Onboarding-Projekt einführen und umsetzen

Zusammenfassung

Überblick

Um ein Onboarding-Projekt im Unternehmen einzuführen, ist es notwendig, das Thema Onboarding ganz bewusst auf die HR-Agenda zu setzen, ansonsten lässt sich der Prozess nicht professionell aufsetzen. Ein strukturiertes Projektmanagement ist der Schlüssel zum Aufbau eines erfolgreichen Onboarding-Programms, da es ermöglicht, klare Ziele zu definieren, Ressourcen effizient zu nutzen und den gesamten Prozess gezielt zu steuern. Ohne ein solches Vorgehen können wichtige Schritte im Onboarding übersehen werden, was zu ineffizienten Abläufen, Informationsverlust und mangelnder Integration der neuen Mitarbeiter führen kann. Ein Onboarding-Manager spielt dabei eine zentrale Rolle, da er die Koordination zwischen den verschiedenen Abteilungen übernimmt, sicherstellt, dass alle relevanten Inhalte vermittelt werden, und gleichzeitig als zentraler Ansprechpartner für die neuen Mitarbeiter dient. Er behält den Überblick über den gesamten Prozess, sorgt für Kontinuität und stellt sicher, dass das Programm ständig optimiert wird. Dadurch wird nicht nur die Einarbeitung neuer Mitarbeiter verbessert, sondern auch langfristig die Mitarbeiterbindung und Produktivität gesteigert.

Der Beitrag zeigt, was es braucht, um einen gut gesteuerten Onboarding aufzusetzen, damit sich diese Investition für das Unternehmen auszahlt.

1 Onboarding als Projekt

Ohne Onboarding ganz bewusst auf die HR-Agenda zu setzen, werden Sie den Prozess nicht professionell aufgesetzt bekommen. Dafür sind zu viele unterschiedliche Personen und Rollen am Prozess beteiligt. Das konkrete Doing im Einarbeitungsprozess liegt ja zum Großteil NICHT bei HR sondern in den Fachbereichen und der Prozess an sich ist zu komplex. Das macht es zwar sehr schwierig, ist aber gleichzeitig auch eine große Chance für HR: Mit der Entwicklung einer passenden, stimmigen und effizienten Onboarding Journey haben Personaler die Möglichkeit, einen echten Mehrwert zu generieren und die Organisation von ihrem Beitrag zum Unternehmenserfolg zu überzeugen. Schließlich ist das Zusammenbringen von Menschen und die Integration unterschiedlicher Sichtweisen und Bedürfnisse eine der Kernkompetenzen von HR!

2 Die 3 "Must-haves"

Um Onboarding im Unternehmen erfolgreich aufzubauen, zu etablieren und am Laufen zu halten sind einige Grundvoraussetzungen und Vorüberlegungen nötig:

• Es braucht eine Person (oder ein Team), die sich den Hut der Verantwortung aufsetzt – unserer Erfahrung nach am besten einen Onboarding Manager, der in HR "zuhause" ist. Und dennoch: Alleine wird der Onboarding Manager auf Dauer auf verlorenem Posten sein!

  Zitat

  "An der heißen Kartoffel Onboarding verbrennt sich jeder alleine nur die Finger – deshalb machen wir zusammen Pommes draus!"

  (Autor/in / Quelle: (Stephanie Fedeler, Consultant Personnel Development bei der Haufe Group))

  Leider ist es aber auch in der Natur des Menschen, dass Aufgaben, die nicht "ad-hoc" und aus Kunden-/Unternehmensleitungssicht direkt wirtschaftlich notwendig sind, dann doch immer wieder auf die lange Bank geschoben werden – oder ganz runterfallen. Jedenfalls, solange dieser Prozess nicht klar definiert ist, Verantwortlichkeiten festgelegt sind UND Prozessbeteiligte nicht aktiv "an Bord genommen" worden sind. All diese Fäden müssen bei einem Verantwortlichen zusammenlaufen. Der Onboarding Manager (oder das Onboarding Team) ist für das permanente Prozess-Monitoring der KPIs (Retention Rate, time to fully productive, Feedback der Onboardees etc.) zuständig und vor allem ist er derjenige, der alle Beteiligten im Unternehmen zusammenbringt, um den Prozess entweder erstmals richtig gut aufzusetzen und/oder permanent weiter zu optimieren. Er treibt den Prozess und hält die Flamme am Lodern.

• Ohne klar definierte Strukturen und Prozesse wird Ihr Onboarding nicht funktionieren! Ein gutes Onboarding ist zu 80 % gute Administration, Vorbereitung und Abwicklung. Der Rest ist die nötige Prise Menschlichkeit, Wertschätzung und persönliches Kümmern. Die 80 % wollen sauber aufgesetzt und durchgesteuert werden.

• Last but not least: Ein Budget muss her! Gutes Onboarding gibt es nicht umsonst, sondern es ist ressourcenintensiv (vornehmlich Kapazitäten in HR und Fachbereich). Aber: Die investierte Zeit zahlt sich i. d. R. mehr als aus.

  Hinweis

  Anforderungen an einen Onboarding Manager

  Der Onboarding Manager ist nicht nur Projektleiter, sondern hat vor allem auch den Auftrag zu gestalten, zu begeistern, umzusetzen und zu integrieren. Idealerweise bringt er folgendes Skill-Set mit:

  • HR-Erfahrung,
  • Verständnis für digitale HR-Prozesse,
  • Projektmanagement und unternehmerisches Denken,
  • Verständnis für das Modellieren von Geschäftsprozessen,
  • gute Kommunikations- und Multiplikatorenskills,
  • Empathie und Teamfähigkeit,
  • die Bereitschaft, Erfolge nachzuhalten, Feedback einzuholen und Routinen zu erledigen,
  • eine hohe Identifikation mit dem Unternehmen und den Willen, die Onboarding Journey optimal zu gestalten,
  • und als "Sahnehäubchen": unterschiedliche eigene Onboarding-Erfahrungen und/oder Erfahrungen als Pate oder einarbeitende Führu...