§ 10 Recht der Kapitalgesellschaften / c) Teilnahmebedingungen

Rz. 1152

Die Satzung kann die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts davon abhängig machen, dass sich die Aktionäre vor der Versammlung anmelden (§ 123 Abs. 2 AktG). Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der in der Einberufung genannten Adresse mindestens 6 Tage vor der Versammlung zugehen. In der Satzung oder in der Einberufung aufgrund besonderer Ermächtigung in der Satzung kann eine kürzere, in Tagen zu bemessende Frist vorgesehen werden. Der Tag des Zugangs ist nicht mitzurechnen. Die Einberufungsfrist des § 123 Abs. 1 AktG verlängert sich um die Tage der Anmeldefrist (§ 123 Abs. 2 Satz 3–5 AktG).

Sofern in der Einberufung einer Hauptversammlung gefordert wird, dass sich ein Aktionär in der Anmeldefrist anmelden und in der Nachweisfrist auch legitimieren muss, liegt ein Verstoß gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz gem. § 53a AktG vor, wenn Aktionäre nach Ablauf der Anmelde- und Nachweisfrist zur Teilnahme an der Hauptversammlung zugelassen werden.^[3359] Dieser Verstoß führt zur Anfechtbarkeit, wenn die Berücksichtigung der Stimmen des fehlerhaft zur Teilnahme zugelassenen Aktionärs Einfluss auf das Abstimmungsergebnis hatten.^[3360] Da für die Gleichbehandlung der Aktionäre nicht nur auf die Aktionäre abzustellen ist, die sich nach Ablauf der Frist noch angemeldet oder legitimiert haben, sondern auf alle Aktionäre, die die Anmelde- bzw. Legitimationsfrist versäumt haben, dürfte ein solcher Verstoß praktisch immer für das Abstimmungsergebnis relevant und damit anfechtbar sein.

Rz. 1153

Hat die Gesellschaft Inhaberaktien ausgegeben, kann die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts auch von einem besonderen Nachweis abhängig gemacht werden (§ 123 Abs. 3 AktG).^[3361] Die Satzung ist grds. darin frei, welchen Nachweis sie fordert. Zulässig ist auch eine Hinterlegung^[3362] der Aktien.^[3363] Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Versammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat (§ 123 Abs. 3 Satz 5 AktG).

Rz. 1154

Bei börsennotierten Gesellschaften mit Inhaberaktien genügt immer ein Institutsnachweis gem. § 123 Abs. 4 Satz 1 AktG. Darin bescheinigt das depotführende Institut^[3364] den Nachweis des Anteilsbesitzes, bezogen auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung (faktisch ist der Nachweis also auf den 22. Tag vor der Versammlung zu beziehen). Dieser in Textform erstellte Nachweis muss bei der Gesellschaft mindestens 6 Tage vor der Hauptversammlung eingehen (record date). Der Tag des Zugangs rechnet nicht mit. Auch hier kann die Satzung selbst diese Frist verkürzen oder den Vorstand hierzu ermächtigen (§ 123 Abs. 4 Satz 3 AktG). Das bedeutet, dass Aktionäre, die Aktien nach Ausstellung des Nachweises erwerben, nicht zur Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt sind.^[3365] Der record date ist ein Termin und keine Frist.^[3366] Er kann auch auf einen Sonn- oder Feiertag fallen.

Rz. 1155

Ein Institutsnachweis kann qua Satzung auch bei nicht börsennotierten Gesellschaften mit Inhaberaktien vorgeschrieben werden. Neben dem Institutsnachweis sollte stets noch ein anderer Nachweis gestattet werden. Damit wird der mögliche Vorwurf entkräftet, diese Regelung zwinge die Aktionäre (unzulässigerweise) zu einer Depotverwahrung ihrer Aktien.^[3367] Nur der materiell richtige Institutsnachweis stellt eine ausreichende Legitimation dar. Bei zweifelhaften Nachweisen von Aktionären mit einem für die Abstimmung relevanten Stimmanteil kann die Gesellschaft zusätzliche Belege anfordern oder etwa bei der entsprechenden Bank nachfragen.^[3368] Bei Vereinbarung eines record dates in der Satzung ist ebenso wie in § 123 Abs. 4 Satz 1 AktG ein genauer Zeitpunkt (Geschäftsschluss des 22. Tages) anzugeben.^[3369] Die bloße Nennung eines bestimmten Tages genügt nicht und führt zu Auslegungsproblemen.^[3370]

Rz. 1156

Hat die Gesellschaft Namensaktien ausgegeben, ist fraglich, ob die Satzung einen solchen zusätzlichen Nachweis nach § 123 Abs. 3 AktG fordern kann. Die Legitimation der Teilnehmer erfolgt über die Eintragung im Aktienregister gem. § 67 Abs. 2 AktG.^[3371] Dies ist in § 123 Abs. 5 AktG für börsennotierte Gesellschaften festgeschrieben. Der Schluss ist daher naheliegend, dass jedenfalls nicht börsennotierte Gesellschaften auch bei Namensaktien von der Möglichkeit des § 123 Abs. 3 AktG Gebrauch machen können.^[3372]

Rz. 1157

Ein record date ist z.B. auch bei Namensaktien möglich, wenn die Satzung als Teilnahmebedingung die vorherige Anmeldung nach § 123 Abs. 2 AktG vorsieht. Record date ist dann der Anmeldeschluss.^[3373] Maßgeblich für die gesamte Hauptversammlung ist der Aktienregisterstand zum Anmeldeschluss. Sinnvoll ist es, bei Namensaktien den Umschreibestopp im Aktienregister in der Satzung vorzusehen. Damit können technische Schwierigkeiten unmittelbar vor der Hauptversammlung vermieden werden. Die Gesetzesbegründung geht von einer Frist von max. 7 Tagen aus.^[3374]

Rz. 1158

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