Lohn- und Gehaltskonto: Führung und Dokumentation / 1.5 Verzeichnis der Beschäftigten

Der Arbeitgeber hat zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung für jeden Abrechnungszeitraum ein Verzeichnis aller Beschäftigten in der Sortierfolge der Entgeltunterlagen mit den folgenden Angaben und nach Einzugsstellen (= Krankenkassen) getrennt elektronisch zu erfassen und lesbar zur Verfügung zu stellen; für die Beitragsgrundlage der Unfallversicherung erfolgt diese Erfassung nach Mitgliedsnummern:^[1]

• den Familien- und Vornamen und ggf. das betriebliche Ordnungsmerkmal,
• das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung,
• dem in der Unfallversicherung beitragspflichtigen Arbeitsentgelt mit Arbeitsstunden in der angewendeten Gefahrtarifstelle bis zum gültigen Höchstjahresarbeitsverdienst des zuständigen Unfallversicherungsträgers,
• der Betrag nach § 3 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b ATG (= die Mindesthöhe des zusätzlichen Beitrags des Arbeitgebers zur Rentenversicherung),
• den Beitragsgruppenschlüssel,
• die Sozialversicherungstage,
• der Gesamtsozialversicherungsbeitrag, nach Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteilen je Beitragsgruppe getrennt,
• der Summe der in der gesetzlichen Unfallversicherung beitragspflichtigen Arbeitsentgelte mit Arbeitsstunden je Gefahrtarifstelle und Anzahl der Versicherten getrennt,
• das gezahlte Kurzarbeitergeld und die hierauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen,
• die beitragspflichtigen Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge,
• die Umlagesätze nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz und das umlagepflichtige Arbeitsentgelt und
• den Parameter zur Berechnung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld.

Soweit die Beitragsabrechnung durch ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm durchgeführt wird, ist gewährleistet, dass die erforderlichen Angaben elektronisch vorgehalten werden. Bei Verwendung einer Ausfüllhilfe ist durch den Arbeitgeber sicherzustellen, dass die in § 9 BVV genannten Voraussetzungen erfüllt werden.

Aufzeichnungspflicht betrifft alle Arbeitgeber

Die Aufzeichnungspflicht und die hiermit verbundene Duldung der Prüfung bei den Arbeitgebern durch die Träger der Rentenversicherung nach § 28p SGB IV treffen also auch Arbeitgeber, die keine Beiträge oder nur Pauschalbeiträge für geringfügig entlohnte Beschäftigte zu zahlen haben. Durch diese ausnahmslose Aufzeichnungspflicht sollen die Sozialversicherungsträger in die Lage versetzt werden, Fragen der Versicherungspflicht rückwirkend prüfen zu können. Die Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Beitragsüberwachung nach § 28p SGB IV folgenden Kalenderjahres (Aufbewahrungsfrist)

• getrennt nach Kalenderjahren,
• in deutscher Sprache und
• im Geltungsbereich des Sozialgesetzbuchs zu führen und

jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten.

Achtung

Angaben in den Entgeltunterlagen

Die vorstehend geforderten Aufzeichnungen sind für jeden Entgeltabrechnungszeitraum erforderlich. Die beitragspflichtigen Arbeitsentgelte und Beiträge sind für die Meldungen zu summieren.

Bei Verletzung der Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers haftet dieser.^[2]

[1] § 9 Abs. 1 BVV.

[2]

S. Arbeitgeberhaftung.