Lohn- und Gehaltsabrechnung: Organisation

Zusammenfassung

Überblick

Eine funktionsgerechte Organisation der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die sich an den Belangen der Lohnsteuer und Sozialversicherung orientiert, erleichtert die tägliche Arbeit in der Abteilung Entgeltabrechnung. Zudem vermeidet sie unnötige Fehler bei der Berechnung der an das Finanzamt und an die Sozialversicherungsträger abzuführenden Steuern und Beiträge. Für den Arbeitgeber ergibt sich eine große Bandbreite von Tätigkeiten:

• Anlage und Führung von Lohn- und Gehaltsunterlagen,
• Prüfung der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht,
• Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge und Steuern,
• Abgabe von Beitragsnachweisen und Lohnsteueranmeldungen einschließlich der pünktlichen Zahlung sowie weitere Meldungen zur Lohnsteuer und Sozialversicherung,
• Berücksichtigung arbeitsrechtlicher Besonderheiten.

Für die Abwicklung aller Aufgaben ist hinsichtlich des Arbeitsablaufs eine bestimmte Reihenfolge zweckdienlich. Sie dient der ordnungsgemäßen Einbehaltung und Abführung der Lohnabzüge.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Die gesetzlichen Grundlagen finden sich in § 41 EStG (Aufzeichnungspflichten), § 41a EStG (Abführung und Anmeldung der Lohnsteuer), § 41b EStG (Abschluss des Lohnsteuerabzugs) bis zur Überprüfung des korrekten Lohnsteuerabzugs durch das Finanzamt in §§ 41f und 42g EStG (Lohnsteuer-Außenprüfung und Lohnsteuer-Nachschau). Ergänzende gesetzliche Regelungen enthält die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (§ 4 LStDV).

Sozialversicherung: Zahlreiche gesetzliche Grundlagen im SGB IV und SGB V regeln Details zur Entgeltabrechnung. Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) enthält zahlreiche Formvorschriften für die Führung von Lohnunterlagen. Meldungen und Beitragsnachweise werden in elektronischer Form übermittelt (§ 28f Abs. 3 SGB IV, Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung - DEÜV, Gemeinsames Rundschreiben zum Meldeverfahren zur Sozialversicherung in jeweils aktuellster Fassung).

Entgelt

1 Anlage des Gehaltskontos

Für jeden Arbeitnehmer muss bei Beginn der Beschäftigung ein Lohnkonto ("Gehaltskonto") angelegt und getrennt nach Kalenderjahren geführt werden.^[1] Das Lohnkonto muss alle wichtigen Merkmale enthalten, die arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlich bedeutsam sind. Dazu gehören

• die Lohnbestandteile,
• die Lohnsteuerabzugsmerkmale,
• Angaben zur Versicherungspflicht in den verschiedenen Zweigen der Sozialversicherung sowie
• die einbehaltenen Anteile zur Lohnsteuer und Sozialversicherung.^[2]

Lohnkonten müssen unabhängig von der steuerrechtlichen Veranlagung geführt werden, auch dann, wenn der Arbeitnehmer in allen Sozialversicherungszweigen versicherungspflichtig ist. Der Arbeitgeber prüft, in welchen Zweigen der Sozialversicherung Versicherungspflicht besteht bzw. welche Beiträge abzuführen sind. Entgeltunterlagen können auch auf maschinell verwertbaren Datenträgern geführt werden. Dabei sind eine Reihe von Formvorschriften einzuhalten, die sich aus der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) bzw. für die Lohnsteuer aus den §§ 38–42f EStG ergeben. Der Zugriff auf die Daten muss bei Betriebsprüfungen und Lohnsteuer-Außenprüfungen ohne zeitlichen Verzug möglich sein.^[3]

[1] § 41 Abs. 1 EStG, § 28f Abs. 1 SGB IV.

[2]

S. Lohn- und Gehaltskonto: Führung und Dokumentation .

[3] § 9 Abs. 5 BVV, § 42f EStG.

1.1 Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Beurteilung des Arbeitslohns

Für die Berechnung der Beitrags- und Steuerabzüge vom Bruttoentgelt muss zuerst die grundsätzliche Abgabenpflicht beurteilt werden. Da der sozialversicherungsrechtliche Begriff des Entgelts nicht immer mit dem im Steuerrecht verwendeten Begriff des Arbeitslohns übereinstimmt, sind hier zahlreiche Besonderheiten zu beachten.

Pauschal versteuerte Bezüge werden unter bestimmten Voraussetzungen aus dem sozialversicherungsrechtlichen Arbeitsentgelt herausgerechnet. Dazu zählen beispielsweise pauschal versteuerte Bezüge i. S. d. § 40 Abs. 2 EStG^[1], ebenso pauschal versteuerte Sachprämien aus Kundenbindungsprogrammen^[2] und Sachgeschenke an Dritte, die also keine eigenen Mitarbeiter und auch nicht Arbeitnehmer von verbundenen Unternehmen sind.^[3]

Achtung

Unterschiede auch innerhalb der Sozialversicherung

Steuerfreie Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge zählen zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, soweit sie von Entgelten berechnet werden, die mehr als 25 EUR pro Stunde betragen. Zur Unfallversicherung sind solche Zuschläge jedoch stets in voller Höhe beitragspflichtig.^[4] Auch dies muss in den Entgeltunterlagen dokumentiert werden.

Führung der Entgeltunterlagen

Zu den Lohn- und Gehaltskonten sind alle Unterlagen zu nehmen, die für die Durchführung der Arbeitgeberpflichten erforderlich sind. Dazu gehören z. B. die Niederschrift über das Arbeitsverhältnis^[5], Belege über ggf. parallel bestehende, weitere Beschäftigungsverhältnisse^[6] und Unterlagen zur gewählten Krankenkasse.^[7] Dazu gehören weiterhin z. B. Geburtsurkunden, wenn ein Arbeitnehmer vom Beitragszuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung befreit ist. Besondere Bedeu...