Rz. 208
In § 61 PStG ist der Begriff "Nutzung" definiert als "Erteilung von Personenstandsurkunden aus einem Registereintrag, die Auskunft aus einem und die Einsicht in einen Registereintrag sowie die Durchsicht mehrerer Registereinträge; hierzu gehört auch eine entsprechende Verwendung der Sammelakten." Liegen die Voraussetzungen zur Einsicht in die standesamtlichen Sammelakten vor, hat der Standesbeamte auf Antrag Ablichtungen aus diesen zur Verfügung zu stellen.
Rz. 209
Unter "Einsicht" ist das Lesen eines bestimmten Eintrags, gegebenenfalls auch mehrerer Einträge, in einem Personenstandsbuch bzw. die Einsicht in den elektronischen Registereintrag zu verstehen. Die Gewährung der Einsicht ist nach allgemeinem Datenschutzrecht eine Form der Datenübermittlung. Die Einsicht darf nur insoweit gewährt werden, als der Einsicht nehmenden Person (als Datenempfänger) ein Benutzungsrecht zusteht. Die Einsicht kann daher nur innerhalb des Standesamtes unter Aufsicht gestattet werden, um sicherzustellen, dass die Einsichtnahme auf die Einträge beschränkt bleibt, für die ein Benutzungsrecht besteht.
Rz. 210
Die "Durchsicht" ist das Suchen in einem Personenstandsbuch bzw. in den elektronischen Registern, um einen bestimmten Eintrag zu finden oder eine größere Zahl von Einträgen oder Bänden auszuwerten. Die Benutzungsvorschriften gehen offenbar davon aus, dass diese Art der Benutzung behördlichen und gerichtlichen sowie wissenschaftlichen Zwecken vorbehalten ist, denn nur die Regelungen hierüber in § 65 Abs. 1 PStG und § 66 Abs. 1 PStG sehen neben Auskunft und Einsicht auch "Durchsicht" vor. Die speziellen Regeln für Behörden sind jedoch daran geknüpft, dass die Benutzung und die jeweilige Benutzungsart zur Erfüllung der behördlichen Aufgaben auch in der Zuständigkeit der anfragenden Stelle liegt. Hierzu benötigt demnach das Standesamt die Angabe des amtlichen Grundes und ggf. auch die Angabe der rechtlichen Grundlage.
Rz. 211
Die Erteilung von Personenstandsurkunden ist die gängige Form der Benutzung von Personenstandseinträgen. Die in Betracht kommenden Urkunden sind Geburtsurkunden (§ 59 PStG), Ehe- und Lebenspartnerschaftsurkunden (§§ 57, 58 PStG) und Sterbeurkunden (§ 60 PStG).
Rz. 212
Eine Auskunft über einzelne Angaben eines Personenstandseintrags ist in § 62 Abs. 2 PStG ausdrücklich genannt. Eine Auskunft ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn es nur um die Erlangung von Informationen für die weitere Erbenermittlung geht, aber nicht auch auf die Beschaffung eines urkundlichen Nachweises ankommt.
Rz. 213
Als Gegenstand der Auskunft kommen sämtliche, in den o.g. Urkunden üblicherweise enthaltenen Angaben in Betracht. Insbesondere jedoch kann nach § 62 Abs. 2 PStG das Standesamt auch Auskunft aus den Sammelakten erteilen. In diesen werden üblicherweise weitere Informationen zum Beurkundungsvorgang verwahrt. So z.B. die genaue letzte Wohnanschrift des Verstorbenen, die Benennung der den Personenstandsfall anzeigenden Person oder Stelle, usw. Auch diese Informationen können für die Erbenermittlung wichtig sein.