Einstellung von Arbeitnehmern / 6 Pflichten des Arbeitgebers

Den Arbeitgeber treffen insbesondere Aufklärungspflichten. Er hat die Pflicht, den künftigen Arbeitnehmer über die Anforderungen zu unterrichten, die der in Aussicht genommene Arbeitsplatz an den Arbeitnehmer stellt, wenn überdurchschnittliche Anforderungen gestellt werden oder besondere gesundheitliche Belastungen zu erwarten sind.

Soweit der zukünftige Bestand des mit der Einstellung zu besetzenden Arbeitsplatzes gefährdet ist, besteht eine Aufklärungspflicht des Arbeitgebers.^[1]

Die wirtschaftliche Situation des Unternehmens braucht der Arbeitgeber dem Bewerber grundsätzlich nicht zu schildern. Besteht aber die Gefahr, dass er die notwendigen Löhne und Gehälter demnächst nicht mehr aufbringen kann, oder sind organisatorische Änderungen geplant, die voraussichtlich den Arbeitsplatz wegfallen lassen, für den der Bewerber eingestellt werden soll, so ist der Arbeitgeber nach Treu und Glauben zur Information des Bewerbers verpflichtet.^[2]

Bewerbungsunterlagen hat der Arbeitgeber sorgfältig zu behandeln und aufzubewahren.^[3] Er hat sie dem Bewerber unverzüglich wieder auszuhändigen, sobald feststeht, dass ein Arbeitsvertrag nicht zustande kommt oder soweit sie im Fall eines Vertragsabschlusses für den Arbeitgeber nicht mehr von Bedeutung sind. Über den Inhalt der Bewerbungsunterlagen hat der Arbeitgeber Stillschweigen zu bewahren.

Bewerber haben nach Art. 17 Abs. 1 DSGVO einen Anspruch auf Löschung der über sie erhobenen persönlichen Daten nach Erreichung des damit verbundenen Zwecks, regelmäßig dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens – dies umfasst zumindest auch den Zeitraum einer möglichen Inanspruchnahme nach gesetzlichen Vorschriften, insbesondere dem AGG.

Der Arbeitgeber darf bei den Einstellungsverhandlungen keine falschen Erwartungen erwecken. Er darf vor allem nicht die Annahme erwecken, es werde bestimmt zu dem Abschluss des Arbeitsvertrags kommen und der Arbeitnehmer könne seine bisherige Stellung ohne größeres Risiko kündigen. Dazu gehört auch die in § 100 Abs. 1 Satz 2 BetrVG vorgesehene Mitteilung über die fehlende Zustimmung des Betriebsrats.

Kommt es nicht zum Abschluss des Arbeitsvertrags, so kann der Arbeitgeber auf Schadensersatz haften, wenn der Eindruck erweckt wurde, es werde in jedem Fall zum Vertragsschluss kommen und der Bewerber daraufhin seine bisherige Stellung kündigt.^[4] Dieser Vertrauensschaden ist nicht auf die Vergütung begrenzt, die der Arbeitnehmer bei Abschluss des Arbeitsvertrags beim neuen Arbeitgeber bezogen hätte.

Ohne schuldhafte Erweckung unrichtiger Vorstellungen beim Bewerber haftet der Arbeitgeber weder für einen Schaden, der durch Abbruch der Vertragsverhandlungen entsteht (z. B. Bewerbungskosten), noch für den Schaden infolge Kündigung des neuen Arbeitsverhältnisses vor Einsetzen des gesetzlichen Kündigungsschutzes. Gibt der Arbeitnehmer den in seinem alten Arbeitsverhältnis bestehenden Kündigungsschutz auf, trägt er das Risiko, dass der neue Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis noch in der Probezeit kündigt und dagegen kaum erfolgreich geklagt werden kann.

Der Arbeitgeber ist zum Ersatz der Vorstellungskosten verpflichtet, wenn er einen Bewerber zur Vorstellung auffordert.^[5] Das gilt unabhängig davon, ob ein Arbeitsverhältnis zustande kommt oder nicht. Zu den Vorstellungskosten gehören außer Fahrtkosten auch, wenn nötig, Übernachtungs- und Verpflegungskosten, ferner Verdienstausfall. Der Arbeitgeber kann den Anspruch auf Ersatz der Vorstellungskosten ausschließen, indem er dies bei der Aufforderung zur Vorstellung mitteilt. Eine unaufgeforderte Vorstellung, etwa auf ein Zeitungsinserat oder auf Veranlassung der Agentur für Arbeit, begründet noch keinen Ersatzanspruch.

Nachweispflichten ab dem 1.8.2022

Nach erfolgreichem Abschluss des Einstellungsverfahrens trifft den Arbeitgeber nach dem Nachweisgesetz (NachwG) die Pflicht, den abgeschlossenen Arbeitsvertrag schriftlich zu dokumentieren, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Wird der Arbeitsvertrag selbst schriftlich abgeschlossen und unterzeichnet (wie dies in der Praxis regelmäßig der Fall ist), genügt dies bereits den Anforderungen des Nachweisgesetzes.

Das zum 1.8.2022 novellierte Nachweisgesetz sieht für diese Niederschrift eine – praxisuntaugliche – zeitliche Staffelung vor – spätestens am 1. Arbeitstag, am 7. Kalendertag nach Beginn des Arbeitsverhältnisses oder einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses zu erledigen.

Die schriftliche Niederschrift muss gemäß § 2 NachwG mindestens die folgenden Inhalte dokumentieren:

Inhalt	Frist
Der Name und die Anschrift der Vertragsparteien	am 1. Arbeitstag
Der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses	am 7. Kalendertag nach Beginn des Arbeitsverhältnisses
Der Arbeitsort oder ein Hinweis auf die Beschäftigung an wechselnden Einsatzorten	am 7. Kalendertag nach Beginn des Arbeitsverhältnisses
Eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit	am 7. Kalendertag nach Beginn des Arbeitsverhältnisses
Die Dauer ...