Fehlzeitenmanagement

Zusammenfassung

Überblick

Fehlzeiten, insbesondere krankheitsbedingte Abwesenheit, haben in der Praxis gravierende Auswirkungen auf Unternehmen. Um den Gesundheitsstand zu erhöhen, ist es erforderlich, die Unternehmenssituation genau zu betrachten. Je genauer die Ursachen erkannt werden, desto besser können kurzfristig wie nachhaltig wirksame Maßnahmen zur Verbesserung erarbeitet und umgesetzt werden.

1 Definition von Fehlzeiten

Wenn von Fehlzeiten gesprochen wird, ist zu unterscheiden, ob es sich um Sonder- oder Zusatzurlaub, krankheitsbedingte Abwesenheit oder um Absentismus im Sinne des "Blaumachens" handelt. Krankheitszeiten liegen am Gesundheitszustand des Arbeitnehmenden, was auch verletzungsbedingte Arbeitsunfähigkeit umfasst. Unter Absentismus im vorgenannten Sinne sind die Zeiten zu verstehen, in denen der Mitarbeiter aufgrund seiner persönlichen Einstellung bzw. seiner Motivation vom Arbeitsplatz fernbleibt.

Diese Unterscheidung ist allerdings in der betrieblichen Praxis kaum möglich und oft nur indirekt zu ermitteln, z. B. durch Analyse von Krankmeldungen mit Blick auf Lage und Dauer, mittels Befragung und Fokusgruppen. Einige Ursachen, wie besondere Belastungen, überschneiden sich auch in ihrer Wirkung auf Gesundheit und Motivation. Maßnahmen, die hier ansetzen, wirken entsprechend positiv auf beide Phänomene. Es ist meist ebenso wenig offensichtlich, inwieweit Krankheitszeiten und Absentismus vom Arbeitsplatz beeinflusst bzw. abhängig sind oder ob die Ursache außerhalb des betrieblichen und ggf. auch des persönlichen Einflussbereichs des Beschäftigten liegen. Auch dies kann allenfalls durch Kommunikation sowie weitergehende Ursachenforschung im Betrieb und auf Seiten der Beschäftigten ermittelt werden.

2 Auswirkungen von Fehlzeiten

Unabhängig von den Ursachen haben Fehlzeiten enorme Auswirkungen auf das Gesamtunternehmen. Zu diesen gehören:

• Kosten für Entgeltfortzahlung,
• Kosten durch geringere Produktivität, Verzögerungen und Produktionsausfälle,
• Kosten für Umsetzungen/Versetzungen,
• Kosten für zusätzliche Arbeitnehmende, Leiharbeitnehmende sowie Überstunden und Folgekosten der Überlastung von Kollegen, die Krankheitsausfälle auffangen,
• Kosten für die Einarbeitung von Ersatzarbeitskräften,
• Kosten für die Organisation/veränderte Arbeitsplanung,
• Opportunitätskosten, bspw. (teurerer) Einkauf statt (günstigere) Eigenproduktion,
• Lieferschwierigkeiten, bis hin zu
• Konventionalstrafen und Schadensersatzleistungen.

Praxis-Beispiel

Ausfallkosten

Im Jahr 2023 waren die fast 5 Mio. beschäftigten BKK-Versicherten nach einem jahrelangen Anstieg im Schnitt über 22 Tage arbeitsunfähig.^[1] Wenn die Personalkosten inklusive Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers jährlich 50.000 EUR betragen, heißt das für eine beschäftigte Person:

50.000 EUR : 365 Tage × 22 Tage = 3.000 EUR pro Jahr und = 136 EUR pro Tag

In diesen Ausfallkosten sind außer der Entgeltfortzahlung noch keine der oben beispielhaft erwähnten, weiteren Kosten berücksichtigt. Je nach Unternehmen und Position betragen die täglichen Ausfallkosten je arbeitsunfähig Beschäftigtem auch mehrere 100 Euro.

Merke:

Die Entgeltfortzahlung für krankheitsbedingte Fehlzeiten übernimmt während der ersten 6 Wochen innerhalb eines Jahres (wegen ein und derselben Krankheit) der Arbeitgeber, danach zahlt die Krankenkasse Krankengeld.

Hohe Fehlzeiten und Personalmangel bedingen sich gegenseitig

Zusammenhänge zwischen Krankenstand und Personalmangel sind viel größer, als bisher vermutet. Das zeigt der neue DAK-Gesundheitsreport 2023.^[2] Ein besonderes Krankheitsrisiko besteht demnach für Beschäftigte in Mangelberufen, wie der Pflege und in der Kinderbetreuung. Denn gerade diese Mitarbeiter arbeiten häufig am Limit.

Nach Aussagen der DAK-Gesundheitsstudie 2023 ist mehr als die Hälfte der Beschäftigten in Betrieben mit Personalnot und Fachkräftemangel häufig oder sehr häufig müde und erschöpft (54 %). Rund ein Drittel (35 %) berichtet von nächtlichen Schlafstörungen oder Beschwerden des Muskel-Skelett-Systems, wie Rückenschmerzen, und beinahe jeder Vierte (23 %) leidet unter Kopfschmerz. Betroffene berichten von starkem Termin- und Leistungsdruck, von Überstunden und versäumten Pausen. Wer regelmäßig Personalmangel erlebt, kann in der Freizeit oft nicht abschalten, verzichtet auf Sport und findet wenig Zeit für Hobbys, Familie und Freunde. Stress und Druck einerseits sowie fehlende Erholung und Ausgleich andererseits beeinflussen wiederum die Gesundheit negativ.

Hinweis

Hohen Fehlzeiten auf den Grund gehen und möglichst präventiv arbeiten

Aufgrund der enormen Auswirkungen ist es eine wichtige Aufgabe, die Fehlzeiten im Unternehmen transparent zu machen, und sie hinsichtlich ihrer Entstehung und Auswirkung zu untersuchen. Dies ist die Basis, um Maßnahmen der Reduktion zu planen und zu implementieren und gezielt Präventionsmaßnahmen auf- und umzusetzen. Investitionen wirken sich positiv für die Belegschaft aus und rechnen sich für den Betrieb, über Vermeidung und Reduktion der Kosten und Folgekosten von Fehlzeiten. Diese sind im ersten Fall möglichst konkre...