Offboarding, Trennungsprozess und Austritt von Mitarbeitern professionell gestalten

Kurzbeschreibung

Die Checkliste unterstützt Sie dabei, alle notwendigen Schritte beim Austritt eines Mitarbeiters zu überwachen, um den Trennungsprozess von Mitarbeitern professionell zu gestalten.

Offboarding: Trennungsprozess von Mitarbeitern gestalten

Offboarding (oder Austritts- bzw. Exit-Management) bezeichnet im Personalmanagement den professionell organisierten Austritt eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen. Offboarding meint einerseits

• den technischen bzw. systematischen Prozess, also bspw. die Weitergabe von Dokumenten, Wissen und Kontakten und Organisatorisches (wie z. B. Rückgabe eines firmeneigenen Laptops, Geschäftswagen, Smartphone o. ä.),
• andererseits aber auch den sozio-emotionalen Prozess in Form eines Austrittsinterviews.

Unternehmen sollten beide Prozesse reibungslos und wertschätzend gestalten.

Wichtig

Datenschutz und Datensicherheit

Gerade wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen kurzfristig, durch fristlose Kündigung oder im Streit verlässt, sollten Sie die Rückgabe von Arbeitsmitteln und Sperrung von Zugriffsrechten und Accounts sehr genau überwachen. So können Sie das Risiko einer Datenschutzpanne und der Weitergabe von personenbezogenen Daten, Firmen-Know-how und Geschäftsgeheimnissen deutlich minimieren.

Warum lohnt sich Offboarding?

Da bei Mitarbeitern nicht nur der erste Eindruck, sondern immer auch der letzte zählt, sollte ein Offboardingprozess genauso strukturiert wie der Onboardingprozess ablaufen. Ziel beim Offboarding ist es, die Atmosphäre für den aus dem Unternehmen scheidenden Mitarbeiter so zu gestalten, dass ein positiver Eindruck bestehen bleibt. Denn jeder scheidende Mitarbeiter ist immer auch ein Botschafter des Unternehmens. Schafft es ein Unternehmen, dem scheidenden Mitarbeiter das Gefühl zu geben, dass seine Person und Arbeit nach wie vor geschätzt werden, ist dieser eher dazu bereit, sein in der Vergangenheit erworbenes Wissen weiterzugeben, eine saubere Übergabe und Dokumentation sicherzustellen und positive Erfahrungen in Arbeitergeber-Bewertungsportalen weiterzugeben^[1]. Das erleichtert wiederum das Recruiting und Onboarding eines Nachfolgers erheblich.

Hier bietet sich ein professionell geführtes Austrittsinterview an. HR kann hier direkt vom Mitarbeiter die genauen Trennungsgründe erfahren und herausfinden, ob der Mitarbeiter unzufrieden mit der Führungskraft, den Aufgaben, dem Team oder Kollegen war. So hat HR die Möglichkeit, mögliche Ursachen möglichst zu beseitigen, um künftige Fluktuationen zu vermeiden.

Praxis-Tipp

Orientierungs- und Outplacement-Beratung anbieten

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen unfreiwillig, herrscht ein besonders hohes Konfliktpotenzial. In diesem Fall kann professionelles Offboarding, beispielsweise in Form einer Orientierungs- und Outplacement-Beratung, dazu beitragen, dass eine juristische Auseinandersetzung vor Gericht vermieden wird.

Die Checkliste zeigt, an welche Punkte Führungskräfte und HR-Mitarbeiter bei einem strukturierten Offboarding denken sollten.

[1] (z.B. in kununu oder glassdoor)

Checkliste Offboarding

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Administrative Aufgaben von HR

ToDo	Zu beachten		Wer ist verantwortlich? Bis wann umgesetzt?	Erledigt am:
Administratives erledigen	Kündigungsbestätigung mit Austrittsdatum an Mitarbeiter übergeben Letzten Arbeitstag berechnen (anhand der Kündigungsfrist, Resturlaubsanspruch und Gleitzeitkonto)
Finanzielle Ansprüche und sonstige Verträge prüfen	Hat der Mitarbeiter noch finanzielle Ansprüche, z.B. Boni, Gratifikationen, anteiliges Urlaubs- oder Weihnachtsgeld? Mitarbeiter von der betrieblichen Altersversorgung abmelden, ggf. die Übertragung der Versicherung veranlassen
Arbeitszeugnis erstellen und übergeben	Fachliche Beurteilungen des Mitarbeiters einholen (Führungskraft, aus Projektarbeiten etc.) Arbeitszeugnis erstellen Arbeitszeugnis spätestens am letzten Arbeitstag übergeben
Austrittsgespräch führen	Persönliches Austrittsgespräch führen Bei positivem Gesprächsverlauf den Mitarbeiter bitten, eine Unternehmensbewertung auf Arbeitgeber-Bewertungsplattformen abzugeben (z.B. bei kununu oder glassdoor).
Nachbesetzung planen	Wird die Stelle nachbesetzt oder fällt diese weg? Entscheidung in Zusammenarbeit mit Führungskraft/Bereich treffen Bei Nachbesetzung die notwendigen administrativen Prozesse starten: Prozess für Stellengenehmigung starten Bisheriges Anforderungsprofil und Gehaltsrahmen in Zusammenarbeit mit Führungskraft prüfen/ggf. überarbeiten Stellenanzeige formulieren und Stelle neu ausschreiben (Interne Stellenanzeige, Jobbörsen, Tages- und Fachzeitschriften, Active Sourcing-Maßnahmen, Social Recruiting-Maßnahmen etc.)

Aufgaben der Führungskraft

ToDo	Zu beachten	Wer ist verantwortlich? Bis wann umgesetzt?	Erledigt am:
Austritt kommunizieren	Direkte Kollegen/das Team und ggf. die Projektkollegen über die Kündigung und den voraussichtlichen letzten Arbeitstag informieren technischen Prozess des Mitarbeiteraustritts anstoßen (mit Info an IT wg. Sperrung der Accounts etc.)
Wissenstransfer sicherstellen	Dokumentationen vom ausscheidenden Mitarbeiter anfordern (...