Während der Anschaffung der der neuen HR-Software dürfen die Belange der Mitarbeiter nicht in den Hintergrund geraten. Aufgabe der Personalverantwortlichen ist es, von Anfang an und dauerhaft auch die Perspektive der Kollegen einzunehmen. Denn ihre Kooperation entscheidet maßgeblich darüber, ob die Software Mehrwert bringt – für das Unternehmen und jeden einzelnen Mitarbeiter.
Tipp eins: Kommunikation und Transparenz von Beginn an
Wann beginnt das Change-Projekt für die Software-Einführung? Schon während des Kaufprozesses sollten bestimmte Anspruchsgruppen innerhalb des Unternehmens eingebunden werden. Andernfalls machen sich Gerüchte bereit. Denn für die Mitarbeiter wird die neue Software nicht erst dann interessant und relevant, wenn klar ist, wann, wie und wo sie mit dem Produkt in Kontakt kommen.
Entscheidend ist aber nicht nur das „Wann“, sondern auch das „Warum“. Schon vor dem eigentlichen Projektstart sollten die Mitarbeiter wissen, was in den nächsten Wochen oder Monaten auf sie zukommt und vor allem warum. Der Projektverantwortliche sollte frühzeitig die wichtigsten Fakten transparent darlegen, die Ziele klarmachen und Vorteile aufzeigen. Auch Nachteile können thematisiert werden.
Wenn die Mitarbeiter nachvollziehen können, warum eine Software Sinn macht, dann hat der Change Manager seinen Job gemacht. Auch wenn nicht alle euphorisch über die Veränderung sind: Es ist es leichter, eine Veränderung zu akzeptieren, wenn man versteht, warum sie eingeleitet wird.
Auch Anwendungsbeispiele können einen entscheidenden Mehrwert bringen. Eine Erklärung, wie der Mitarbeiter den ihm vertrauten Prozess „ Urlaub beantragen“ zukünftig durchführen wird, macht die neue Software sofort verständlicher. Bei allen Maßnahmen ist entscheidend, alle Beteiligten zur richtigen Zeit einzubinden und professionell zu kommunizieren.
Tipp zwei: Mit dem Nichtwissen der Kollegen rechnen
Zugegeben: Einfach ist es nicht, sich in anderer Köpfe hineinzuversetzen. Aber es ist unbedingt notwendig. Denn nur so erhalten alle Kollegen die Chance, zu verstehen, worum es eigentlich geht. Jeder fühlt sich mit- und ernst genommen.
Ein Team ist immer nur so stark wie sein schwächstes Mitglied. Das gilt auch im Change Management. Nur wenn sich die Kollegen abgeholt fühlen und nicht das Gefühl haben, belehrt zu werden, stehen sie neuen Projekten offen gegenüber.
Wie kann HR nach Wochen und Monaten der Projektarbeit diesen Perspektivenwechsel leisten? Der HR-Verantwortliche sollte Begriffe erklären, Abkürzungen vermeiden und vor allem das bisher Geschehene zusammenfassen – so wie beim Onboarding neuer Kollegen. Dabei gilt es, Mitarbeiter von verschiedenen Startpunkten abzuholen, sodass am Ende alle an der gleichen Haltestelle stehen.
Tipp drei: Projektmanagement mit dem gesamten Unternehmen
Eine Software einzuführen, die essenzielle Arbeitsabläufe im Unternehmen verändert, ist eine Gruppenleistung. Wie in einem speziellen Projektteam gibt es auch bei der Einführung der Personalsoftware viele verschiedene Rollen. Es ist die Aufgabe des HR Managers, Mitarbeitern zu erklären, welche Rolle sie im Projekt Personalsoftware ausfüllen werden.
Software kann bedeuten, dass jahrelang erprobte Arbeitsabläufe verändert werden. Durch Self-Service-Funktionen können Kollegen von nun an viele Aufgaben selbst übernehmen. Sie können Urlaub beantragen, ärztliche Atteste einreichen, die eigene Adresse ändern oder einen Onboarding-Prozess festlegen – um einige Beispiele zu nennen.
Mitarbeiter müssen ihre neue Rolle, die ihnen die Software ermöglicht, verstehen und annehmen. Das kann nur funktionieren, wenn HR-Verantwortliche die Mitarbeiter rechtzeitig abholen. Statt eines groß angelegten Projekt-Kickoffs bieten sich kleinere Formate und Wege an, um die Veränderung zu gestalten.
Tipp vier: Meinungsführer identifizieren und für sich gewinnen
Einer dieser Wege ist, Meinungsführer zu identifizieren. Change Management ist vergleichbar mit der Wahl zum Klassensprecher: Wer die richtigen Menschen innerhalb des Unternehmens für sich gewinnt, der hat bereits 50 Prozent des Projekterfolgs gesichert. Ein guter Change Manager muss die Dynamik der Gruppe verstehen. Die Gruppe ist in diesem Fall die Belegschaft.
Sicher gibt es Unterschiede, ob es sich um einen Großkonzern oder einen kleineren Mittelständler handelt. Bestimmte Dinge sind jedoch immer gleich. Es gibt Gruppen und Abteilungen, die sich gegenseitig beeinflussen. Die Kunst besteht darin, diejenigen zu identifizieren, die den größten Einfluss auf die Masse haben.
Einmal identifiziert, sind sie oft die größten Zweifler, die es zu gewinnen gilt. HR kann sie beispielsweise zu Paten des Projekts machen. Dann wären sie diejenigen, die die Zweifel der Kollegen weitergeben, aber gleichzeitig über den Fortgang des Projekts informieren und im besten Fall zu Befürwortern werden. Sie sind die internen Ansprechpartner für alle Fragen rund um die neue Software. Der Change Manager investiert viel Zeit in diese Gruppe und schult sie ausgiebig. Entscheidet er sich für die richtigen Personen, ist diese Zeit auf gut investiert und erleichtert den Fortgang des gesamten Projekts.
Tipp fünf: Feedback als wertschätzendes Element
Ist die Software im Einsatz, ist noch keine Zeit sich zurückzulehnen. Denn auch im Nachgang sollte HR den Kontakt zu einzelnen Projektgruppen aufrechterhalten. Der HR-Verantwortliche erleichtert sich sein Leben, indem er kontinuierliches Feedback der Kollegen einholt. Eine gute Möglichkeit dafür ist, zwei Wochen nach Start des Programms ein Mittagessen mit den Projektpaten zu veranstalten. Zudem ist es ratsam, das Feedback aller Mitarbeiter einzuholen, beispielsweise über eine Online-Umfrage, deren Ergebnisse den Mitarbeitern kommuniziert werden. Daraus könnte hervorgehen, wie sich die Arbeitssituation durch die Einführung der Software verändert hat. Dem Management kann der HR-Verantwortliche Zahlen darüber präsentieren, wie sich die Effizienz im Personalwesen gesteigert hat.
Empathie und Kommunikation sind wichtiger als die Technologie
Wenn ein Projekt von der Personalabteilung gesteuert wird, haben die Mitarbeiter besonders hohe Erwartungen. Es kommt auf Empathie und gute Kommunikation an. Die eigentliche Veränderung der Technologie und ihre Funktionen sind weniger entscheidend. Erst wenn die Kollegen auch nach Wochen noch mit der neuen Software zufrieden sind, haben Sie den Change erfolgreich gemeistert.
Im nächsten Teil dieser Themenserie zeigen wir Ihnen anhand des Beispiels der Firma Turck, wie die erfolgreiche digitale Transformation einer Personalabteilung funktionieren kann.
