Forderungen sind Bestandteil des Umlaufvermögens eines Unternehmens und tauchen auf der Habenseite der Bilanz auf. Sie sind auf der einen Seite ein Indikator für den Verkaufserfolg des Betriebes. Jedes Unternehmen sollte sich aber bewusst sein, dass Forderungen nichts anderes sind als unverzinsliche Außenstände bzw. Kredite an seine Kunden. Und diese Kredite sind für den gewährenden Betrieb teuer: Bei einem Forderungsbestand von z. B. 10 Mio. EUR und einem Zinssatz von 5 % kostet jeder Tag der Kreditgewährung ca. 1.400 EUR. Zunehmende Forderungsbestände können zudem darauf hinweisen, dass der tatsächliche Zufluss an Geldern aus dem Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen immer später erfolgt, und sollten einem Betrieb als Signal dafür dienen, nach den Ursachen zu forschen. Warum bauen sich die Forderungen auf? Können oder wollen Kunden nicht mehr oder später zahlen? Um wie viele Kunden handelt es sich? Wird mit Kunden nicht intensiv genug verhandelt? Funktioniert das Mahnwesen? Gibt es (keine) Bonitätsprüfungen? Kaufen die Kunden nur noch zu diesen Konditionen, weil das eigene Sortiment u. U. veraltet ist? Gibt es somit Defizite in der Produktentwicklung? usw.
Risiko von uneinbringbaren Forderungen
Neben der Kapitalbindung kommt natürlich das latente Risiko hinzu, dass Forderungen vollständig oder teilweise uneinbringbar werden. Folgendes Rechenbeispiel mag ein solches Risiko verdeutlichen: Ein Unternehmen mit einem Umsatz von 3 Mio. EUR und einer Umsatzrendite von 6 % vor Steuern muss, um einen Forderungsverlust von 30.000 EUR (""nur"" 1 % vom Umsatz) auszugleichen, über 500.000 EUR mehr umsetzen, um das Defizit auszugleichen. Ein Unterfangen, das meist nicht möglich ist, weil z. B. die Nachfrage fehlt oder die Kapazität für die Produktion oder Leistungserbringung nicht vorhanden ist.
Wie wichtig es ist, diesen Bereich zu optimieren, zeigt auch der Blick in die Bilanzen vieler Unternehmen: Häufig macht die Forderungssumme bereits zwischen 10 und über 20 % des Umsatzes (!) aus – mit steigender Tendenz und allen damit verbundenen Nachteilen. Ziel muss es daher sein, den Forderungsbestand so weit es geht zu reduzieren, um die genannten Nachteile zu verringern.
Welche positiven Auswirkungen ein reduzierter Forderungsbestand auf Kosten und Liquidität haben kann, zeigt das nachfolgende stark vereinfachte Beispiel.
Zinsaufwendungen durch Abbau der Forderungen senken
Ein Betrieb verkauft monatlich durchschnittlich Waren für 300.000 EUR. Davon werden im Schnitt Artikel für 250.000 EUR mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen verkauft. Der Betrieb hat also ständig Forderungen von 250.000 EUR. In dieser Höhe ist unmittelbar Kapital gebunden. Mögliche Ausfallrisiken werden nicht betrachtet. Setzt man einen Zinssatz von 5 % an, so entstehen dem Unternehmen Kosten für Zinsaufwendungen in Höhe von 12.500 EUR pro Jahr. Gelingt es nun, den Forderungsbestand dauerhaft z. B. auf 200.000 EUR zu verringern, kann das Unternehmen bei sonst gleichen Bedingungen jährlich Kosten in Höhe von 2.500 EUR einsparen und die freie Liquidität von 50.000 EUR für andere Zwecke einsetzen.
Möglichkeiten zur Senkung von Forderungsbeständen
Die Kernfrage im Bereich Forderungen lautet daher: "Wie lassen sich Außenstände schneller als bisher in flüssige Mittel verwandeln"?
Nachstehend sind beispielhaft einige wichtige Möglichkeiten zur Senkung der Forderungsbestände aufgeführt:
Analyse der Kunden und Forderungen
Vor der Aufnahme möglicher Verbesserungsarbeiten sollte unbedingt eine umfassende Untersuchung der vorhandenen Kunden- und Forderungsstruktur stehen. Zunächst können die Kunden entsprechend ihrer Bedeutung in A-, B- und C-Kunden eingeteilt werden. A- und evtl. B-Kunden sollten dann in Stamm- und Laufkundschaft sowie gute, mittlere und schlechte Zahler eingeteilt werden. Auf diese Weise können für Kundengruppen und ggf. für einzelne Kunden durchaus unterschiedliche Maßnahmen angewendet werden. Bei guten Stammkunden, die regelmäßig größere Transaktionen tätigen, sollten ggf. weniger restriktive Maßnahmen zur Reduzierung des Forderungsbestandes angewendet werden als bei kleinen Kunden, die nur einmalig oder in größeren Abständen kaufen.
Forderungsverkauf (Factoring)
Eine gute Möglichkeit, unmittelbar einen Großteil der Forderungen zeitnah zu realisieren, ist Factoring. Factoring ist der Verkauf der Forderungen aus Warenlieferungen an ein Factoringinstitut, den Factor. Dieser zahlt dem abtretenden Unternehmen sofort nach Rechnungsstellung einen Großteil der Forderung, meist zwischen 80 und 90 %, aus, und treibt die Rechnung anschließend selbst ein. Der Zahlungseingang beim abgebenden Betrieb erfolgt i. d. R. bereits 1 oder 2 Tage nach der Rechnungsstellung. Die Differenz von 10–20 % dient dem Factor u. a. als Sicherheit für Skontoabzüge, Ausfallrisiko und Reklamationsbearbeitung.
Für die Risikoübernahme verlangt die Factoringgesellschaft eine Gebühr. Die Höhe dieser Gebühr ist z. B.
- von der Forderungssumme,
- der Anzahl der Stammkunden
- der Qualit...