Änderungen in der Entgeltabrechnung nicht verschlafen
Aktuell sind Arbeitsabläufe aufgrund der Pandemie und Energiekrise geprägt von ständigen unterjährigen Änderungen. Erst die Corona-Prämie Teil I und Teil II, kurz darauf die Energiepreispauschale und nun eine Inflationsausgleichsprämie. Parallel galt es weitere Anpassungen durch das Steuerentlastungsgesetz, Änderungen beim Mindestlohn, gekoppelt mit einer Dynamisierung der Geringfügigkeitsgrenze, korrekt zu bewerten und umzusetzen.
Mit welchen weiteren Änderungen durch das Jahressteuergesetz 2022 noch zu rechnen ist, werden wir hoffentlich noch kurz vor Weihnachten erfahren. Im Folgenden erhalten Sie einen perfekten Überblick über die wichtigsten Änderungen. Konzentrieren wir uns im ersten Schritt auf die steuerrechtlichen Regelungen, die zum Teil bereits in Kraft getreten sind.
1. Das Steuerentlastungsgesetz
Eine Vielzahl von Entlastungen sind hierüber in der Jahresmitte rückwirkend ab 1. Januar 2022 erfolgt. Der Grundfreibetrag wurde von bisher 9.984 Euro auf einen Betrag in Höhe von 10.347 Euro sowie der Arbeitnehmer Pauschbetrag von 1.000 Euro auf 1.200 Euro angehoben. Die Anhebung der Entfernungspauschale auf 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer, die erst ab 1. Januar 2026 geplant war, wurde vorgezogen und gilt nun bereits ebenfalls ab 1. Januar 2022.
Hinweis: Die Anhebung gilt nicht im Reisekostenrecht!
Die Hauptrolle des Steuerentlastungsgesetzes hatte zweifelsfrei die Energiepreispauschale in Höhe von 300 Euro, die grundsätzlich vom Arbeitgeber an alle unbeschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen mit der Gehaltsabrechnung im September 2022 als eine steuerpflichtige, jedoch sozialversicherungsfreie Einmalzahlung ausgezahlt wurde. Diese Zahlung wurde über eine verminderte Lohnsteuerzahlung mit der Lohnsteueranmeldung August 2022 gegenfinanziert. Ein bisher unbekanntes Verfahren, für das in den Unternehmen kostenintensive einmalige Prozesse definiert werden mussten, da die Identifikation der tatsächlich Bezugsberechtigten der Energiepreispauschale komplex war. (Mehr zum Steuerentlastungsgesetz lesen Sie hier).
Hinweis: Rentner und Versorgungsbezieher erhalten eine Energiepreispauschale in Höhe von 300 Euro im Dezember 2022 über die Rentenzahlstellen. Doppelzahlungen in Verbindung mit der Energiepreispauschale an aktiv Beschäftigte sind nicht ausgeschlossen. Weiterhin sind Personen, die Einkünfte nach den §§ 13, 15, 18 EStG beziehen, sogenannte Gewinneinkünfte, bezugsberechtigt.
2. Die Inflationsausgleichsprämie
Zur Abmilderung der gestiegenen Verbraucherpreise können Unternehmen in einem Begünstigungszeitraum vom 26. Oktober 2022 bis zum 31. Dezember 2024 ihren Beschäftigten eine sogenannte Inflationsausgleichsprämie in Höhe von 3.000 Euro zusätzlich zum Arbeitslohn als Barlohn und/oder als Sachbezug steuer- und sozialversicherungsfrei gewähren. Gegebenenfalls auch unter Berücksichtigung von tariflichen Regelungen. (Mehr zur Inflationsausgleichsprämie lesen Sie hier).
3. Das Inflationsausgleichsgesetz
Das Inflationsausgleichsgesetz beinhaltet einen faireren Einkommensteuertarif und weitere steuerliche Regelungen. Ab Januar 2023 erfolgt eine erneute Erhöhung des Grundfreibetrags von 10.347 Euro auf einen Betrag in Höhe von 10.908 Euro und die kalte Progression wird abgebaut. Damit insbesondere Familien steuerlich entlastet werden und eine Förderung erfahren, wird der Kinderfreibetrag rückwirkend ab Januar 2022 je Elternteil von 2.730 Euro auf 2.810 Euro angehoben, welches allerdings nicht im Lohnsteuerverfahren, sondern über die Einkommensteuerveranlagung berücksichtigt werden wird. Eine weitere Anhebung erfolgt dann ab Januar 2023 auf 2.880 Euro.
Auch beim Kindergeld gibt es ab Januar 2023 gute Nachrichten, denn für das erste und zweite Kind steigt das Kindergeld von monatlich 219 Euro auf 250 Euro, für das dritte Kind von 225 Euro ebenfalls auf 250 Euro – ab dem vierten Kind bleibt der Betrag unverändert bei 250 Euro.
Jahressteuergesetz 2022 (geplant)
Im Rahmen des Jahressteuergesetzes 2022 soll ein vollständiger Sonderausgabenabzug für Altersvorsorgeaufwendungen bereits ab dem Jahr 2023 eingeführt werden. Die als Sonderausgaben abziehbaren Beträge werden im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens über die Vorsorgepauschale berücksichtigt.
Geplant ist ebenfalls eine Veränderung bei der Lohnsteuerpauschalierung für kurzfristig Beschäftigte, hier kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent erheben. Hier soll eine Anhebung der Stundenlohngrenze von 15 Euro auf 19 Euro sowie eine Erhöhung des Arbeitslohns pro Arbeitstag von 120 Euro auf 150 Euro erfolgen.
Darüber hinaus soll es Anpassungen beim Ausbildungsfreibetrag und bei der Übertragung von Vermögensbeteiligungen geben. Im zweiten Fall ist eine erneute Erhöhung des Freibetrags nach Paragraph 3 Nr. 39 EStG von 1.440 Euro auf einen Betrag in Höhe von 5.000 Euro vorgesehen. Dieser wurde erst im Jahr 2021 von 360 Euro auf 1.440 Euro erhöht. (Mehr zum Jahressteuergesetz 2022 lesen Sie hier).
Weitere zukünftige Änderungen
Mit Spannung bleibt weiter abzuwarten, welche Anpassungen bei der Berücksichtigung von Kosten für das häusliche Arbeitszimmer zu erwarten sind. Im Rahmen dessen soll die Homeoffice-Pauschale in Höhe von 5 Euro entfristet und auf maximal 200 Tage pro Kalenderjahr erweitert werden.
Glaubt man dem Koalitionsvertrag, dann müsste im Jahressteuergesetz 2022 auch eine Verschärfung bei der Besteuerung von Hybridfahrzeugen zu erwarten sein. Aktuell gilt bei Hybrid-Firmenwagen der Ansatz des halbierten Bruttolistenpreises für die Versteuerung der Privatnutzung und Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte. Dieser vergünstigte Ansatz soll zukünftig mit einem überwiegenden, also mehr als 50 Prozent rein elektrischen Fahrantrieb gekoppelt werden. Ansonsten soll eine Regelbesteuerung erfolgen. Diese geplante Änderung wird zweifelsfrei in der Entgeltabrechnung erneut zu einem enormen zusätzlichen Arbeitsaufwand führen.
Klarstellende Regelung beim Firmenwagen
Hier lohnt in jedem Fall ein Blick in die aktualisierte Verwaltungsanweisung "Lohnsteuerliche Behandlung der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs an Arbeitnehmer" vom 3. März 2022. Neben interessanten, aber doch wohl eher außergewöhnlichen Besonderheiten der lohnzuversteuernden Privatnutzung auch bei Campingfahrzeugen und Taxen sind für die Entgeltabrechnung sehr wichtige Klarstellungen für die Versteuerung der Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte erfolgt. Denn die 0,03 Prozent sind durchgängig anzusetzen, das heißt im Klartext: Wird Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen ein betriebliches Kraftfahrzeug dauerhaft zur Nutzung für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte überlassen, so findet die 0,03-Prozent-Regelung auch Anwendung für volle Kalendermonate, in denen das Fahrzeug tatsächlich nicht für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt wird. Somit hat die Finanzverwaltung ihre Regeln unter dem Eindruck von Corona nochmals klargestellt, beziehungsweise verschärft:
Denn das bedeutet konkret, dass der pauschale Nutzungswert auch dann anzusetzen ist, wenn aufgrund arbeitsvertraglicher Vereinbarung oder anderer Umstände Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte nicht arbeitstäglich anfallen. Dies kann beispielsweise wegen Teilzeitvereinbarung, Homeoffice, Dienstreisen, Kurzarbeit oder Auslandsaufenthalt der Fall sein. Ein durch einen Urlaub oder eine Krankheit von Beschäftigten bedingter Nutzungsausfall ist im pauschalen Nutzungswert ebenfalls berücksichtigt.
Alternative: Einzelbewertung der Fahrten
Ein geringerer Nutzungsvorteil als pauschal 0,03 Prozent monatlich kann nur angesetzt werden, wenn die Einzeltage ermittelt und die Versteuerung tageweise mit 0,002 Prozent angesetzt werden.
Unter folgenden Voraussetzungen ist eine auf das Kalenderjahr bezogene Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit 0,002 Prozent des Listenpreises je Entfernungskilometer für höchstens 180 Tage zulässig:
- Eine schriftliche Erklärung: Der Arbeitnehmer muss gegenüber dem Arbeitgeber monatlich mit genauem Datum schriftlich erklären, an welchen Tagen er das betriebliche Kraftfahrzeug tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat.
- Für den Lohnsteuerabzug: Der Arbeitgeber muss aufgrund der Erklärungen den Lohnsteuerabzug durchführen.
- Beachtung des Höchstbetrags: Der Arbeitgeber muss eine jahresbezogene Begrenzung auf insgesamt 180 Fahrten vornehmen.
Hinweis: Die Methode darf während des Kalenderjahrs nicht gewechselt werden. Neuerdings erlaubt die Finanzverwaltung jedoch beim Lohnsteuerabzug einen rückwirkenden Wechsel für das gesamte Kalenderjahr. In der Sozialversicherung ist hingegen eine rückwirkende Korrektur nicht möglich.
Erneutes Update zu Gutscheinen und Geldkarten
Nach der umfassenden Stellungnahme der Finanzverwaltung zur Abgrenzung zwischen Geld-und Sachleistungen im BMF-Schreiben vom 13. April 2021 hat die Finanzverwaltung ihre Auffassung in einem BMF-Schreiben vom 15. März 2022 insbesondere zur steuerlichen Behandlung von Gutscheinen und Geldkarten weiter präzisiert. Aufgrund des Verweises auf § 2 Abs. 1 Nr. 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) sollen die dort genannten Kriterien für die Abgrenzung zwischen Bar- und Sachlohn bei Gutscheinen und Geldkarten maßgebend sein.
Hinweis: Die Kriterien des ZAG sollen als Abgrenzung für Zahlungsmittel gelten. Nicht erforderlich ist, dass die Systeme von der BaFin als Zahlungsmittel oder Nichtzahlungsmittel bestätigt wurden.
Seit dem 1. Januar 2022 sind bei Gutscheinen und Geldkarten folgende zusätzliche Anforderungen zu erfüllen, damit sie als Sachbezug weiterhin anerkannt werden können:
- begrenzter Kreis von Akzeptanzstellen
- eine sehr begrenzte Waren- oder Dienstleistungspalette
- für bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke
Die Gewährung von Gutscheinen sowie die Aufladung von Geldkarten stellen dann keine Sachleistung des Arbeitgebers an die Arbeitnehmenden dar, wenn sie von diesen ausschließlich gegen andere Gutscheine oder Geldkarten (zum Beispiel im Rahmen von Gutscheinportalen) eingetauscht werden können, weil bei dem Tausch „noch“ keine Waren erworben oder Dienstleistungen in Anspruch genommen werden. Ausnahme: Es bleibt bei einer Sachleistung des Arbeitgebers, wenn sichergestellt ist, dass eine Einlösung nur gegen andere Gutscheine oder Geldkarten erfolgen kann, die die Voraussetzungen des § 8 Abs. 1 Satz 3 EStG erfüllen, und den Arbeitnehmern das Guthaben erst nach Auswahl des anderen Gutscheins oder der anderen Geldkarte zur Verfügung steht
Kein Sachbezug, sondern eine Geldleistung liegt seit dem 1. Januar 2020 in folgenden Fällen vor:
- zweckgebundene Geldleistung
- nachträgliche Kostenerstattung
- Geldkarten, die über eine Barauszahlungsfunktion oder über eine eigene IBAN verfügen
Neue Lohnsteuerrichtlinien 2023
Für das Jahr 2023 sollen neue Lohnsteuer-Richtlinien herausgegeben werden. Die LStR 2023 sollen die zuletzt aus dem Jahr 2015 stammenden Richtlinien ersetzen und viele Änderungen nachvollziehen.
Rechengrößen in der Sozialversicherung
Ab 1. Januar 2023 ändern sich auch wieder die Rechengrößen in der Sozialversicherung. Unter anderem die Rechengrößen in der gesetzlichen Kranken- und Rentenversicherung. Die Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Krankenversicherung steigt auf 59.850 Euro im Jahr (monatlich 4.987,50 Euro) und die Versicherungspflichtgrenze steigt auf jährlich 66.600 Euro (monatlich 5.550 Euro).
Geringfügigkeitsgrenze: Änderungen bei den Minijobs
Vom 1. Oktober 2022 an entwickelt sich die Geringfügigkeitsgrenze dynamisch und orientiert sich an der Höhe des gesetzlichen Mindestlohns. Dieser beträgt zurzeit 12 Euro pro Stunde. Ziel ist, dass die Geringfügigkeitsgrenze eine geringfügig entlohnte Beschäftigung mit einer Wochenarbeitszeit von bis zu 10 Stunden auch dann unverändert ermöglichen soll, wenn der Mindestlohn steigt (§ 8 Abs. 1a SGB IV).
Hieraus ergibt sich folgende Formel: (Mindestlohn * 130)/3
ab 1. Oktober 2022: (12 Euro * 130)/3 = 520 Euro
Hinweis: Die Zahl 130 entspricht dabei der Arbeitszeit in 13 Wochen (= 3 Monate) mit einer Wochenarbeitszeit von 10 Stunden.
Für die Beurteilung, ob eine geringfügig entlohnte Beschäftigung vorliegt, ist wie bisher auf das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt abzustellen. Dabei darf das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt im Durchschnitt einer Jahresbetrachtung 520 Euro nicht übersteigen. Dabei ist mindestens auf das Arbeitsentgelt abzustellen, auf das der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin einen Rechtsanspruch hat.
Einmalige Einnahmen, deren Gewährung mit hinreichender Sicherheit mindestens einmal jährlich zu erwarten ist, sind bei der Ermittlung des Arbeitsentgelts zu berücksichtigen.
Unvorhersehbares Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze
Überschreitet das Arbeitsentgelt nicht regelmäßig, sondern nur ausnahmsweise und unvorhersehbar in einzelnen Kalendermonaten die Geringfügigkeitsgrenze, wirkt sich das – unter Beachtung gewisser Voraussetzungen - nicht auf die geringfügig entlohnte Beschäftigung aus.
Überschreitungen der Geringfügigkeitsgrenze in einzelnen Kalendermonaten sind generell unschädlich, solange dadurch die Jahresentgeltgrenze von 6.240 Euro in dem vom Arbeitgeber für die Ermittlung des regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelts gewählten Jahreszeitraum nicht überschritten wird.
Seit dem 1. Oktober 2022 gelten hier folgende Voraussetzungen: "Ein unvorhersehbares Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze steht dem Fortbestand einer geringfügigen Beschäftigung nicht entgegen, wenn die Geringfügigkeitsgrenze innerhalb des für den jeweiligen Entgeltabrechnungszeitraum zu bildenden Zeitjahres in nicht mehr als zwei Kalendermonaten um jeweils einen Betrag bis zur Höhe der Geringfügigkeitsgrenze überschritten wird."
Als gelegentlich ist dabei ein Zeitraum von bis zu zwei Monaten innerhalb eines Jahres anzusehen.
Hinweis: Der Jahreszeitraum ist in der Weise zu ermitteln, dass vom letzten Tag des zu beurteilenden Beschäftigungsmonats ein Jahr zurückgerechnet wird.
Unzulässiges unvorhersehbares Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze
Wird die monatliche Geringfügigkeitsgrenze innerhalb des maßgebenden Zeitjahres in mehr als zwei Kalendermonaten unvorhersehbar überschritten, ist das Überschreiten nicht mehr gelegentlich und begründet eine nicht geringfügige Beschäftigung.
Änderungen bei den Midijobs (Übergangsbereich)
Zum 1. Oktober 2022 wurde neben der Arbeitsentgeltgrenze für geringfügig entlohnte Beschäftigungen von monatlich 450 Euro auf 520 Euro auch die obere Entgeltgrenze für eine mehr als geringfügige Beschäftigung im Übergangsbereich von monatlich 1.300 Euro auf 1.600 Euro angehoben. Vom 1. Oktober 2022 an liegt ein Beschäftigungsverhältnis im Übergangsbereich vor, wenn das daraus erzielte Arbeitsentgelt regelmäßig 520,01 Euro bis 1.600 Euro im Monat beträgt und regelmäßig 1.600 Euro im Monat nicht übersteigt. Für Beschäftigte mit einem regelmäßigen Arbeitsentgelt innerhalb des Übergangsbereichs gelten besondere Regelungen für die Ermittlung der Beitragsbemessungsgrundlage. Die Beschäftigten zahlen im Übergangsbereich einen ermäßigten Beitragsanteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag. Die Neuregelungen führen insbesondere für die Beschäftigten mit einem Arbeitsentgelt im unteren Übergangsbereich zu einer stärkeren beitragsrechtlichen Entlastung. Zudem wurden für Beschäftigte mit einem regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelt in Höhe von 450,01 Euro bis 520,00 Euro, die zum 30. September 2022 versicherungspflichtig sind, Bestandsschutzregelungen geschaffen. Diese sind allerdings befristet.
Feststellung der Beschäftigung im Übergangsbereich
Bei der Prüfung, ob das Arbeitsentgelt im Übergangsbereich liegt, ist vom regelmäßigen Arbeitsentgelt auszugehen. Dabei ist grundsätzlich auf das Arbeitsentgelt abzustellen, auf das der jeweilige Arbeitnehmer oder die jeweilige Arbeitnehmerin einen Rechtsanspruch hat, selbst wenn der Arbeitgeber das Arbeitsentgelt möglicherweise nicht oder erst später zahlt. Wird vom Arbeitgeber allerdings ein höheres als das vereinbarte Arbeitsentgelt gezahlt, kommt es auf das tatsächliche Arbeitsentgelt an.
Bei der Prognose sind nur die Arbeitsentgelte zu berücksichtigen, die zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt zählen. Dementsprechend müssen Arbeitsentgelte, die nach den Regelungen der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEv) nicht dazu zählen, wie bestimmte, zusätzlich zum Arbeitslohn gewährte steuerfreie Zuwendungen oder eine beitragsfreie Entgeltumwandlung zur betrieblichen Altersversorgung, unberücksichtigt bleiben.
Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen
Seit dem 1. Januar 2022 sind neben den üblichen Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 1 BVV, die bereits jetzt regelmäßig maschinell geführt werden, auch die die Entgeltabrechnung begleitenden und erläuternden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV in elektronischer Form zu führen. Werden die Unterlagen nicht in elektronischer Form zur Verfügung gestellt, hat der Arbeitgeber die Unterlagen in eine elektronische Form umzuwandeln. Die wichtigsten dieser Unterlagen sind:
- Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, zu einer Versicherungsfreiheit, wie beispielsweise Immatrikulationsbescheinigungen, zur Befreiung von der Versicherungspflicht oder Entsendung
- Anträge von Minijobbern zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
- Niederschrift nach § 2 des Nachweisgesetzes
- Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen
- Erklärungen von Altersvollrentnern über den Verzicht auf die Versicherungsfreiheit
- Erklärungen über den Auszahlungsverzicht auf Entgeltansprüche
- Kopien von Anträgen auf ein Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle der DRV Bund
- Bescheide von Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht
- Entscheidungen der Finanzbehörden, dass Studiengebühren kein Arbeitsentgelt sind
- Nachweis der Elterneigenschaft
- Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz.
Die Regelung steht im engen Zusammenhang mit der Verpflichtung zur elektronisch unterstützten Betriebsprüfung, die ab dem 1. Januar 2023 eingeführt wird.
Hinweis: Wie für die Verpflichtung zur Teilnahme an der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung macht der Verordnungsgeber auch für die Verpflichtung zur elektronischen Führung der ergänzenden Entgeltunterlagen eine Ausnahme. Für Prüfzeiträume bis zum 31. Dezember 2026 ist eine Befreiung von der Verpflichtung zur elektronischen Führung dieser Entgeltunterlagen möglich.
Abschaffung der Hinzuverdienstgrenze
Die Hinzuverdienstgrenze bei vorgezogenen Altersrenten wird zum 1. Januar 2023 aufgehoben. Mit dem Bezug einer Altersrente kann dann hinzuverdient werden, ohne dass es zu einer Anrechnung auf die Rente kommt. Diese Möglichkeit ist unabhängig vom Erreichen der Regelaltersgrenze gegeben. Ferner erhöht sich zum 1. Januar 2023 die Hinzuverdienstgrenze bei Erwerbsminderungsrentnern.
Achtes SGB IV-Änderungsgesetz
Mit dem 8. Änderungsgesetz soll unter anderem das Melde- und Beitragsrecht zukunftsgerichtet und zeitgemäß verbessert und weiter aktualisiert werden. Dieses Gesetz betrifft Änderungen in einigen Rechtsbereichen und befindet sich aktuell noch im Gesetzgebungsverfahren. Eine Veröffentlichung des Gesetzes im Bundesgesetzblatt wird voraussichtlich erst kurz vor dem Jahreswechsel 2022/2023 erfolgen.
Folgende Änderungen sind danach absehbar geplant:
- Abgeltung von Entgeltguthaben: Für die Abgeltung von Entgeltguthaben, die aus Arbeitszeitguthaben abgeleitet sind, sind nach Beendigung oder bei Ruhen des Beschäftigungsverhältnisses ausgezahlte Entgeltguthaben auch dann dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum zuzuordnen, wenn dieser nicht im laufenden Kalenderjahr liegt.
- Entgeltbescheinigungsverordnung
Pauschal besteuerte Bezüge nach §§ 37b, 40 Absatz 1 und 2, 40a Absatz 2 und 40b des Einkommensteuergesetzes sind jeweils nach ihrer gesetzlichen Grundlage getrennt, als sonstiges Pauschalsteuerbrutto in die Entgeltbescheinigung aufzunehmen.
Dieser Beitrag ist erschienen in Personalmagazin Ausgabe 01/2023. Lesen Sie das gesamte Heft auch in der Personalmagazin-App.
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