Praxisbeispiele: Aufbewahrungspflichten / 2 Abmahnungen

Sachverhalt

Der Arbeitnehmer verlangt vom Arbeitgeber die Löschung einer weit zurückliegenden Abmahnung. Kann bzw. muss der Arbeitgeber diese aus der Personalakte entfernen oder besteht noch eine Aufbewahrungspflicht?

Ergebnis

Das Entfernen von (berechtigten) Abmahnungen ist in der Praxis ein umstrittenes Thema. Es bestehen keine Verjährungsregelungen oder ein festes Ablaufdatum für rechtmäßige Abmahnungen.

Abmahnungen sind zumindest dann aus der Personalakte zu entfernen, wenn sie durch Zeitablauf ihre Warnfunktion verloren haben und die Abmahnung für den Arbeitgeber bedeutungslos geworden ist. Dabei sind sämtliche Umstände des Einzelfalls zu berücksichtigen, insbesondere die Art und Schwere der Verfehlung, das weitere Verhalten des Arbeitnehmers und dessen Einstellung zur Verfehlung im Anschluss an die Abmahnung und ob eine neue Abmahnung ausgesprochen wurde. Konkrete Aufbewahrungsfristen bestehen jedoch nicht.

Wann eine Abmahnung bedeutungslos geworden ist, bestimmt sich insbesondere nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Im Normalfall ist die Aufbewahrung datenschutzrechtlich so lange vertretbar, wie arbeitsrechtlich eine zu Recht erteilte Abmahnung etwa für eine zukünftige Entscheidung über eine Versetzung oder Beförderung und die entsprechende Eignung des Arbeitnehmers für die spätere Beurteilung von Führung und Leistung in einem Zeugnis oder Ähnlichem von Bedeutung sein kann.

Die genaue Aufbewahrungsdauer liegt mithin letztlich im Ermessen des Arbeitgebers.

Hinweis

Falls eine Abmahnung zu Unrecht erfolgte (z. B. aufgrund falscher Tatsachenbehauptungen oder Verletzung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes), hat der Arbeitnehmer einen Anspruch darauf, dass die Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird. In solchen Fällen muss der Arbeitgeber die Abmahnung analog §§ 242, 1004 Abs. 1 BGB zurücknehmen und aus der Personalakte entfernen.