Die Regelung des Einblicksrechts dient dem Schutz der Persönlichkeitssphäre des Mitarbeiters. Daher ist die Personalakte grundsätzlich vertraulich zu behandeln. Dies bedeutet, dass innerhalb des Betriebs der Kreis der Einsichtsberechtigten so klein wie möglich sein muss:
- zuständige Mitarbeiter der Personalabteilung
- Vorgesetzte, die zur Vorbereitung von Personalentscheidungen bzw. Personalbeurteilungen die Personalakte benötigen.
Innerhalb der Personalabteilung sollte darauf geachtet werden, welche Mitarbeiter welche Informationen über Mitarbeiter tatsächlich benötigen. In diesem Zusammenhang kann ggf. auch eine Einsichtnahme kaufmännischer Auszubildender während ihrer Ausbildung in der Personalabteilung infrage kommen.
Stets sollte eine Geheimhaltungsverpflichtung vereinbart werden.
An Vorgesetzte sollte die Personalakte eines Mitarbeiters, die berechtigterweise eingesehen werden darf, nicht herausgegeben werden. Die Einsichtnahme sollte vielmehr in den Räumen der Personalabteilung erfolgen.
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