Rz. 165
Ist das Mandat beendet, muss die Akte abgelegt werden. Die archivierten Akten sind mindestens fünf Jahre, Kostenunterlagen und Geschäftsbriefe aus steuerrechtlichen Gründen zehn Jahre aufzubewahren. Viele Kanzleien bewahren die Akten aber aus haftungsrechtlichen Gründen sogar noch länger auf. Dies ist auch aus meiner Sicht zu empfehlen. So kann z.B. ein Gericht bei PKH-Bewilligung kurz vor Ablauf von vier Jahren nach rechtskräftig abgeschlossener Sache eine Ratenzahlung anordnen, die ihrerseits wiederum vier Jahre dauern kann. Schon aus diesen zeitlichen Abläufen ergibt sich nur beispielhaft die Notwendigkeit einer längeren Aufbewahrungszeit der gesamten Akte als fünf Jahre.
Rz. 166
Es gibt verschiedene Ablageformen:
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Papieraktenablage Die Papieraktenablage geschieht, indem die Akte in das Archiv der Kanzlei (oft – aber nicht immer – die Kellerräume der Kanzlei) verbracht wird. Dort wird sie entweder anhand der Nummernfolge im Prozessregister oder nach einem anderen Ablagesystem (z.B. Ablagenummer) verwahrt. Wird nicht das Prozessregister als Ablagesystem verwendet, muss das der abgelegten Akte erteilte Archivaktenzeichen im Prozessregister vermerkt werden, um ein jederzeitiges Auffinden der Akte zu ermöglichen. Dort wird auch das Ablagedatum eingetragen. In vielen Kanzleien werden eigene Ablagenummern für abzulegende Akten vergeben, die fortlaufend im jeweiligen Jahrgang sind. Dies ermöglicht auch eine wesentlich schnellere Entsorgung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen als die Ablage nach Namen. |
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Die rein elektronische Ablage Immer mehr Kanzleien legen die Akten elektronisch ab, auch wenn sie noch keine elektronische Aktenführung haben, d.h. die Akten werden am Ende des Mandats eingescannt und entweder auf eigener Festplatte oder im Dokumenten-Management-System der Kanzlei abgelegt. Originalunterlagen und Titel sollten an den Mandanten herausgegeben werden. Es wird kein Papieraktenteil mehr aufbewahrt. Die elektronische Ablage hat einige Vorteile: Man spart Raum und damit Raumkosten; es kann – je nach System – jederzeit auch auf abgelegte Akten zugegriffen werden. |
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Die gemischte Form der Papier- und elektronischen Ablage Viele Kanzleien können sich mit der reinen elektronischen Ablage noch nicht anfreunden und bevorzugen daher eine so genannte gemischte Form. Dies betrifft vor allem Kanzleien, die die Aktenführung selbst noch nicht auf elektronisch umgestellt haben. Unwichtigere Teile der Akte werden eingescannt und elektronisch verwahrt, wichtige Teile, wie z.B. Originalverträge, werden in Papierform verwahrt. Diese gemischte Form hat den Vorteil, dass man im Gegensatz zur reinen Papierablage Raumkosten spart und wichtige Aktenteile, die möglicherweise später doch noch einmal benutzt werden müssen, nicht ausgedruckt werden müssen, wie bei der reinen elektronischen Ablage. Letztendlich ist diese Mischform oft nur eine Zwischenlösung, bis sich die Kanzlei doch für die reine elektronische Ablage entscheidet. Der psychologische Faktor ist bei dieser Frage nicht zu unterschätzen. Viele Menschen können sich mit einer rein elektronischen Aktenführung und -ablage einfach nicht anfreunden. Wenn sie aber erst einmal die Vorteile der elektronischen Ablage kennengelernt haben, stellen viele doch komplett um. |
Rz. 167
Unabhängig davon, welche Ablageform man wählt, sind folgende Gesichtspunkte bei der Aktenablage zu bedenken:
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Die Ablage muss so funktionieren, dass Akten wiedergefunden werden. |
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Die Ablageform muss lange Suchzeiten vermeiden. |
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Akteninhalte müssen rekonstruiert werden können. |
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Die abgelegte Akte muss die Aufbewahrungsfristen "überleben" – ein Aspekt, der bei elektronischer Ablage unter Berücksichtigung des schnellen technischen Wandels nicht unterschätzt werden darf. |
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Die abgelegten Akten dürfen nicht mehr verändert werden können (bei elektronischer Ablage: Revisionssicherheit!). |
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Die abgelegten Akten sind vor Verlust (Diebstahl, Vernichtung, Datenverlust, Wasser- und Brandschäden etc.) zu schützen. |
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Die abgelegten Akten sind vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. |
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Die Aktenablageform muss zur Kosten- und Ablaufstruktur der Kanzlei passen. |
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Es sollten klare Vorgaben zur Aktenablage vorliegen, an die sich alle Mitarbeiter, die Akten ablegen, halten müssen. Hier sollten regelmäßige Kontrollen stattfinden. Nichts wird in Kanzleien oft so stiefmütterlich behandelt wie die Aktenablage. Die Einstellung "Schließlich ist das Mandat zu Ende – es gibt kein Geld mehr zu verdienen mit dem Fall, warum also noch investieren?" kann sich bei einem späteren Haftungsfall schnell rächen. |
Rz. 168
Akten werden nur solange im Umlauf behalten, wie sie für die Bearbeitung benötigt werden. Werden Sie nicht mehr benötigt, können sie endgültig abgelegt werden. Vor der Ablage sind folgende Schritte zu prüfen:
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Rechtssache abgeschlossen? Der Anwalt entscheidet, ob die Sache rechtlich abgeschlossen ist. |
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Kosten- und Kontenprüfung:
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Sind alle Kosten dem Auftraggeber in Rechnung gestellt worden? (Anwaltsvergütung insbeso... | |