§ 1c Individualarbeitsrecht – Teil 3 / c) Formalia

Rz. 260

Die äußere Form des Zeugnisses spiegelt die dem Arbeitnehmer entgegengebrachte Wertschätzung wider. Daher ist das Zeugnis auf haltbares Papier guter Qualität, regelmäßig auf DIN-A4-Geschäftspapier des Arbeitgebers ohne Ausbesserungen, Flecken oder Beschädigungen abzufassen.^[447] Grundsätzlich nicht zu beanstanden ist es, wenn das Zeugnis zweimal gefaltet wird, um es in einem Geschäftsumschlag üblicher Größe zu versenden, sofern das Original kopierfähig ist und die Knicke sich auf der Kopie nicht abzeichnen.^[448] Auch die körperliche Verbindung mehrerer Zeugnisseiten mit einem Heftgerät ist unproblematisch – es besteht kein Anspruch auf ein "ungetackertes, ungeknicktes" Zeugnis.^[449] Wenn üblicherweise gelochtes Geschäftspapier verwendet wird (hier: kleiner Handwerksbetrieb), dann stellt dessen Verwendung auch kein verbotenes Geheimzeichen i.S.v. § 109 Abs. 2 S. 2 GewO dar.^[450]

Viele Arbeitgeber werben Arbeitnehmer auch aus dem nicht-deutschen Ausland an, für die Deutsch eine Fremdsprache ist und die sie kaum oder gar nicht beherrschen, und Englisch wird nicht selten als Unternehmenssprache eingesetzt. Nicht überraschend ist daher, dass zunehmend Arbeitnehmer, insbesondere wenn sie der deutschen Sprache nicht (ausreichend) mächtig sind oder sich beruflich ins Ausland orientieren, die Erteilung von Zeugnissen in englischer Sprache (certificate of employment, letter of recommendation, reference u.Ä.) wünschen. Dies ist für viele Arbeitgeber schon aus sprachlichen Gründen nur schwerlich zu erfüllen – die Besonderheiten der deutschen Zeugnissprache lassen sich kaum oder nur schlecht ins Englische (oder andere Fremdsprachen) übersetzen und wirken dort oftmals eher befremdlich. Das Zeugnis ist auch grundsätzlich in deutscher Sprache auszustellen,^[451] sofern nicht aus anderem Grund ein Anspruch auf Erteilung in englischer Sprache besteht. War allerdings ein Arbeitsverhältnis durch die Nutzung einer Fremdsprache geprägt, etwa weil Arbeitgeber und Arbeitnehmer untereinander (also nicht gegenüber Kunden) in dieser Sprache kommuniziert haben, so wird das Zeugnis auch in dieser abzufassen sein.^[452] Der Arbeitnehmer muss dann gegebenenfalls selbst und auf eigene Kosten für eine Übersetzung des Zeugnisses sorgen. Wegen der erwähnten erheblichen Schwierigkeiten, in einer Fremdsprache genau den Ton zu treffen, den man mit dem deutschsprachigen Zeugnistext sehr viel besser getroffen hätte, empfiehlt es sich, mit dem Arbeitnehmer eine Klärung herbeizuführen, was sich beide Parteien denn unter dem Zeugnis vorstellen. Einigt man sich allerdings auf z.B. einen letter of recommendation nach angelsächsischem Vorbild, so ist damit jedenfalls der Anspruch aus § 109 GewO auf Erteilung eines qualifizierten Zeugnisses nicht erfüllt oder verstößt sogar dagegen. Allerdings kann dann unter dem Gesichtspunkt der Verwirkung je nach Sachverhalt ein Anspruch auf Erteilung eines qualifizierten Zeugnisses erloschen sein.

Rz. 261

Praxishinweis

Unterstreichungen, auch gedruckte, das Benutzen von Frage- oder Ausrufezeichen sowie Hervorhebungen durch fettgedruckten oder kursiven Text oder Anführungszeichen sind zu unterlassen, da sie als "Geheimzeichen" gewertet werden können.^[453]

Rz. 262

Das Zeugnis sollte die Überschrift "Zeugnis", "Vorläufiges Zeugnis" oder "Zwischenzeugnis" tragen.^[454] Es ist in Schriftform zu verfassen – elektronische Form genügt gemäß § 109 Abs. 3 GewO trotz aller Digitalisierungsreformen nicht – und in der dritten Person zu formulieren.^[455] Außerdem ist das tatsächliche Ausstellungsdatum zu benennen, d.h. beim Endzeugnis i.d.R. der letzte Tag des Arbeitsverhältnisses oder der folgende Arbeitstag, da zu diesem Zeitpunkt die Pflicht zur Zeugniserteilung entsteht. Allerdings ist ein vom Arbeitgeber berichtigtes Zeugnis auf das Datum des Ursprungszeugnisses zurückzudatieren, wenn die verspätete Ausstellung vom Arbeitnehmer nicht zu vertreten ist.^[456] Fordert der Arbeitnehmer den Arbeitgeber erst mehrere Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zur Zeugnisausstellung auf, obwohl in einem Vergleich die Erstellung eines Entwurfs seitens des Arbeitnehmers vereinbart wurde, besteht aufgrund der Wahrheitspflicht kein Anspruch auf Rückdatierung des Zeugnisses.^[457]

Rz. 263

Am Anfang steht eine Eingangsformel, in der der Arbeitnehmer mit vollem Namen, Berufsbezeichnung und erworbenen akademischen Graden sowie öffentlich-rechtlichen Titeln zu bezeichnen ist. Die Erwähnung des Geburtsdatums oder der aktuellen Wohnanschrift sind wohl (noch) als üblich anzusehen, allerdings kaum erforderlich und im Zweifel eher wegzulassen. Der kirchliche Arbeitgeber ist zur Angabe der Konfession berechtigt.

Zur Wahrung der Schriftform ist das Zeugnis handschriftlich dokumentenecht^[458] zu unterschreiben; ein Faksimile, Stempel oder die Kopie einer Unterschrift genügt auf keinen Fall. Die Unterschrift muss in der Weise erfolgen, wie der Unterzeichner auch sonst wichtige betriebliche Dokumente unterzeichnet. Weicht der Namenszug hiervon ab, li...