§ 1 Grundstückskaufvertrag und seine Vorbereitung / a) Arbeitsanweisung per E-Mail

Rz. 49

Eine Arbeitsanweisung zwischen Mitarbeiter und Notar zur GwGMeldV-Immobilien kann wie folgt lauten:

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Muster 1.1: E-Mail-Arbeitsanweisung des Notars an seine Mitarbeiter

Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

jeder Notar muss bei Vorliegen meldepflichtiger Sachverhalte^[20] unverzüglich gegenüber der FIU^[21] eine Verdachtsmeldung absenden,^[22] ohne Rücksicht darauf, ob tatsächlich ein Verdacht der Geldwäsche- oder Terrorismusfinanzierung^[23] vorliegt.

Geprüft und ggf. gemeldet werden muss nach der GwGMeldV-Immobilien immer nur dann, wenn der Erwerbsvorgang einer nach § 1 GrEStG ist, mithin bei Immobilienverkäufen oder Verkäufen, sofern die Immobilien in Deutschland sind aber auch gesellschaftsrechtliche Vorgänge, soweit die Gesellschaften Immobilien haben, die in Deutschland liegen und eine Grundstücksübereignung grunderwerbsteuerlich fingiert wird (z.B. bei Geschäftsanteilsübertragungen, wenn die Gesellschaft deutsche Immobilien hat.^[24] Sobald Ihnen die geldwäscherechtlichen Angaben der Beteiligten und wirtschaftlich Berechtigten vorliegen, ist von Ihnen als Mitarbeiter in einem ersten Schritt das GwG-Prüftool der BNotK zu nutzen. Die vorgegebenen Fragen sind zu beantworten. Bei Unsicherheiten können Sie die im GwG-Prüftool gegebenen dortigen Hinweise anklicken.

Das Ergebnis, ob ein meldepflichtiger Sachverhalt gegeben ist oder nicht, bitte notieren/ausdrucken. Die Notiz/Den Ausdruck zu den GwG-Aufzeichnungs- und Identifizierungsunterlagen nehmen.

Soweit das GwG-Prüftool-Ergebnis keine erforderliche Meldung ergibt, ist kein weiterer (zweiter) Schritt nötig.

Soweit jedoch das GwG-Prüftool-Ergebnis das Erfordernis einer Meldung anzeigt, bitte folgenden weiteren zweiten Schritt erledigen: Auf dem dieser Mail angefügten Verfügungs- und Organisationsbogen (auf der Vorderseite) bitte ankreuzen, welche Meldung erforderlich ist.

Sodann bitte den Bogen mit den Aufzeichnungen samt der Akte unverzüglich dem zuständigen Notar vorlegen, der alles Weitere zu veranlassen hat.

Der Notar erledigt dann den dritten Schritt: Er sondiert, ob er die Verdachtsmeldung abzugeben hat oder nicht. Der Notar ist verpflichtet, zu begründen und aufzuzeichnen, weshalb er gemeldet hat oder warum er ggf. von einer Meldung abgesehen hat.^[25] Dies erledigt der Notar auf dem Bogen.

Im Anschluss gibt der Notar Ihnen die Akte samt Bogen mit Begründung und Unterschrift wieder zurück.

Sollte der Notar eine Meldung erledigt haben, gilt: Für drei Werktage darf nichts weiter unternommen werden (keine Beurkundung, keine weitere Vorbereitung, keine weitere Abwicklung). Samstag und Sonntag gelten hier nicht als Werktage. Die FIU darf nicht die weitere Abwicklung auf unbestimmte Zeit untersagt haben.

Die Mandanten/Beteiligten dürfen keinesfalls über die Meldung informiert werden. Sie dürfen keine Abschriften/Ausfertigungen erhalten.

Beste Grüße

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(Ihr Notar/Ihre Notarin)

Rz. 50

Schlägt in einem Entwurfs- und Beurkundungsverfahren ein solcher Sachverhalt ein, der in der Geldwäschemeldepflichtverordnung gelistet ist, muss unverzüglich geprüft werden, ob eine Sachverhaltsmeldung an die FIU vorzunehmen ist.

Das Ergebnis, ob der Notar gemeldet hat oder auch nicht gemeldet hat, ist aufzuzeichnen und für mind. fünf Jahre, längstens zehn Jahre aufzubewahren.

Zur Unterstützung kann der nachstehende Verfügungs- und Organisationsbogen verwendet werden.^[26]

[20] Die Sachverhalte sind in §§ 3–6 GwGMeldV-Immobilien vorgegeben.

[21] Empfänger der Verdachtsmeldung ist die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (Financial Intelligence Unit).

[22] Über das elektronische Portal der FIU (goAML), wo der Notar registriert sein muss.

[23] I.S.d. § 43 Abs. 1 GwG.

[24] § 2 Nr. 6 GwGMeldV-Immobilien.

[25] § 7 S. 2 und 3 GwGMeldV-Immobilien.

[26] Vgl. Elsing, Das Geldwäschegesetz in der notariellen Praxis, § 9, Muster 9.7.