§ 17 Inhalt des Arbeits-/Dienstvertrags / (b) Einzelnachweis (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR)

Rz. 562

Der Arbeitgeber kann den privaten Nutzungswert abweichend von der 1 %-Regelung der R 8.1 Abs. 9 Nr. 1 LStR mit den Aufwendungen für das Kfz ansetzen, die auf die privaten Fahrten entfallen, wenn die für das Kfz insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes (elektronisches) Fahrtenbuch nachgewiesen werden (BFH v. 30.10.2003, NV 2004, 195, BFH v. 16.3.2006, DStR 2006, 749). Dabei sind die dienstlich und privat zurückgelegten Fahrtstrecken gesondert und laufend im Fahrtenbuch nachzuweisen, das folgende Mindestangaben enthalten muss (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 S. 3 ff. LStR):

▪	für dienstliche Fahrten müssen Datum und Kilometerstand zu Beginn und zum Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit, das Reiseziel, bei Umwegen auch die Reiseroute, der Reisezweck sowie die aufgesuchten Geschäftspartner genannt werden,
▪	für Privatfahrten genügt die Angabe der jeweils gefahrenen Kilometer,
▪	bei den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte reicht ein entsprechender Vermerk im Fahrtenbuch der jeweils gefahrenen Kilometer.

Rz. 563

Für bestimmte Berufsgruppen (Kundendienstmonteure und Handelsvertreter: BMF-Schreiben v. 4.4.2018, BStBl I 2018, 592 ff., 654; Ärzte: BMF-Schreiben v. 9.5.1996, FR 1996, 466) haben die obersten Finanzbehörden Aufzeichnungserleichterungen zugelassen. Nach R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 S. 5 LStR ist ausdrücklich festgelegt, dass die laufende Führung des Fahrtenbuches zwingend erforderlich ist und nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden kann, auch wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen. Anstelle eines Fahrtenbuches kann auch ein Fahrtenschreiber eingesetzt werden, wenn sich dieselben o.g. Erkenntnisse daraus ziehen lassen. Bei Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungsgeräten (sog. elektronische Fahrtenbücher) müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert sein (BMF-Schreiben v. 4.4.2018, BStBl I 2018, 592 ff.). Ein mit einem Tabellenkalkulationsprogramm (Exceltabelle) erzeugtes Fahrtenbuch, das nachträglich Änderungen ermöglicht, wird nicht anerkannt (BFH v. 16.11.2005, BStBl II 2006, 410). Werden dem Arbeitnehmer abwechselnd unterschiedliche Kfz zur privaten Nutzung überlassen, müssen für jedes Kfz die insgesamt entstehenden Aufwendungen und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten nachgewiesen werden. Für jeden Wagen muss ein Fahrtenbuch geführt werden; ein Durchschnittswert ist nicht zulässig.

Rz. 564

Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 S. 4 LStR). Dies gilt ebenso bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, wobei ein Vermerk im Fahrtenbuch darüber ausreicht sowie für Familienheimfahrten. Die Fahrtstrecken sind auf Grundlage der kürzesten benutzbaren Straßenverbindung zu ermitteln. Umwegstrecken, die ihre Grundlage darin haben, dass der Arbeitnehmer konkret gefährdet ist und durch die zuständigen Sicherheitsbehörden der Gefährdungsstufen 1, 2 oder 3 zugeordnet worden ist, werden nicht mitgerechnet (FinMin Nds. v. 2.12.1996, DB 1996, 2588).

Rz. 565

Gesamtkosten des Kfz sind die Summe der Nettoaufwendungen (z.B. für Treibstoff, Reparaturen, Kfz-Versicherung und Kfz-Steuer) zuzüglich der USt und die Absetzung für Abnutzung (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 S. 8 ff. LStR; vgl. auch die Beispielsrechnung bei Starke, DB 1996, 550, 551). Die USt muss bei dem vorsteuerabzugsberechtigten Arbeitgeber mit einbezogen werden, da diese beim Arbeitnehmer als Endverbraucher auch anfallen würden (zur USt im Bereich des Arbeitgebers vgl. BMF-Schreiben v. 21.2.1996, DStR 1996, 304; Hünnekens, NWB 1996 F. 7, S. 4719 ff.). Der AfA sind die tatsächlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten (einschließlich USt) des einzelnen Kfz zugrunde zu legen. Ein Durchschnittswert ist unzulässig (BMF-Schreiben v. 4.4.2018, BStBl I 2018, 592 ff.).