Rz. 39
Die Einladung (synonym: das Einberufungsschreiben) muss Ort und Beginn der Versammlung sowie die Beschlussgegenstände ankündigen; mehr nicht. Hinweise auf das geltende Stimmrecht, Stimmrechtsbeschränkungen usw. sind nicht erforderlich (wenn auch ggf. sinnvoll).
Rz. 40
Die Ankündigung der Beschlussgegenstände wird von § 23 Abs. 2 WEG gefordert: Demnach ist es "zur Gültigkeit eines Beschlusses erforderlich, dass der Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet ist". Für die geordnete Ankündigung der Beschlussgegenstände hat sich der Begriff der Tagesordnung“ eingebürgert, woraus das gebräuchliche Kürzel "TOP" für die einzelnen Tagesordnungspunkte ergibt. Die Tagesordnung muss erkennen lassen, was der Gegenstand der vorgesehenen Beschlussfassung ist. Der geladene Miteigentümer soll vor Überraschungen geschützt werden und sich überlegen können, ob er an der Versammlung teilnimmt und ob und wie er sich ggf. darauf vorbereitet. Dafür reicht eine schlagwortartige Bezeichnung des Beschlussgegenstandes aus. Es muss vor allem nicht jeder Beschlussgegenstand im Einzelnen erläutert und begründet werden. Man kann sich von dem Grundsatz leiten lassen: Je größer die Bedeutung und je kleiner der Wissensstand der Eigentümer ist, desto genauer ist der Gegenstand in der Einladung zu bezeichnen. Da nur der Gegenstand der Beschlussfassung anzukündigen ist, müssen die beabsichtigten Beschlüsse nicht vorformuliert werden, wenngleich das im Einzelfall sinnvoll sein kann. Werden bestimmte Beschlussanträge angekündigt, sind diese unverbindlich und können in der Versammlung geändert werden, solange nur das angekündigte Beschlussthema nicht verlassen wird.
Rz. 41
Praxistipp
Die Themensammlung für die Aufstellung der Tagesordnung erfolgt am besten unter Einbeziehung der Eigentümer. Hierfür muss der Verwalter die Kommunikation mit ihnen pflegen; vom "grünen Tisch" aus lässt sich keine gute Tagesordnung aufstellen. Sinnvoll ist die Rücksprache mit dem Verwaltungsbeirat (üblicherweise bei Gelegenheit der Rechnungsprüfung), obwohl dieser keine formelle Kompetenz zur Mitwirkung an der Tagesordnung hat. Bewährt hat sich auch eine Vorankündigung, die etwa einen Monat vor der Einberufung an die Miteigentümer versandt wird und in welcher der Verwalter mitteilt, mit welchen Tagesordnungspunkten und in welcher Kalenderwoche die Versammlung geplant ist, verbunden mit der Aufforderung, eventuelle weitere gewünschte Tagesordnungspunkte rechtzeitig mitzuteilen.
Rz. 42
Ein besonderer Hinweis darauf, dass zu den angekündigten Tagesordnungspunkten Beschlüsse gefasst werden können, ist nicht erforderlich, weil damit immer zu rechnen ist. Genau genommen ist es überflüssig, solche TOPs anzukündigen, zu denen keine Beschlussfassung erfolgen soll, wie z.B. bei einem TOP 1: "Formalia" oder einem TOP "Bericht von Verwaltung und Verwaltungsbeirat", denn anhören und besprechen darf die Gemeinschaft auch ohne Ankündigung beliebige Themen. Aber die Tagesordnung hat nicht nur den Zweck, der Ankündigungspflicht für Beschlüsse zu genügen, sondern auch, den Eigentümern mitzuteilen, was sie in der Versammlung erwarten können. Die Tagesordnung strukturiert den Ablauf der Versammlung und weist jedem Thema – ob mit oder ohne Beschlussfassung – einen bestimmten Platz in der Reihenfolge des Versammlungsablaufs zu. In diesem Sinne ist es sinnvoll, auch die TOPs ohne Beschlussfassung anzukündigen. Das gilt auch für den TOP "Verschiedenes" oder "Sonstiges", der inhaltlich zwar nichts ankündigt (weshalb hier keine Beschlüsse gefasst werden dürfen), aber trotzdem seine Berechtigung hat:
Rz. 43
Praxistipp
Es ist sinnvoll, in die Tagesordnung auch den TOP "Sonstiges" aufzunehmen. Der Zusatz "ohne Beschlussfassung" sollte aber nicht fehlen, um einer anderweitigen Erwartungshaltung der Eigentümer von vornherein entgegenzuwirken. Es kommt nämlich oftmals mehr oder weniger spontan der Wunsch auf, über unangekündigte Angelegenheiten zu sprechen und ggf. auch eine Regelung zu treffen (z.B. einzelne Miteigentümer dazu aufzufordern, etwas zu tun oder zu unterlassen usw.). Unter "Sonstiges" besteht dazu Gelegenheit. Und anstatt (anfechtbare) Beschlüsse zu fassen, kann die fragliche Angelegenheit ohne Beschlussfassung geregelt werden, indem z.B. nach einem unverbindlichen "Meinungsbild" im Protokoll vermerkt wird: "Es wurde besprochen, dass …; Man war sich einig, dass …; Die anwesenden Eigentümer waren überwiegend der Auffassung, dass …". Damit wird förmlich betrachtet nur der Versammlungsablauf dokumentiert – was nicht anfechtbar ist. Die Wirkung ist aber praktisch dieselbe wie die eines Beschlusses.
Rz. 44
Über viele Gegenstände kann nur dann rechtmäßig ein Beschluss gefasst werden, wenn die Eigentümer ausreichend informiert wurden. Insofern kann ein Verwalter den Eigentümern zwar zu wenige, aber fast nie zu viele Informationen geben. Von Interesse sind die "Vorgeschichte" ("was bisher geschah …") sowie die tatsächlichen und rechtlichen Hintergründe einer anstehenden Beschlussfa...