Einsatzmöglichkeiten von ChatGPT in HR

Keine andere Künstliche Intelligenz als der Chatbot ChatGPT hat es bislang geschafft, soviel Aufmerksamkeit auf sich zu ziehen. Die im Dezember 2022 erstmalig für die Öffentlichkeit freigeschaltete KI könnte die Personalentwicklung und HR zukünftig entlasten und Ressourcen freisetzen. Wir haben uns angesehen, was eigentlich dahinter steckt und welche Aufgaben speziell ein Large Language Model wie ChatGPT erleichtern kann.

ChatGPT kurz erklärt

Die Abkürzung GPT steht für "Generative Pretrained Transformer", was einem vortrainierten, statistischen Modell entspricht. Das Deep Learning System war in Vorgängerversionen darauf ausgerichtet, in Echtzeit eigenständige Texte zu generieren, die menschliche Denk- und Argumentationsmuster abbilden.  Die Datengrundlage für GPT-3 bilden 45 Terrabyte  Daten, was einem Textkorpus von rund einer Billion Wörtern entspricht. Diese Daten werden anhand von 175 Milliarden Parametern verarbeitet, wobei man sich die Parameter wie die Synapsen im menschlichen Gehirn vorstellen kann.

Mit je mehr Parametern ein System arbeitet, desto komplexer ist es. In der aktuellen Version GPT-3,5 kann es außerdem Berechnungen durchführen, aus Text Code generieren, Excel-Tabellen vervollständigen und um Funktionen ergänzen und vieles mehr. Am bekanntesten ist der interaktive  Chatbot ChatGPT, der im Dezember 2022  freigeschaltet wurde und seitdem kostenlos getestet werden kann. ChatGPT verfasst Texte, die auf Daten bis Ende 2021 beruhen, mit denen das Sprachmodell trainiert wurde.

ChatGPT als multilinguale Unterstützung

Entwickelt wurde ChatGPT von OpenAI, einem ursprünglich von Elon Musk gegründeten Unternehmen. Einer der wichtigsten Investoren ist Microsoft. Für Anwendungen, die GPTs Fähigkeiten nutzen wollen, steht die kommerzielle Programmierschnittstelle OpenAI API zur Verfügung.

In einem Interview  mit dem Wall Street Journal auf dem Weltwirtschaftsforum in Davos berichtete Microsoft-Chef Satya Nadella von einer Erfahrung, die er kürzlich mit ChatGPT in Indien gemacht hat. Dort wurde ihm in einer Demo vorgeführt, wie Menschen überall im Land über den Chatbot Zugang zu Leistungen der Regierung ermöglicht wird. In dem Land mit vielen lokalen Sprachen wurde ChatGPT  mit allen Dokumenten der Regierung trainiert, um sie in jeder der Landessprachen verfügbar zu machen und mehr Menschen den Zugang zu ermöglichen. Nadella nannte als Beispiel die Bevölkerung im ländlichen Raum. Demnach können Dienste beispielsweise per WhatsApp angefragt werden. Der ChatBot nennt dann nicht nur das entsprechende Formular oder eine Behörde, über die es zugänglich ist. Er füllt es auf Anforderung auch aus. In jeder Sprache, die in dem Land gesprochen wird. Diesen Service anzubieten, so Nadella, habe lediglich wenige Monate gedauert.

Was ChatGPT in HR leisten kann

Nach Ansicht von Experten wie Josh Bersin ist diese KI in der Lage, HR zu revolutionieren. Das Potenzial der KI liegt vor allem in der Möglichkeit, sie mit eigenen Daten zu trainieren und so viele Standardanwendungen und -Prozesse in HR und Personalentwicklung weiter zu automatisieren,  zu verbessern und Ressourcen – nicht Mitarbeitende – freizusetzen. Ein Überblick, was ChatGPT erstellen könnte:

• Stellenbeschreibungen
• Zeugnisse
• Kündigungen
• Abmahnungen
• Absagen
• Arbeitsverträge etc.

Wie schnell die KI diese Texte generiert, kann jeder bereits in der kostenlosen Version testen. Was darin fehlt, sind persönliche Angaben, Angaben zum Unternehmen, zur Stelle oder zu weiteren, unternehmensspezifischen Vorgaben und Details. Wer die integrieren will, muss die kommerzielle Programmierschnittstelle nutzen, die OpenAI dazu anbietet und die KI mit den eigenen Daten trainieren.

So lässt sich die Software auch darauf abstellen, solche Dokumente in einem bestimmten Ton oder Stil zu verfassen, der mit der Marke und der Kultur des Unternehmens übereinstimmt. Oder zum Beispiel in einer branchenüblichen Fachsprache. Bei der Formulierung und Gestaltung von Stellenanzeigen bzw. Stellenbeschreibungen kann außerdem eine Rolle spielen, in welchem Medium oder auf welchem Portal sie erscheinen sollen, so dass die KI sie automatisch darauf anpassen kann. Was die KI nicht kann: Die Richtigkeit und Vollständigkeit des Inhalts oder formale Vorgaben zu überprüfen. Diese Tätigkeit bleibt Personal- und HR-Verantwortlichen überlassen. 

Kann KI Bewerber finden, einarbeiten und halten?

Im Recruiting ist KI oder zumindest automatisierte Prozesse kein neues Thema. ChatGPT könnte den Einsatz auf ein neues Level heben. Nicht nur, indem die mit spezifischen Daten trainierte KI die Vorauswahl übernimmt und Fragen der Kandidatinnen und Kandidaten beantwortet, sondern auch, indem der Chatbot selbst erste "Gespräche" mit potenziellen Kandidaten führt und deren Antworten auswertet oder spezifische Interviewfragen für persönliche Interviews generiert.

Die KI könnte auch den regelmäßigen Kontakt zu Bewerberinnen und Bewerbern übernehmen, um den Zeitraum von der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags bis zum Arbeitsbeginn zu überbrücken. Die KI kann, entsprechend trainiert, den Onboarding-Prozess definieren und individuell anpassen sowie wichtige Informationen auf Abfrage zur Verfügung stellen und Mitarbeitenden regelmäßig Feedback geben. Die Auswertung des Feedbacks kann direkt in Strategien zur Mitarbeiterbindung einfließen und diese verbessern.

Mit ChatGPT das Employer Branding verbessern

Eine wesentliche Voraussetzung für gute Ergebnisse einer KI ist die Menge und die Qualität der Daten, mit der sie trainiert wurde. Wer etwa ein spezifisches, einzigartiges Employer Branding kreieren will, sollte die Besonderheiten des Unternehmens, die Unternehmenskultur, Ziele und Botschaften genau definiert haben. Die KI kann nicht nur Texte produzieren und auf das Ausgabemedium anpassen. Zu einer Marke gehört auch die passende Bildsprache. Mit DALL-E stellt OpenAI eine KI zur Verfügung, die sie passend illustriert und Bilder erstellt.

Wichtig sind immer die Daten, mit denen die KI trainiert wird. Sie bestimmen das Ergebnis – und können eben auch zu einem schlechten Ergebnis führen. Diese Aufgabe nimmt die KI den Mitarbeitenden ebenso wenig ab wie die Überprüfung der Richtigkeit. Sicherzustellen, dass Ziele und Botschaften in allen Inhalten konsistent sind, die von ChatGPT für das Employer Branding erstellt werden, und Verbesserungsbedarf zu erkennen, bleibt dem Menschen überlassen.

Learning und Development durch KI verbessern

Content Curation ist bereits seit längerer Zeit ein wichtiges Thema im E-Learning. Mit ChatGPT lässt sich der Prozess weitgehend automatisieren. Einmal per API in bereits vorhandene Lernmanagementsysteme und Tools integriert, trainiert und kontinuierlich mit neuen Daten gefüttert, erstellt die KI Kurse, Tutorien, Quizze und Tests, schreibt Drehbücher für Lernvideos, erkennt Schulungsbedarf und entwickelt Lehr- und Lernpläne. Zudem wirkt sie natürlich als Chatbot als kontinuierlicher, persönlicher Lernbegleiter und Feedback-Geber ebenso wie als Reportingtool.

Weil auf diese Weise kontinuierlich weitere Daten erzeugt werden, können die Lernstrategie und der Output kontinuierlich verbessert werden. Gleichzeitig bleibt es Aufgabe der Personalverantwortlichen, die Kontrolle zu behalten, um Missinterpretationen und fehlerhafte Entwicklungen zu erkennen und zu beheben.

Aus den Ergebnissen, die Mitarbeitende im Rahmen der betrieblichen Weiterbildung sowie beruflicher Erfolge erzielen, kann die KI integriert ins Talentmanagement Kompetenzen und Skills ableiten. So lässt sich bei Bedarf schnell feststellen, ob benötigte Kompetenzen bereits im Unternehmen vorhanden sind und wo die dazugehörigen Mitarbeitenden zu finden sind.

Die künstliche Intelligenz denkt, der Mensch lenkt

ChatGPT bzw. GPT-3 sind nicht die einzigen KI-Tools, die gerade die Anwendung von KI im Unternehmen revolutionieren können. Um damit  umgehen zu können und möglichst gute Ergebnisse zu erzielen, sind digitale Kompetenzen auch für Mitarbeitende in HR und Personalentwicklung wichtiger als je zuvor. Dabei geht es nicht um Programmierkenntnisse. Das beherrscht die KI und wer es ausprobieren will, kann sie schnell eine eigene Website oder einzelne Elemente einer Website programmieren lassen. Es geht um ein grundlegendes Verständnis der Technologie, das es ermöglicht, sich ihrer Möglichkeiten und Grenzen bewusst zu sein, um sie gezielt nutzen zu können. Einer gezielten Nutzung vorgeschaltet sind außerdem Datenschutzregulierungen und Fragen der Ethik, die Urheber, Anwender und Lernende gleichermaßen schützen.

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