Kooperation als Erfolgsmodell für Steuerkanzleien

Kanzleiinhaber:innen kleiner und mittlerer Steuerkanzleien kennen es gut: Fast alle Fragestellungen bleiben an den Chefs kleben. Im Alltag vergeht viel Zeit jenseits der fachlichen Berufsausübung. Technische Infrastruktur, Arbeitsprozesse, Mitarbeitendenfindung und -bindung, Marketing etc. sind alles Fragestellungen jenseits des reinen Mandatsgeschäfts, mit denen sich die Kanzleiführung beschäftigen muss, und die Spielräume, Aufgaben zu delegieren, sind begrenzt – die Belegschaft ächzt eh schon unter der Arbeitslast und neue Fachkräfte sind schwer zu finden.

All dies auf zeitgemäßem und qualitativ hohem Niveau zu lösen, erfordert viel Zeit und viel Geld. Von beidem in aller Regel mehr, als zur Verfügung steht.

Die Gründerinnen und Gründer der HSP GRUPPE haben diese Probleme bereits Mitte der 2000er-Jahre erkannt und dafür Lösungen gesucht. Sie haben sich die Frage gestellt, warum jede Kanzlei für sich jeden Tag das Rad neu erfinden muss. Die Antwort: ein Kooperationsverbund, in dem viele zeitraubende und teure Aufgaben zentral organisiert und gelöst werden und für die einzelnen Kanzleien wirtschaftlich nutzbar sind. Die Idee hat sich in der Praxis bewährt und mittlerweile zu einer beachtlichen Gruppe entwickelt: Ca. 80 Unternehmen an ca. 100 Standorten mit gut 160 Berufsträger:innen und über 1.000 Mitarbeitenden profitieren derzeit von der Kooperation – Tendenz steigend.

Wie funktioniert die Kooperation in der HSP GRUPPE?

Der Clou in der HSP GRUPPE ist, dass die einzelnen Kanzleien rechtlich selbstständig sind und im Netzwerk Synergien in der Kanzleiorganisation, im Marketing, im Recruiting und Personalmanagement, bei technischen Lösungen sowie im fachlichen Austausch nutzen. Durch den Beitritt werden in den Kanzleien qualitativ hochwertige und bewährte Lösungen für alle Unternehmensbereiche eingeführt, z. B.:

• Nutzung der aktuellsten DATEV-Premiumprogramme auf der DATEVasp-Plattform inklusive Best-Practice-Prozessen
• Umfangreiche Werkzeuge für den Kanzleialltag, wie z.B. Bilanzberichte, Briefe, Kanzleicontrolling, rechtssichere elektronische Unterschriften, Dokumentenmanagement, Terminfindung oder Projektmanagement
• Viele ergänzende IT-Lösungen
• Einheitliche Außendarstellung mit modernem Internetauftritt und vielen hochwertigen Marketingmaterialien
• Unterstützung bei Social-Media-Maßnahmen
• Recruitingwerkzeuge zur professionellen Mitarbeitendenfindung
• Finanzielle Vorteile im Einkauf durch Gruppenrabatte
• Kommunikationsplattform zum schnellen fachlichen Kollegenaustausch über die Standorte hinweg
• Digitale Schulungsplattform
• Standortübergreifende Veranstaltungen für intensiven persönlichen Austausch
• Fortbildungsangebote und gemeinsame Nutzung von Fachdatenbanken
• Erstellung von Mandantenwebinaren und viel mehr

Dabei haben die einzelnen Kanzleien die Möglichkeit, Ideen einzubringen und so zur Verfeinerung und Fortentwicklung beizutragen.

Die Nutzung der Gruppenangebote wird von den Kanzleien mit einem kleinen Umsatzanteil vergolten. Dadurch entsteht ein großer finanzieller Topf, aus dem Lösungen entwickelt werden, die in Umfang und Qualität von einer einzelnen Kanzlei nicht geleistet werden können – die aber für alle Kanzleien in der HSP GRUPPE nutzbar sind und von denen jede Kanzlei profitiert.

Austausch wird in der HSP GRUPPE großgeschrieben

Das Herz der Kommunikation innerhalb der HSP GRUPPE stellt dabei die Kollaborationsplattform HSP.ONE dar, die bei einfacher Bedienung viele mächtige Funktionen umfasst. Über HSP.ONE werden z.B. Nachrichten ausgetauscht, Aufgaben und Projekte gemanagt, Termine geplant oder private Chats geführt. Alle Partner und Mitarbeitenden sind in HSP.ONE vertreten und können sich standortübergreifend vernetzen. Sowohl die Kommunikation und Abwicklung der Bestellung und die Nutzung zentraler Dienste wie auch kanzleiinterne Dinge werden hier übersichtlich und nachvollziehbar erledigt. Auch bei komplizierten fachlichen Fragestellungen finden sich innerhalb der Gruppe schnell Antworten.

Aber auch regelmäßige physische Veranstaltungen bieten viel Raum für persönlichen Austausch. So treffen sich die Partner kontinuierlich zu Strategie- und Planungstagen oder die Mitarbeitenden zu Fortbildungscamps. In der Coronakrise wurden diese Veranstaltungen digital abgehalten, werden aber soweit möglich wieder aufgenommen.

Digitalisierung leben

Das Portfolio digitaler Lösungen entwickelt sich rasant. Neben dem Einfluss auf die eigene Arbeit steigen auch die Anforderungen der Mandanten an die Kommunikation und Zusammenarbeit. Auch hier bietet die HSP GRUPPE funktionale Lösungen, um auf der Höhe der Zeit zu agieren. So konnten die Kanzleien der HSP GRUPPE auch in der Coronakrise aus dem Stand ihre Arbeit fortsetzen. Homeoffice, Webkonferenzen, digitale Mandantenplattform, Webinare – alles war bereits vor Corona in HSP-Kanzleien vorhanden und die Nutzung etabliert. Die Kanzleien mussten sich nicht erst mit ihrer technischen Infrastruktur beschäftigen, sondern konnten ihren Mandanten tatkräftig zur Seite stehen.

Das Auge isst mit – Design und Marketing

Internetauftritt, Kanzleibroschüren, Anzeigen, Werbeplakate, Glückwunschkarten, Beschilderungen, Fahrzeuggestaltung, Informationsmaterial zu speziellen Themen etc. – ein professioneller Auftritt ist für Kanzleien heute unerlässlich. In der HSP GRUPPE gibt es für alles eine Lösung, die schnell abrufbar und auf die einzelne Kanzlei individualisierbar ist. Natürlich erfahren die Kanzleien auch Unterstützung bei ihren Social-Media-Aktivitäten. Ebenso verfügt die HSP GRUPPE unter dem Namen HSP.NEXT über ein überregionales Werbebudget, mit dem bundesweite Marketingaktionen zum Imageaufbau der Kanzleimarke HSP ermöglicht werden.

Branchenherausforderung Recruiting

Die Arbeit ist da, aber oft fehlen die Mitarbeitenden. Der Fachkräftemangel ist derzeit eines der größten Probleme der Steuerbranche. Deshalb investiert die HSP GRUPPE viel Energie in den Aufbau der Arbeitgebermarke. HSP-Kanzleien werden durch vielfältige Maßnahmen positiv am Arbeitsmarkt wahrgenommen. Bestwerte beim Arbeitgeberportal kununu und viele Auszeichnungen bestätigen den Erfolg der Bemühungen.

Kooperation als Erfolgsmodell

Die Entwicklung der HSP GRUPPE zeigt: Kooperation funktioniert. Viele Kanzleien profitieren von dem Modell der HSP GRUPPE und insbesondere Kanzleiinhaber:innen bekunden, seit dem Beitritt viele Vorteile zu genießen. Einer der wesentlichen Punkte dabei: Sie geben an, sich besser auf ihre Arbeit und die strategische Kanzleientwicklung – bei der die HSP GRUPPE ebenfalls unterstützt – konzentrieren zu können, statt sich mit Dingen zu beschäftigen, die nicht zu ihrem Kerngeschäft gehören. Und das führt zu mehr wirtschaftlichem Erfolg und gesteigerter Lebenszufriedenheit.

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