§ 12 Elektronische Dokumente / I. PDF – Umwandlung leicht gemacht

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Schriftsätze und sonstige Schriftstücke werden hauptsächlich über ein Textbearbeitungsprogramm in der Kanzleipraxis erstellt. Diese Dokumente müssen gem. § 2 Abs. 2 ERVV, siehe hierzu auch Rdn 28 u. 35 ff. in diesem Kapitel vor dem Einsatz im Zusammenhang mit dem ERV in PDF-Dokumente umgewandelt werden. Das beispielhafte Vorgehen wird hier anhand der Textverarbeitungssoftware MS Office Word 365 vorgestellt.

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Nach Fertigstellung des Dokuments wird diese im originären Format gesichert und in einem zugewiesenen Verzeichnis gespeichert. Die Umwandlung erfolgt i.d.R. direkt aus dem Textverarbeitungsprogramm. Über das Register "Datei/Kopie speichern" und die Festlegung des richtigen Ablageverzeichnisses wird ein geeigneter Dateiname bestimmt (1), der zu nutzende Dateityp auf PDF (*.pdf) eingestellt (2) und durch Klick auf "Optionen" (3) festgelegt, dass das zu erstellende PDF-Dokument in der Ausprägung PDF/A zu erzeugen ist.

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Abb. 3: Word Datei als PDF-Dokument speichern

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Nach dem Öffnen der Optionen wird der Haken in den PDF-Optionen bei PDF/A-kompatibel gesetzt (1). Diese Einstellung bleibt bis zum Widerruf auf diesem Arbeitsplatz erhalten. Die neue Einstellung wird durch Klick auf den Button OK bestätigt (2) und das Dokument durch weiteren Klick auf "Speichern" des dann wieder erscheinenden "Speichern unter" Dialogfensters gespeichert.

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Abb. 4: Festlegung, dass PDF/A Dokumente erzeugt werden.

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Bis zur MS Office Word Version 2013 wurde beim Erzeugen von PDF-Dokumenten die Ausprägung PDF/A-1A erstellt. Ab der MS Office Word Version 2016 ist das erzeugte PDF-Dokument ein PDF/A-3A Dokument.

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Abb. 5: PDF/A Erzeugung in den unterschiedlichen MS Office Wordversionen.

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In einem PDF-Bearbeitungsprogramm wird (hier am Beispiel von Adobe Acrobat pro DC) angezeigt, dass es sich um ein PDF/A-Dokument handelt. In diesem Programm wird am oberen Rand des Darstellungsbereichs ein blauer Balken eingeblendet, der den Hinweis enthält, dass es sich bei der Datei um ein PDF/A-Dokument handelt (1), das schreibgeschützt geöffnet wird. Dieser Schutz verhindert, dass das geöffnete Dokument verändert oder z.B. mit Kommentaren versehen werden kann. Will man die Bearbeitung wiederherstellen, benötigt es nur einen Klick mit der linken Maustaste auf den Button "Bearbeitung aktivieren" (2). Im linken Arbeitsbereich kann über den Button "Standard" (3) ein Infobereich geöffnet werden, der die aktuelle Konformität, um welches PDF/A es sich handelt, anzeigt. Im gezeigten Beispiel ist es ein PDF/A-3A (4).

Wird das Dokument bearbeitet, muss das Dokument im PDF-Bearbeitungsprogramm erneut als PDF/A-Dokument gespeichert werden, um diese Ausprägung wieder zu erhalten.

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Abb. 6: Geöffnetes PDF/A-Dokument mit Prüfmöglichkeit im Adobe Acrobat pro DC

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Es gibt unterschiedliche PDF-Typen und -Versionen, welche sich in verschiedenen Punkten unterscheiden. Hier einige Ausprägungen im Rahmen eines vereinfachten Überblicks:^[59]

▪	PDF/A-1A – Level A (Accessible) Erscheinungsbild und Unicode sind gegeben: Struktur des Dokuments für Screenreader erfassbar = + Barrierefreiheit
▪	PDF/A-1B – Level B (Basic) Erscheinungsbild bleibt erhalten = Langzeitarchivierung
▪	PDF/A-2A: – Level A (Accessible) Anforderungen der ISO 19005–2 erfüllt = u.a. alle strukturellen und semantischen Eigenschaften
▪	PDF/A-2B: – Level B (Basic) Erscheinungsbild bleibt erhalten = Langzeitarchivierung
▪	PDF/A-2U: – Level U (Unicode-Textsemantik) wie 2b, plus: gesamter Text in Unicode Text kann indexiert werden – vereinfacht Durchsuchbarkeit (OCR)
▪	Für alle PDF/A-2: u.a. Ebenen erlaubt, transparente Elemente erlaubt, Dateien einbetten
▪	PDF/A-3: insb. Erweiterung ggü. PDF/A-2 = Container, Ursprungsdaten, mit denen das PDF erstellt wurde, können beigefügt werden
▪	PDF/A-4 seit 11.2020. Basiert auf PDF 2.0 in zwei Ausprägungen. PDF/A-4F auch Anhänge, die nicht PDF/A entsprechen, und PDF/A-4E für den Engineering-Bereich unter Einbindung von 3D-Inhalten

[59] Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/PDF/A – abgewandelt (Abruf 2.10.2022).