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Die strengen Formvorschriften des Grundstücksrechts machen es erforderlich sicherzustellen, dass die notwendigen Erklärungen von dem im Grundbuch eingetragenen Berechtigten/Eigentümer abgegeben werden und – wenn es sich um eine juristische Person handelt – die Vertretungsberechtigung der handelnden Person(en) in öffentlich beglaubigter Form nachgewiesen ist (§ 31 GBO).
Grundsätzlich ist eine Vollmacht formfrei, § 167 Abs. 2 BGB. Jedoch ist für die Vollmacht zum Kauf bzw. Verkauf eines Grundstücks eine notarielle Beurkundung notwendig, wenn sie unwiderruflich erteilt wird oder mit der Bevollmächtigung die gleichen Bindungswirkungen eintreten sollen wie durch den Abschluss eines formbedürftigen Kaufvertrages. Unabhängig hiervon ist die Vollmacht gem. § 29 GBO durch eine öffentliche oder eine öffentlich beglaubigte Urkunden nachzuweisen.
Handelt der Vertreter ohne Vertretungsmacht, ist der Vertrag schwebend unwirksam, § 177 Abs. 1 BGB. Er kommt daher nur zustande, wenn der Vertretene ihn genehmigt. In der Praxis ist es durchaus üblich, dass nur eine Vertragspartei während der Beurkundung anwesend ist und, unter dem Vorbehalt der Genehmigung durch die andere Vertragspartei, Erklärungen für beide abgibt. Hinsichtlich der Wirksamkeit des Vertrages ist dabei zwischen zwei Varianten zu unterscheiden: Tritt ein Bevollmächtigter ohne unterschriftsbeglaubigte Vollmacht oder eine notarielle Ausfertigung einer Vollmachtserklärung auf, berührt dies nicht die Wirksamkeit des Vertrages. Es fehlen jedoch die Voraussetzungen für die Eintragung im Grundbuch gem. § 29 GBO, so dass die notwendige Eintragung im Grundbuch nicht vorgenommen wird. Handelt hingegen ein vollmachtloser Vertreter, ist der Vertrag schwebend unwirksam. Die Wirksamkeit hängt davon ab, ob der Vertretene den Vertrag genehmigt. Geschieht dies nicht, haftet ein Vertreter ohne Vertretungsmacht auf Erfüllung oder Schadensersatz gem. § 179 Abs. 1 BGB, es sei denn, der Vertreter handelt ausdrücklich ohne Vertretungsmacht.
Bildet das zu veräußernde Grundstück das gesamte oder nahezu das gesamte Vermögen des Verkäufers und lebt dieser in Zugewinngemeinschaft mit seinem Ehegatten, ist nach § 1365 BGB für die Wirksamkeit des Kaufvertrages die Zustimmung des Ehegatten notwendig. Macht das zu veräußernde Grundstück das gesamte Vermögen einer Personenhandelsgesellschaft oder einer Kapitalgesellschaft aus, ist der Kaufvertrag nur wirksam, wenn die Gesellschafter zustimmen.
Für den Fall der Veräußerung durch Erben muss ein Erbschein in Ausfertigung vorliegen (nicht nur in beglaubigter Abschrift). Für die Ausnutzung einer Belastungsvollmacht ist gegebenenfalls die Zwischeneintragung der Erben erforderlich.
Bei Gesamthandsgemeinschaften (Erbengemeinschaft) müssen alle Mitglieder am Vertragsschluss beteiligt sein.