"New Work funktioniert nur mit New Collaboration"

Haufe Online-Redaktion: Herr Butting, Collaboration-Tools wie Slack sind hilfreich, um die Zusammenarbeit in virtuellen, räumlich verteilten Teams zu organisieren. Die Erfahrung zeigt aber, dass Unternehmen diese Technologie auch da nutzen, wo sie nicht erforderlich ist – Kollegen sitzen Wand an Wand in ihren Büros und kommunizieren per Messaging-Dienst. Was hat das mit Teamwork zu tun?

Johann Butting: Wenn sich Teams über verschiedene Städte oder gar Kontinente erstrecken, sind virtuelle Orte für eine gute Zusammenarbeit noch essenzieller, das ist richtig. Doch nur weil sich andere Teams ein Büro teilen, bedeutet dies nicht, dass die Zusammenarbeit automatisch nahtlos abläuft. Bei den vielen Informationen, die es zu jedem Projekt gibt, brauchen auch räumlich nahe Teams verlässliche Orte, an denen Informationen zu finden sind und wo konstruktiver Austausch stattfinden kann. Und hier kommt Slack ins Spiel: In Slack sind alle Teammitglieder immer im Loop und wissen über den aktuellsten Stand von Projekten und Aufgaben Bescheid. Über themen- oder projektgebundene Channels können alle direkt am Gespräch teilnehmen. So entsteht ein Wissensspeicher, der bei mündlichen Unterhaltungen schlichtweg nicht entstehen kann.

New Collaboration: Team-Kommunikation per Plattform

Haufe Online-Redaktion: Also Schweigen im Walde beziehungsweise im Büro?

Butting: Es ist nicht so, dass Slack den direkten Austausch am Arbeitsplatz abschaffen oder gar ersetzen will. Was Slack tut: Es unterstützt die Zusammenarbeit und das Wissensmanagement in Teams. Wenn ich mich zum Beispiel mit einem Kollegen mündlich über den Tisch hinweg austausche, bekommt der Rest des Teams die Unterhaltung nicht mit und es entwickelt sich womöglich ein Stille-Post-Effekt. Die Tatsache, dass Informationen in Slack gleichberechtigt geteilt werden und alle Teammitglieder die gleichen Chancen zur Beteiligung haben, fördert Teamwork massiv.

Haufe Online-Redaktion: Agile Gespräche und Abstimmungen sollen möglichst face to face geführt werden, heißt es. Behindern Dienste wie Slack agile Arbeitsformen?

Butting: Im Gegenteil: Wir sind überzeugt, dass Slack selbst eine Form des agilen Arbeitens ist. Agilität bedeutet insbesondere Schnelligkeit, Anpassung, Flexibilität, Dynamik und Vernetzung. All dies wird durch die Zusammenarbeit auf Slack maßgeblich unterstützt. Projekte können in Echtzeit vorangetrieben werden, da alle stets auf dem aktuellsten Stand sind. Dadurch werden auch Informationen zu einem Projekt über längere Zeit gesammelt, was neuen Teammitgliedern den Zugang erleichtert. Dadurch können sich Teams flexibler und mit geringerem Zeitaufwand zusammenfügen.

In der Rechtsabteilung von #Slack funktioniert der #Workflow bei Vertragskontrollen mithilfe von #Emojis. #NewWork #NewCollaboration 

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Auch die Aufgabenverteilung erfolgt oft unkonventionell und agil, manchmal durch ein einfaches Emoji. In unserer Rechtsabteilung ist es beispielsweise so, dass ein neuer Vertrag stets in den #legal-Channel gepostet wird. Wer diesen Vertrag mit einem Augenpaar-Emoji kommentiert, übernimmt die Bearbeitung. Hat der Vertrag der Prüfung standgehalten, zeigt sich dies wieder über ein Zeichen: den grünen Haken. So ist für alle sofort ersichtlich, welchen Status das Projekt hat. Statt langer E-Mail-Folgen reichen zwei Zeichen. Das trägt zu einer erhöhten Reaktionsgeschwindigkeit bei, was wiederrum Agilität begünstigt. Auch ist es wichtig, dass Slack viele Apps integriert, die agiles Projektmanagement ermöglichen, so beispielsweise Trello. Last but not least: Durch Slack werden Face-to face-Meetings nicht ersetzt, vielmehr können sie über den schnellen Austausch manchmal sogar einfacher ins Rollen gebracht werden.

Wie digitale Tools die Face-to-Face-Kommunikation unterstützen

Haufe Online-Redaktion: Slack behauptet, digitale Tools könnten Menschen näher zusammenbringen. Geht das nicht einfacher – indem man sich beispielsweise auf einen Kaffee verabredet?

Butting: Wir sind davon überzeugt, dass die Mischung aus effizienter digitaler Kommunikation und persönlichen Treffen Menschen nachhaltig zusammenbringt und gut miteinander arbeiten lässt. Einerseits gibt es dafür in Slack verschiedene Apps, die dabei unterstützen, Treffen mit Kollegen zu organisieren. Ein Beispiel dafür ist die App „Donut“: Diese stellt den Kontakt zwischen Menschen her, die sich bisher noch nicht (gut) kennen und erinnert alle ein bis vier Wochen daran, sich mit einem bestimmten Kollegen oder einer Kollegin auf einen Kaffee zu treffen. Andererseits ist die Art des Austauschs auf Slack weniger formell, als dies in E-Mails oft der Fall ist, und es schwingen mehr zwischenmenschliche Komponenten mit, insbesondere durch den Einsatz von Emojis. Tatsächlich haben Forscher herausgefunden, dass Menschen auf Emojis psychologisch genauso reagieren wie auf Emotionen, die sie auf menschlichen Gesichtern ablesen – das vermittelt Nähe. Wie all diese Möglichkeiten genutzt werden, entscheidet natürlich der Nutzer. Slack ist in dieser Hinsicht neutral, es schafft keine negative, aber auch keine positive Umgebung – es bietet Chancen und Möglichkeiten, die die Zusammenarbeit erleichtern.

Haufe Online-Redaktion: Inwiefern kann ein Messaging-Dienst ein – wie Sie Ihr Produkt bewerben – „Katalysator des Wandels“ sein?

Butting: Die digitale Transformation ist aktuell eine der größten Herausforderungen von Unternehmen: Es soll schneller, effizienter, agiler und globaler gearbeitet werden. Bei Slack sind wir davon überzeugt, dass man den Wandel nur erfolgreich angehen kann, wenn der Kern von Arbeit bereits effektiv und agil ist: Kommunikation und Zusammenarbeit. Wo schnell, einschließend, hürdenlos, nahbar und unkompliziert kommuniziert wird, wie dies mit Slack der Fall ist, verändern sich Teams und der Austausch fließt leichter. Auch spart der zielgerichtete Austausch in Channels sowie das vereinfachte Finden von Informationen über die Suchfunktion massiv Zeit. Gleichzeitig unterstützen viele Apps sowie der „Slack-Bot“, ein automatisiertes Programm, das den Nutzern wie ein Servicemitarbeiter erscheint und Tipps gibt, administrative Tätigkeiten. Durch die gesparte Zeit können Menschen immer mehr das tun, was wirklich wichtig ist und was Projekte tatsächlich vorantreibt.

Darum heißt #NewWork auch #NewCollaboration: "Vereinfachte, transparente und spielerische Team-Kommunikation, bei der alle involviert sind – das katalysiert jedes Change-Vorhaben", so Johann Butting, Europa-Chef bei Slack. @SlackHQ 

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Darüber hinaus steht Slack für Transparenz unter den Beteiligten. Es entsteht oft ein Begeisterungseffekt, da jedes Teammitglied ohne Zeitverzögerung die Reaktionen der anderen und Fortschritte der Projekte sehen und direkt beitragen kann. Viele Change-Vorhaben scheitern, da Teams sich zu wenig oder fehlerhaft austauschen und so die Beteiligung sinkt. Slack als Collaboration Hub unterstützt den Kern eines jeden Wandels: Vereinfachte, transparente und spielerische Team-Kommunikation, bei der alle involviert sind – das katalysiert jedes Change-Vorhaben.

Haufe Online-Redaktion: Was ändert sich durch die EU-Datenschutz-Grundverordnung bei Slack?

Butting: Nicht sehr viel. Da Datenschutz für Slack seit jeher ein wichtiger Punkt ist, haben wir bereits vor der DSGVO die Daten unserer Nutzer geschützt und erfüllen nun alle Vorgaben der Grundverordnung.

Haufe Online-Redaktion: Wie wollen Sie Slack weiterentwickeln?

Butting: Eine spannende Frage! New Work funktioniert aus unserer Sicht nur mit New Collaboration. Wir haben die Vision, dass Slack unnötige interne Mails komplett abschaffen wird und ein zentraler Ort für alle Office-Abläufe wird, was die Produktivität in Unternehmen stark steigern wird.

Johann Butting ist Head of EMEA bei Slack. Der Messaging-Dienst wird von Slack Technologies, San Francisco, betrieben. Nach eigenen Angaben nutzen weltweit 500.000 Organisationen Slack, darunter mehr als 70.000 zahlende Unternehmen.

Das Interview führte Christoph Stehr, freier Journalist in Hilden.