Personalakten richtig führen / 1.1 Materieller und formeller Personalaktenbegriff

Die Personalakte ist nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts "eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Zusammenhang mit seinem Dienstverhältnis stehen". Sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters geben.^[1]

Die Personalakte soll wahrheitsgemäß und möglichst vollständig Auskunft über die Person des Arbeitnehmers und dessen beruflichen Werdegang im Arbeitsverhältnis geben. Zu ihr gehören deshalb alle Unterlagen und Schriftstücke, die diese beiden Aspekte berühren.^[2]

Das bedeutet zwangsläufig:

Personalakte ist grundsätzlich jede Sammlung von Informationen über einen Mitarbeiter des Betriebs, ohne Rücksicht auf die Stelle, an der die Sammlung bzw. die einzelne Unterlage geführt wird, also nicht nur die in der Personalabteilung geführte Hauptakte, sondern auch Neben- und Sonderakten. Bei diesen Akten besteht die Möglichkeit, dass sie Informationen enthalten, die evtl. nicht in der Hauptpersonalakte enthalten sind und zu denen der Mitarbeiter Stellungnahmen abzugeben berechtigt ist. Das zu schützende Interesse des Mitarbeiters auf lückenlose Information und sein Recht zur Entgegnung würden durchlöchert werden, wenn die Möglichkeit zur Einsichtnahme mit einer für den Arbeitnehmer nicht nachprüfbaren Behauptung abgelehnt werden dürfte.

Der Mitarbeiter kann auch Einsicht in Unterlagen verlangen, die nicht im Betrieb, sondern in einem anderen Teil des Unternehmens, z. B. in der zentralen Personalabteilung der Hauptverwaltung, oder bei Konzernbindung in einem anderen Unternehmen geführt werden. Das Gleiche gilt für Personalunterlagen, die sich bei außenstehenden Dritten, z. B. bei einer Datenbank, befinden und über die der Arbeitgeber verfügen kann.

Ferner spielt es für den materiellen Personalaktenbegriff keine Rolle, in welcher Form – Papier oder EDV – die Informationen über den Mitarbeiter vorliegen.

Der materielle Personalaktenbegriff geht also über den formellen, der nur die in der Personalabteilung meist in Papierform geführte Hauptakte umfasst, weit hinaus, wenn es auch in der Betriebspraxis meist nur um Letztere geht.

Üblicherweise sind Bestandteile der Personalakte^[3]:

• Personalstammbogen. personelle Änderungsmitteilungen
• Bewerbungsunterlagen, Personalfragebogen (§ 94 BetrVG)
• Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen (Beförderungen, Versetzungen, Entsendungen)
• Lohnsteuerkarte und Sozialversicherungsnachweisheft /-unterlagen
• Angaben zu Krankheits-/Urlaubstagen, Gesundheitszustand
• Gehaltsentwicklung (inkl. Pfändungen, Darlehen)
• Fortbildungen, Qualifizierungen
• Korrespondenz mit dem Mitarbeiter
• Arbeitsrechtliche Sanktionen wie Ermahnungen, Abmahnungen, Kündigungen
• Dienstliche Beurteilungen
• Zwischen- und Endzeugnisse

Holt der bisherige Arbeitgeber vor der Zeugniserteilung bei Dritten, zu denen auch Zweigniederlassungen der eigenen Unternehmensgruppe zählen, Auskünfte in Form von Tätigkeitsbeschreibungen oder Leistungsbeurteilungen ein, dann handelt es sich um Unterlagen, die – obwohl sie nur der Vorbereitung einer Entscheidung des Arbeitgebers dienen – einen offiziellen Charakter haben und damit in die Personalakten gehören. Der Arbeitnehmer kann zumindest den Einblick in diese Unterlagen verlangen. Soweit diese Tätigkeitsbeschreibungen oder Leistungsbeurteilungen auf seinen Wunsch hin erstellt worden sind, ist ein Herausgabeanspruch nicht völlig ausgeschlossen.^[4]

Kein Bestandteil der Personalakten sind betriebliche Unterlagen, in denen der Mitarbeiter nur namentlich aufgeführt wird, ohne dass damit seine persönliche Rechtsstellung betroffen ist (z. B. Personal-, Lohn- und Gehaltslisten, Schichtpläne). Die gemeinsame Nennung mehrerer Mitarbeiter in einem Schriftstück schließt für sich allerdings nicht aus, dass es Gegenstand der materiellen Personalakte ist, und zwar jedes einzelnen Mitarbeiters.^[5]

[1] BAG, Urteil v. 7.9.1988, 5 AZR 625/87, DB 1989 S. 284, s. neuestens auch BAG, Urteil v. 19.7.2012, 2 AZR 782/11, NZA 2013 S. 91.

[2] BAG, Urteil v. 16.10.2007, 9 AZR 110/07, NZA 2008 S. 367.

[3] Stück, MDR (= Monatsschrift für Deutsches Recht) 2008, S. 430.

[4] LAG Hamm, Urteil v. 1.12.1994, 4 Sa 1631/94, LAGE § 630 BGB Nr. 28.

[5] Küttner/Poeche, Personalbuch 2013, Personalakte, Rz. 6.