Zusammenarbeit aus dem Homeoffice heraus kann also gut funktionieren, wenn man die vorgestellten Verhaltensweisen beachtet und richtig umsetzt. Was aber ist mit Teammitgliedern, die man noch nie gesehen hat oder die gerade erst vor wenigen Tagen/Wochen neu ins Unternehmen gekommen sind, die sogenannten Onboardees?
In großen meist international aufgestellten Unternehmen arbeiten schon immer viele Teams länderübergreifend zusammen, ohne dass sie sich bereits persönlich gesehen haben, mag man jetzt vielleicht denken. Aber diese Teams vereint meistens die gemeinsame Bindung zum Unternehmen. Ein Neuzugang hat diese Bindung noch nicht und ist noch nicht im Unternehmen angekommen und vernetzt. Für diese Mitarbeiter stellt sich die Zusammenarbeit im Homeoffice noch einmal ganz anders dar. Hier lohnt es sich, differenzierter hinzuschauen. Beim Onboarding aus dem Homeoffice geht es letztlich darum, Inhalte und Strategien des Onboarding-Prozesses mittels technischer Hilfsmittel umzusetzen. Eine schnelle technische Anbindung ist deshalb die Grundvoraussetzung, wenn sämtlicher persönlicher Kontakt vor Ort entfällt.
Soziale Integration aus der Ferne
Das Ankommen und Wohlfühlen in einem Unternehmen und im Team ist wichtig und wirkt sich extrem auf die Arbeitsleistung des Onboardees aus. Im Homeoffice fallen Aktivitäten mit dem Team, wie z. B. das gemeinsame Mittagessen oder kurze Kaffeerunden, weg. Das erhöht die Schwierigkeit der Integration des neuen Mitarbeiters. Um den Onboardee dennoch bestmöglich ankommen zu lassen, können die folgende Maßnahmen unterstützen.
Teamchat: Ein gemeinsamer Chat für das gesamte Team muss nicht zwangsläufig zum Austausch arbeitsrelevanter Inhalte sein, sondern darf für Alltägliches verwendet werden. Das kann eine Anekdote sein, die man sich sonst beim Mittagessen erzählt, oder ein aufheiterndes GIF, das den Arbeitstag versüßt. Die Offline-Dynamik des Teams wird sich dabei automatisch online widerspiegeln und dem Onboardee ein Gefühl für das neue Team vermitteln. Gleichzeitig kann der Onboardee sich aktiv miteinbringen.
Onboarding-App: Mit einer Onboarding-App kann der neue Mitarbeiter virtuell aber trotzdem sehr individuell mit der Firmenkultur vertraut gemacht werden.
Online-Pate: Wichtig ist, dass dem Onboardee ein erfahrener Mitarbeiter in Form eines Paten zur Seite gestellt wird. An diesen kann er sich jederzeit bei Fragen wenden. Dabei ist es auch sinnvoll, bestimmte Rahmenbedingungen für einen regelmäßigen Austausch zu setzen wie festgelegte Termine und Häufigkeit, Agenda, Protokoll etc. Die Termine finden dann am besten per Videochat statt, um auch persönliche Nähe herzustellen. Neben diesen Maßnahmen ist ein regelmäßiges Meeting mit der Führungskraft und dem gesamten Team sinnvoll, damit alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind.
Sonderfall: einschneidende Personalmaßnahmen
Sollten sich während der Online-Einarbeitungsphase eingreifende Personalmaßnahmen ergeben, müssen auch diese behutsam und wertschätzend online ausgesprochen werden. Denken wir an unausweichliche wirtschaftlich notwendige Maßnahmen wie Kurzarbeit oder betriebsbedingte Kündigung in Zeiten der Corona Pandemie. Genauso wie evtl. Abmahnungen aus dem Homeoffice heraus bedürfen diese Fälle ein besonderes Maß an Fingerspitzengefühl. Hier ist auf jeden Fall ein 1:1 Gespräch per Telefon oder Videochat mit der Führungskraft das Mittel der Wahl.
Fachliches Wissen auf- und ausbauen
Damit der neue Mitarbeiter sich schnell nötiges Wissen aneignen oder vertiefen kann, sind E-Learning-Angebote eine sehr gute Möglichkeit, Lücken zu schließen. Vielleicht verfügt das Unternehmen selbst über eine Weiterbildungsplattform und kann (firmenspezifische) Inhalte leicht zugänglich machen und vermitteln. Oder man greift auf externe Weiterbildungsangebote wie Webinare zurück. Geht es konkret um bestimmte interne Workflows, helfen Tutorials im Videoformat oder als Skript (PDF, Word, PowerPoint), die man dem Onboardee zur Verfügung stellen kann. Kommunikation und Feedback sind für Onboardees noch wichtiger als für das bereits länger bestehende Team. Hier gelten die oben beschriebenen Ansätze besonders. Feedback eines neuen Mitarbeiters ist ein unschätzbares Gut, denn dieser bringt einen unverbrauchten Blick auf eingefahrene Workflows mit und liefert bestenfalls kreative Ideen zur Verbesserung starrer Prozesse.
Virtuelle Teams ermöglichen Diversität
Virtuelle Teamarbeit bietet viele Vorteile und kann erstaunliche Kreativität fördern. Digitales Lernen und Zusammenarbeiten ist längst auch in Unternehmen kein Randthema mehr, das hat die Corona-Krise gezeigt. Manche Vorteile der persönlichen Zusammenarbeit vor Ort fallen beim Arbeiten auf Distanz weg. Ja. Aber dafür bieten virtuelle Teams viele zusätzliche Chancen. Sie haben z.B. die Möglichkeit, auch länderübergreifend zusammenzuarbeiten und von der Nähe zu den Absatzorten bzw. von länderspezifischem Know-how der Mitarbeiter zu profitieren, die sonst nicht im Unternehmen arbeiten würden,...