Ein Bot gegen alle

Anwendungen auf Basis künstlicher Intelligenz (KI) sind längst fester Bestandteil unseres Alltags, ob Alexa, Siri, Face ID oder zuletzt ChatGPT. Auch vor dem Personalwesen macht die Technologie nicht halt. Neu ist diese Entwicklung allerdings nicht. Seit knapp einem Jahrzehnt versuchen die HR-Softwarehersteller KI in ihre Lösungen beispielsweise in Form von Chatbots oder virtuellen Assistenten zu integrieren. Doch an ChatGPT zeigt sich nun erstmals, dass die HCM-Softwarehersteller die Entwicklungen in ihrem angestammten Bereich nicht mehr selbst in der Hand haben. Über Nacht hat sich eine neue Technologie ihren Platz in HR selbst geschaffen. Bei diesem Entwicklungstempo konnten auch die führenden HCM-Anbieter nur staunend zusehen. 

Es ist also kein Wunder, dass die Hersteller und Kunden vor ungeahnten Herausforderungen stehen. Denn die technologischen Neuerungen treffen auf Unternehmen, bei denen der Digitalisierungsdruck weiterhin hoch ist. Während sich die wirtschaftliche Lage eintrübt, sinken auf Unternehmensseite die Budgets. Das wirkt sich negativ auf die Investitionssicherheit der Softwarehersteller aus. Trotz dieser ungünstigen Voraussetzungen wächst der HCM-Softwaremarkt kontinuierlich. Allerdings hat sich der Aufwärtstrend inzwischen verlangsamt. Das liegt auch daran, dass Startups weniger Finanzierungsmöglichkeiten erhalten.

HR-Software: Marktwachstum stärkt alle Hersteller

Vom Marktwachstum profitieren alle Hersteller, egal ob Nischenanbieter mit Speziallösungen, Hersteller einzelner HR-Tools oder HCM-Suiten-Anbieter für kleinere Unternehmen. In mittleren bis großen Unternehmen geht heute ohne digitale Plattformen, HCM-Tools und cloudbasierte Lösungen, die Daten sicher speichern, tägliche Prozesse automatisieren und entscheidungsrelevante Analysen bereitstellen, nichts mehr. Meist kommen hier cloudbasierte HCM-Suiten zum Einsatz. Viele etablierte Anbieter dieser sogenannten Suiten verzeichnen immer noch zweistellige Wachstumsraten, obwohl die Kunden kontinuierlich neue Anforderungen an sie stellen. Ein Großteil davon resultiert aus einer sich zunehmend schneller wandelnden Arbeitswelt. Neue Rahmenbedingungen stellen die Unternehmen vor Herausforderungen, die sie an die Softwareanbieter weitergeben. Dadurch bietet sich oftmals eine Chance für den Markteintritt neuer Anbieter, die schneller neue Lösungen parat haben als etablierte Player. Übernahmen sind deshalb an der Tagesordnung. So können etablierte Anbieter mit reduziertem Risiko rasch Lücken im eigenen Portfolio schließen. Dieser Trend dürfte sich insbesondere bei KI-basierten Lösungen für die Bereiche Mitarbeitererfahrung (Employee Experience), Skill Management und Talentprozesse fortsetzen.

Ausgereifte KI und Maschine Learning (ML)-Anwendungen werden immer stärker zu einem Differenzierungsmerkmal bei der Auswahl von HR-Lösungen. Wenn KI und ML in neuen Tools ihr Potenzial aufzeigen, treiben sie die Kaufentscheidung zugunsten des Herstellers voran. Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass sich die führenden Suiten derzeit durch KI-gestützte Lösungen in den Bereichen Skills und Employee Experience (EX) auszeichnen. 

Software-Trend: Hyper-Personalisierung

Im Bereich Employee Experience liegt eine verstärkte Personalisierung oder gar Hyper-Personalisierung im Trend. Die passgenau auf die jeweilige Person zugeschnittene EX wird erst durch den Einsatz entsprechender KI möglich. Ein Beispiel dafür ist die Verarbeitung natürlicher Sprache bei Employee Listening Tools. Diese innovativen Anwendungen werden derzeit meist noch von Spezialisten bereitgestellt, da viele etablierte Anbieter noch keine gleichwertigen Angebote haben. Ansonsten ist die EX von den führenden Suiten-Herstellern überall gut integriert worden, da sie immer noch ein wesentlicher Punkt für die Kaufentscheidung oder Systemwechselbereitschaft im HR-Bereich ist. SAP, Workday, Oracle oder auch ServiceNow und Microsoft Viva bieten ausgereifte EX-Plattformen mit Feedback, Zielmanagement und vielem mehr. Es stellt sich die Frage, wie werden sich diese Systeme weiterentwickeln? Einigen Analysten zufolge werden Manager und Mitarbeitende künftig die Möglichkeit fordern, das System oder zumindest Teilbereiche davon selbst zu entwickeln, ohne dass spezifische IT-Kenntnisse vorhanden sein müssen. Die dafür notwendigen Creator-Tools stehen bisher allerdings noch in nur geringem Umfang zur Verfügung.

Neben der EX ist für die Käufer von HCM-Software nach wie vor auch die Benutzerfreundlichkeit, die User Experience (UX), ein wichtiges Auswahlkriterium. Der mobile Zugriff ist dabei inzwischen ein Must-Have und die UX verbessert sich mit der Integration virtueller Assistenten weiter. Chat-Integration mit persönlichen und Team-Produktivitäts-Apps, beispielsweise Slack, Workplace by Meta, Microsoft Teams und WhatsApp, ermöglicht es Nutzern, grundlegende Transaktionen durchzuführen oder Informationen nachzuschlagen, ohne ihre tägliche Betriebsumgebung zu verlassen. Eine zunehmende Anzahl von HR-Lösungen bietet daher HR-Touchpoints in Microsoft Teams oder Slack als integralen Bestandteil an, allerdings nutzen dies bisher noch nicht allzu viele Unternehmen.

Fähigkeiten in Unternehmen sichtbar machen

Auch im Skills-Management kommt KI zum Einsatz. Skills-Tech-Tools sollen das Potenzial der im Unternehmen vorhandenen Fähigkeiten sichtbar machen – und sind an das Recruiting sowie das Talent Management angebunden. Skill-basierte Analysen, intelligentes Skills-Matching und Hyper-Personalisierung sind wesentliche Beispiele dafür, dass KI die Transformation der Talentprozesse beschleunigt. KI ermöglicht Skills-Inferenzen, die Verknüpfung von Mitarbeitenden und Mentoren, von Mitarbeitenden und Projekten oder Gigs und die Einbeziehung vieler weiterer Faktoren. Derartige Tools könnten eine große Zukunft haben, denn laut Umfragen hält mehr als die Hälfte aller Unternehmen das Skills Management und Talentprozesse, um die Befähigung der Talente und deren volles Potenzial auszuschöpfen für die derzeit wichtigste HR-Aufgabe. 

Davon könnten spezialisierte Anbieter wie Beamery, ein KI-basierter Spezialist für Skills und Talentmobilität zur Automatisierung und Optimierung von Talentprozessen, oder Neobrain, ein KI-basierter Skills-Management Spezialist zur Optimierung von Prozessen in den Bereichen Skills, Talent und beruflicher Weiterentwicklung, profitieren. Bestehende Tools der etablierten Anbieter müssen dahingehend noch verbessert werden. Skills Intelligence, Talentmobilität und eine Verschiebung hin zu agilen, projektbasierten Arbeitsweisen erfordern die Weiterentwicklung der Talentmanagement-Tools. Von der Personalentwicklung hin zu Reskilling und Upskilling oder von der Nachfolgeplanung hin zu Talent-Opportunity-Marktplätzen, ebenso wie den Aufbau eines Organisationsdesigns, das auf Rollen und Verantwortlichkeiten basiert. Nach People Analytics ist jetzt Talent Intelligence angesagt. Anstatt alle Informationen und Daten im HCM-System zu verarbeiten, zeigen US-amerikanische Vorreiter wie Eightfold, Gloat oder Cornerstone/EdCast eine neue IT-Architektur, bei der diese auf Talent-Intelligence-Plattformen gespeichert werden. Skills-Daten, Job Architecture, Talentmobilität, Job Matching, Karriereplanung und Mentoring werden hier gebündelt und stehen für die einzelnen Personalprozesse zur Verfügung.

HCM-Anbieter müssen flexibler werden

Die aktuellen Entwicklungen haben zur Folge, dass die Softwarelösungen hochgradig skalierbar sein müssen und APIs sowie Schnittstellen für Partner zur Verfügung stehen müssen. Während früher eine einzige Suite zur Konsolidierung vorhandener HR-Systeme als wünschenswert angesehen wurde, geht es heute darum, die Best-of-Breed-Lösungen mit bestehenden HCM-Systemen zu verknüpfen. Deshalb müssen selbst die größten Player der Branche im Hinblick auf die Zusammenarbeit mit starken und agilen Nischenlösungen flexibel reagieren. Die Käufer von HCM-Lösungen besitzen meist ein HR-Core-System und mehrere komplementäre Speziallösungen und integrieren diese in ihre bestehende HR-IT-Architektur. Käufer verlangen nicht nur Schnittstellen, sondern auch eine reibungslose Integration der Speziallösungen in ihre Systeme. Soll heißen: Speziallösungen sind nur so gut, wie sie sich in das bestehende HR-System integrieren lassen.

Künftige Wettbewerber aus Asien

Was tut sich nun konkret bei den Herstellern führender HCM-Suiten und wie hat sich ihre Marktposition verändert? Der Blick auf den sogenannten Magic Quadrat, ein Visualisierungstool, mit dem die Analyseagentur Gartner jährlich Softwareanbieter und deren Positionierung im Markt bewertet, zeigt: In der Kategorie Cloud HCM-Suiten dominieren weiterhin die etablierten Player. Doch einem Anbieter gelingt es, sich immer weiter an sie heranzutasten. Darwinbox aus Indien. Aufgrund seiner lokalen Nähe macht Darwinbox bisher vor allem den globalen Anbietern auf dem asiatischen Markt Konkurrenz. Das HCM- und Lohnabrechnungssystem besteht seit 2014 und wurde auf einer Graphen-Datenbank basierend entwickelt. Das bedeutet, die Daten werden anhand von Beziehungen, nicht um Hierarchien, modelliert. Es basiert damit auf einer Technologie, die definitiv zur nächsten Generation der HCM-Software gehört. Hochgradig skalierbar, global einsetzbar, loben die Analysten. Hinzu kommt eine ansprechende Benutzeroberfläche. Darwinbox ist ein Beispiel dafür, dass die etablierten Player künftig zunehmenden Wettbewerb aus Asien bekommen könnten. 

Das dürfte ihnen zusätzlichen Antrieb geben. Allen voran hat Workday seine Architektur kontinuierlich weiterentwickelt. Die Kerndatenbank ist objektorientiert und nutzt viele der Funktionen einer Graphen-Datenbank. Workday investiert unter anderem in die Workday Skills Cloud, die People-Experience-Plattform und den Ausbau der APIs. Als Pionier beim Thema Skills Cloud setzt Workday zunehmend auf KI und intelligente Datendienste als Kern seines Systems. Mittelfristig soll die Skill Cloud dadurch zu einem Talent-Intelligence-System heranreifen. Laut Gartner ist Workday der leistungsstärkste Anbieter für EX, beispielsweise durch seine Anwendung Workday Peakon Employee Voice sowie auch bei KI-gestützten Talent- und People-Analysen und -Reportings. 

Auch SAP entwickelt seine Suite fortlaufend weiter. Erwähnenswert ist dabei der App Store, der weltweit mehr als 300 Apps von Drittanbietern beinhaltet. Die Kernfunktionen der Suite sind robust. Dennoch platziert Gartner SAP abgeschlagen hinter Workday und Oracle. Oracle gelang es, mit der kürzlich überarbeiteten Oracle Cloud HCM Suite zu punkten. Die EX-Funktionen stehen dabei im Mittelpunkt. Oracle ME, die Plattform für Mitarbeitererfahrungen, wurde im Jahr 2022 beim Annual Digital Innovation Award ausgezeichnet. Der Anbieter tritt hier eher als Konkurrent zu Service Now auf und hat ein komplettes Journey-Management-System sowie Anwendungen für Mitarbeiterfeedback und -Wohlbefinden zu bieten. Hervorzuheben ist auch das leistungsstarke Recruiting-Modul der Oracle Cloud HCM. Es bietet eine robuste Candidate Experience durch bidirektionales Messaging und wurde entwickelt, um umfangreiche Recruiting-Aktivitäten zu verwalten. Es soll Unternehmen dabei unterstützen, Fähigkeiten von Mitarbeitenden abzugleichen und zu bewerten – und lässt sich sehr individuell konfigurieren. Cornerstone spielt im Magic Quadrant zwar nicht ganz vorne mit, ist jedoch nach zahlreichen Übernahmen unter anderem von Edcast ebenfalls gut aufgestellt. Der Anbieter baut auf seine langjährigen Erfahrungen bei der Entwicklung von Lern- und Talentmanagementsystemen. Seine HCM-Lösungen hat Cornerstone folglich als Ergänzungen zu seinen Lern- und Talentmanagementprodukten entwickelt. Denn Cornerstone bietet nach wie vor ein marktführendes Lernmanagement mit KI-basierten Tools. 

Neue Software-Lösungen für den Mittelstand

Doch nicht nur bei den internationalen Herstellern, die meist Lösungen für Großunternehmen anbieten, gibt es Bewegung. Auch Anbieter aus Deutschland, die sich auf Kleinunternehmen (Personio, SD Worx, HR Works) oder den Mittelstand (Rexx, Perbit, Persis, P&I, Haufe) spezialisiert haben, gibt es Neuerungen. So hat Personio im Frühjahr dieses Jahres ein eigenes Gehaltsabrechnungsmodul gelauncht. Das in München beheimatete, millionenfinanzierte Startup greift damit seinen bisherigen Payroll-Partner Datev an. Vor dem Hintergrund der zunehmend kritischen Berichte von Personio-Kunden zu Service- und Funktionsumfang des Tools wird es spannend sein zu beobachten, wie die Kunden auf das neue Angebot reagieren und ob der Funktionsumfang für einen Umstieg ausreicht. Selbst internationale HCM-Softwareanbieter machen um das Thema Payroll einen großen Bogen und arbeiten beispielsweise lieber mit Outsourcing-Anbietern wie ADP zusammen. Denn es gibt kaum ein schwierigeres Thema im HR-Software-Bereich als eine deutsche Lohn- und Gehaltsabrechnung. Wer Alternativen sucht, wird eventuell bei SD Worx oder HR Works fündig, wobei Letztere beim Thema Payroll weiterhin auf die Partnerschaft mit Datev setzen.

Im Bereich der HR-Suiten für den Mittelstand tut sich nur wenig. Während Perbit seit dem Datenleck im Frühjahr 2022 einen schweren Stand am Markt hat, können sich langjährige Anbieter wie Rexx, Persis und P&I gut behaupten. Das Innovationstempo ist bei den Anbietern nicht besonders hoch. Wobei dies gut mit der Kundenzielgruppe korreliert. Die mitteständischen Unternehmen ziehen solide HR-Tools den trendigen Newcomern vor. Schließlich wissen die praxisnahen HR-Leiter, dass nicht jeder Trend zum Standard wird. Wie diese HR-Software-Anbieter die steigenden KI-Anforderungen abbilden, bleibt abzuwarten. Aufgrund der im Vergleich zu den großen Anbietern begrenzten finanziellen Mittel könnte hier eher eine intelligente Partnerstrategie gewählt werden. Einen anderen Weg, um dem technologischen Druck weiter standzuhalten, geht derzeit Haufe. Das unter Haufe Talent platzierte HR-Portfolio im Bereich Bewerber- und Mitarbeitermanagement wird zum 1. Juli dieses Jahres von dem schweizerischen ERP-Software-Anbieter Abacus übernommen. Erklärtes Ziel der Übernahme ist es, den mittelständischen Kunden eine innovative All-in-One-HCM-Suite zu bieten. Die Portfolios im HR-Bereich ergänzen sich dabei gut. Haufe bietet Tools im Bereich der wertschöpfenden HR-Prozesse und hat erst kürzlich die Personalmarketing-Lösung von VONQ integriert. Abacus hingegen deckt vor allem die Prozesse aus dem Bereich HR-Administration ab und hat nicht nur eine Payroll für die Schweiz, sondern auch für Deutschland.

KI-Anwendungen als Standard

Schlussendlich bleibt zu sagen, dass die KI-Anwendungen gekommen sind, um zu bleiben – und mit oder ohne Einbindung der HCM-Softwarehersteller für eine Disruption im Personalwesen sorgen. Erst kürzlich kündigte der Vorstandsvorsitzende von IBM, Arvind Krishna, an, dass zahlreiche Tätigkeiten beim amerikanischen IT-Unternehmen von auf KI-basierter Software übernommen werden können. So sollen etwa in der Personalverwaltung bei IBM in fünf Jahren rund ein Drittel der Stellen durch KI und Automatisierung ersetzt werden. Um zu prüfen, ob dies tatsächlich gelingen kann, wurde für bestimmte Jobs ein Einstellungsstopp verhängt. Das zeigt: KI ist in der Arbeitswelt angekommen und wird bleiben. Das unterstreicht die IEEE Global Study, für die weltweit Unternehmensvertreter und Analysten befragt wurden. 66 Prozent von ihnen gaben an, dass KI in den nächsten Jahren für die meisten Innovationen in fast jeder Branche verantwortlich sein wird. ChatGPT verzeichnet nach seiner Veröffentlichung innerhalb kürzester Zeit Millionen von Nutzerinnen und Nutzern. Inzwischen arbeiten Unternehmen längst an konkreten Einsatzmöglichkeiten des Chatbots, der die Wissensarbeit grundlegend verändern könnte. Auch in Personalabteilungen hält die Anwendung, ohne einen Umweg über die HCM-Softwarehersteller zu nehmen, direkten Einzug. ChatGPT kann, auch ohne in irgendeiner Art in die bestehende HCM-Tool-Landschaft eingebunden zu sein, Feedback-Fragen erstellen, HR-Richtlinien verfassen, Keywords für Stellenbeschreibungen liefern, Jobbeschreibungen formulieren, Einstellungsgespräche vorbereiten und auswerten oder Onboarding-Materialien erstellen. So könnte ein Tool, das ohne spezifischen HR-Bezug entwickelt wurde, schon bald nicht mehr aus der Personalarbeit wegzudenken sein. 

Das Wachstum des HCM-Softwaremarkts hat von der Dynamik des Vorjahres eingebüßt. Die neuen Anwendungsmöglichkeiten künstlicher Intelligenz, beispielsweise in Form von ChatGPT, bedeuten für die Softwareanbieter Fluch und Segen zugleich. In Zukunft könnte es für die Hersteller deshalb wichtiger werden, erklärbare KI zu liefern und so Transparenz hinsichtlich der Funktionsweise ihrer Algorithmen zu schaffen. Die Top-Anbieter differenzieren sich schon jetzt über die Tiefe ihrer Ursprungsdaten und die Erklärbarkeit ihrer Entscheidungssysteme. Welche Bedeutung das hat, zeigt die sich zunehmend entwickelnde Gesetzgebung, die den Einsatz von KI künftig stärker regulieren könnte. Die Bedingungen sind mittlerweile rauer geworden, aber die HCM-Softwarehersteller schlagen sich weiterhin gut.

Dieser Beitrag ist im Sonderheft "Personalmagazin plus HR-Software: Markttrends und Anbieterübersicht" erschienen, das Sie hier kostenlos herunterladen können.

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