleinstfahrzeuge (Elektro-Tretroller, E-Scooter) sind Kraftfahrzeuge i.S.d. § 1 Abs. 3 StVG, da sie über einen elektrischen Antriebsmotor verfügen. Für S-Pedelecs (45 km/h) braucht man eine Zulassung in Form von einem Versicherungskennzeichen, eine Haftpflichtversicherung und eine Fahrerlaubnis der Klasse AM (Roller). Es besteht Helmpflicht.

Hinweis

Dieses Vertragsmuster gilt nicht für S-Pedelecs, sondern bezieht sich ausschließlich auf konventionelle Fahrräder und Pedelecs mit einer Elektromotor-Unterstützung bis 25 km/h.

2.2 Steuerliche Beurteilung je nach Überlassungsmodell

2.2.1 Nutzungsüberlassung eines Fahrrads/Pedelecs im Wege der Gehaltsumwandlung

Es gibt viele Unternehmen, die Diensträder verleasen. Die Leasing-Verträge laufen meist 3 Jahre und beinhalten i. d. R. einen Versicherungsschutz bei Unfall und Diebstahl – mit oder ohne Selbstbeteiligung. Die monatliche Leasing-Rate bezahlt der Arbeitgeber und setzt die Kosten als Betriebsausgaben ab. Zusätzlich schließt er mit dem Arbeitnehmer für die entsprechende Leasing-Dauer einen Nutzungsüberlassungsvertrag als Ergänzung zum Arbeitsvertrag ab, der auch eine private Nutzung des Dienstrads erlaubt.

Zur Finanzierung des Dienstrads wird zwischen den Arbeitsvertragsparteien eine (teilweise) Gehaltsumwandlung vereinbart. Diese muss im Vorhinein getroffen werden.^[1] Damit verzichtet der Arbeitnehmer auf einen Teil seines Barlohns, darf aber auch privat mit dem Dienstrad fahren.

Die Versteuerung der Dienstradnutzung nach der Gehaltsumwandlung (0,25 % des Wertes des Dienstrads) ist regelmäßig niedriger als der vereinbarte "Gehaltsverzicht". Im Ergebnis sinkt durch die Gehaltsumwandlung die Berechnungsgrundlage für Lohnsteuer und Sozialversicherung, sodass der Arbeitnehmer weniger Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge bezahlt. Nachteilig ist, dass der Arbeitnehmer auch etwas weniger in die gesetzliche Rentenversicherung einbezahlt. Die Gehaltsumwandlung bei einem Leasing-Vertrag mindert auch geringfügig die Bemessungsgrundlage für Kranken-, Arbeitslosen- und Elterngeld des Arbeitnehmers.

Praxis-Beispiel

Überlassung eines Dienstrads im Wege der Barlohnumwandlung

Ein Arbeitnehmer, ledig und ohne Kinder (Steuerklasse I), katholisch, in Baden-Württemberg bezieht 3.000 EUR Bruttomonatsgehalt. Der Zusatzbeitrag seiner Krankenkasse AOK Baden-Württemberg beträgt 1,6 %.

Der Arbeitgeber vereinbart mit dem Arbeitnehmer schriftlich (als Anlage zum Arbeitsvertrag) eine Gehaltsumwandlung ab Februar in Höhe der künftigen Leasingrate von 119 EUR brutto für ein Pedelec, das der Arbeitnehmer für betriebliche und private Zwecke nutzen kann. Der Arbeitgeber übernimmt alle übri...