Prof. Dr. Alexander Krafka, Prof. Dr. Sabine Otte
Rz. 82
Für Anmeldungen zur Eintragung im Handelsregister sieht § 12 Abs. 1 HGB die öffentlich beglaubigte Form vor. Erforderlich ist daher die Beglaubigung der Unterschriften der anmeldenden Personen (§ 129 BGB). In Deutschland sind nach § 20 Abs. 1 BNotO für diesen Vorgang der Beglaubigung Notare zuständig, die für das vorzunehmende Verfahren die Vorschriften der §§ 39, 40 BeurkG zu beachten haben. Ersetzt wird die Unterschriftsbeglaubigung durch die notarielle Beurkundung und durch die gerichtliche Protokollierung eines Prozessvergleichs (§§ 127a, 128 und 129 BGB). Ebenso möglich ist die Beglaubigung der Erklärung mittels Videokommunikation (§ 12 Abs. 1 Satz 2 HGB i.V.m. § 40a BeurkG).
Anmeldungen sind zur Eintragung in das Register "elektronisch in öffentlich beglaubigter Form" über einen Notar einzureichen (§ 12 HGB, § 378 Abs. 3 FamFG). Die entsprechenden Dokumente sind also in elektronische Form unter Beifügung eines elektronischen Zeugnisses nach § 39a BeurkG einzureichen.
Hinweis
Das Erfordernis der öffentlich-beglaubigten Form für Verfahrensanträge entspricht der Natur des Registerverfahrens als Teilgebiet der freiwilligen Gerichtsbarkeit. Dies dient einerseits der Sicherung einer Identitätskontrolle der Beteiligten und andererseits durch Einschaltung eines Notars der sachgerechten Formulierung und Stellung der erforderlichen Anträge. Letzteres findet seinen Ausdruck in § 378 Abs. 3 FamFG, wonach bei Handelsregisteranmeldungen eine zwingende notarielle Vorprüfung und die Einreichung der Anmeldung bei einem Notar zur Weiterleitung an das Registergericht vorgeschrieben sind.
Rz. 83
Der Formpflicht unterliegen nach den genannten Bestimmungen nur "Anmeldungen zur Eintragung" im Register. Ist Ziel der eingereichten Erklärung nicht die Herbeiführung einer Eintragung, so bleibt es daher bei dem stillschweigend der Regelung des § 25 Abs. 1 FamFG zugrunde liegenden Prinzip, dass die private Schriftform als Ausgangspunkt der elektronisch zu übermittelnden Aufzeichnung genügt. Als Beispiel hierfür lässt sich die Anmeldung des Aufsichtsratsvorsitzenden und dessen Stellvertreters durch den Vorstand einer AG nennen (§ 107 Abs. 1 Satz 2 AktG). In diesem Sonderfall erfolgt keine Registereintragung, sodass die Vorschrift des § 12 Abs. 1 Satz 1 HGB für diese Anmeldung nicht einschlägig ist.
Rz. 84
Die weitere Ausnahme von der öffentlich-beglaubigten Form von Registeranmeldungen aus der Vorschrift Art. 38 Abs. 2 EGHGB zur Beifügung eines Rechtsformzusatzes für Einzelkaufleute und Personenhandelsgesellschaften hat zeitbedingt keine große Bedeutung mehr.
Rz. 85
Zweifelhaft ist die Beurteilung der Formfrage bei der Anmeldung einer Änderung tatsächlicher Angaben. Gedacht sei bspw. an eine Umfirmierung eines Kommanditisten oder die Änderung des Namens eines Prokuristen durch Eheschließung. Dasselbe gilt bzgl. des im Register einzutragenden Vermerks des Wohnortes einzelner Personen. Die hierzu eingetretene Änderung betrifft die Bezeichnung der betroffenen Person und damit auch die Eintragung im Handelsregister. Zu Recht wird daher angenommen, dass auch in diesen Fällen die formellen Anforderungen einer regulären Registereintragung einzuhalten sind.
Die Einreichung von Handelsregisteranmeldungen erfolgt auf elektronischem Weg (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HGB). Hierzu wird vom einreichenden Notar eine spezielle Datei im sog. XML-Format erstellt, die gewährleistet, dass die so aufbereiteten Daten möglichst unmittelbar in die Registereintragung eingehen. Die näheren Bestimmungen zur elektronischen Übermittlung regeln gem. § 8a Abs. 2 HGB von den Ländern zu erlassende Ausführungsverordnungen.