Kommunikation: Gestaltung und Verbesserung des unternehm ... / 4 Durchführung der Analyse

Mithilfe der Arbeitshypothesen ist die Zielrichtung gegeben und der Befragungsrahmen festgelegt. So kann eine klar definierte Befragung konzipiert und durchgeführt werden.

4.1 Erhebung relevanter Daten

Zunächst ist die Frage zu beantworteten, woher die relevanten Daten bezogen werden können bzw. welche Quellen zur Verfügung stehen. Bei einer Analyse der internen Kommunikation kann zumeist nicht auf bereits vorhandene Daten zurückgegriffen werden, sodass die Quelle in der Geschäftsführung und in den Mitarbeitern selbst liegt.

4.2 Interview als Erhebungsmethode

Die Methode Befragung (Interview) eignet sich am besten für die Analyse der internen Kommunikation, da es hier um menschliche Verhaltensweisen, Meinungen und Einstellungen geht. Sie kann mündlich, schriftlich, telefonisch, per Computer oder persönlich durchgeführt werden. Im Allgemeinen geht man davon aus, dass sich ein Interviewer und ein Mitarbeiter gegenübersitzen. In Einzelfällen kann dies auch per Telefon geschehen.

Hinweis

Interview die beste Erhebungsmethode

Im Gegensatz zum Interview steht die schriftliche standardisierte Mitarbeiterbefragung per Fragebogen. Allerdings gibt es hier erhebliche Nachteile:

• Es gibt keine Möglichkeit, eine Antwort zu hinterfragen bzw. auf die Motivation dieser Antwort einzugehen.
• Oftmals ist es nicht möglich, durch das Beantworten einzelner Fragen ein Gesamtbild bezüglich des Kommunikationklimas zu erhalten.
• Häufig begrenzen die vorgegebenen Antworten die Mitarbeiter zu sehr und sie finden sich hier nicht wieder; die Folge ist ein verfälschtes Bild.
• Durch die direkte Erhebung des Interviews lässt sich eine deutlich höhere Rücklaufquote erreichen.

Insofern ist davon auszugehen, dass sich das Interview vielfach als beste Erhebungsmethode für das Thema anbietet.

4.3 Besonderheiten bei der Befragung von Mitarbeitern

Gerade die Befragung von Mitarbeitern ist sehr sorgfältig durchzuführen, da hier die Angst, es könnte etwas gegen den jeweiligen Beantworter der einzelnen Fragen verwendet werden, immer da ist. Wie bereits erwähnt, ist die Einbeziehung der Mitarbeitervertretung von enormer Wichtigkeit.

Praxis-Tipp

Akzeptanz der Mitarbeiter gewinnen

Schaffen Sie eine höchstmögliche Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Geben Sie den Grund und das Ziel der Befragung an. Sagen Sie, welcher Zeitrahmen geplant und wann mit einer Auswertung zu rechnen ist. Nennen Sie ebenfalls die Art der Auswertung und machen Sie deutlich, dass die Anonymität des Einzelnen gewährleistet wird.

4.4 Konzeption und Gestaltung des Interviews

Bei der Konzeption eines Interviews stehen für die äußere Struktur vier verschiedene Fragearten zur Verfügung:

• Bei direkten Fragen handelt es sich um Wissensfragen bzw. um Fragen nach bestimmten Sachverhalten.
• Indirekte Fragen eignen sich dazu, den Befragten zu Antworten zu bewegen, die er bei direkten Fragen nicht gegeben hätte, weil er Angst vor Ressentiments hat, oder aber weil ihm Sachverhalte nicht bewusst waren.
• Offene Fragen bergen alle Antwortmöglichkeiten in sich.
• Geschlossene geben bestimmte Antworten vor, aus denen der Befragte wählen kann.

Praxis-Tipp

Gespräch registrieren

Wenn Sie offene Fragen verwenden, ist es sehr sinnvoll, die Antworten möglichst wörtlich aufzunehmen. Hier bietet sich der Einsatz eines Diktiergeräts an (von jedem Befragten vorher die Erlaubnis der Aufnahme einholen!). Das Aufnehmen ist notwendig, um bei der späteren Auswertung Kategorisierung und Quantifizierung der individuellen Antworten durchführen zu können.

Bei der Anordnung der Fragen gilt es, nicht die logisch richtige, sondern die psychologisch richtige Reihenfolge zu finden. Suchen Sie eine Überleitung zwischen den einzelnen Themen und passen Sie sich dem alltäglichen Denken an.^[1]

Die Dauer eines Interviews richtet sich nach dem Umfang der Informationen, die Sie gewinnen möchten. Jedoch sollte ein Interview ca. 15 bis 45 Minuten dauern (nicht länger), je nachdem, wie viele Mitarbeiter Sie haben und befragen wollen und abhängig davon, wie geübt der Interviewer ist. Halten Sie die Dauer des Interviews durch zielgerichtete Fragen möglichst gering. Das gewährleistet die Konzentration des Einzelnen und vermeidet überhöhten finanziellen Aufwand.

[1] Schäfer: Grundlagen der Marktforschung, Westdeutscher Verlag, 1978.

4.5 Inhalt und Struktur des Interviews

Der Inhalt wird durch die bereits formulierten Arbeitshypothesen bestimmt. Die Struktur sollte im Groben so aussehen:

• ›Eisbrecherfragen‹ (Fragen, die für das Thema nicht relevant sind, dem Befragten aber helfen, in das Interview angenehm einsteigen zu können).
• Verschiedene Frageblöcke zu den einzelnen Themen wie Arbeitszufriedenheit, Motivation, Information, Kommunikation, Führungsverhalten u. a.
• Angaben der Person, wichtige soziodemografische Daten (stehen immer am Ende, denn hier ist die Konzentration der Befragten nicht mehr ganz so groß, was sich so nicht negativ auswirken kann).

4.6 Durchführung des Interviews und Sammlung der Daten

Für die erfolgreiche Durchführung sind folgende Schritte wichtig:

• Informieren Sie alle Mitarbeiter vorab und machen Sie deutlich, dass Geschäftsführung, wie auch Mitarbeiterinteressenvertretung diese initiieren und gemeinsam tragen.
• Informieren Sie über Ziel, Zweck, Zeitrahmen, Ort und Art der Befragung sowie Zeitpunk...