Der Entscheidung des OLG Brandenburg ist bei der gegebenen Sachlage zuzustimmen.
1. Grundsätzlich immer zu begründen
Kostenfestsetzungsbeschlüsse sind – wie grds. jede gerichtliche Entscheidung – zu begründen. Allerdings richtet sich der Umfang der Begründung nach den Umständen des Einzelfalls. Eine Begründung ist jedenfalls dann und insoweit erforderlich, wenn die Sach- und Rechtslage zweifelhaft oder unter den Beteiligten streitig war (von Eicken/Hellstab, Die Kostenfestsetzung, 24. Aufl., 2021, Kap. 4 Rn 96). Folglich ist immer eine Begründung erforderlich, wenn zwischen den Beteiligten Streit über den Anfall und/oder die Erstattungsfähigkeit von einzelnen oder allen Kostenpositionen bestanden hat. Dies war hier im Fall des OLG Brandenburg hinsichtlich der Aktenübersendungspauschale der Fall. Eine Begründung ist auch dann erforderlich, wenn nach der Rechtslage der Anfall und/oder die Erstattungsfähigkeit in der Rspr. umstritten ist.
2. Inhalt der Begründung
Die Begründung des Kostenfestsetzungsbeschlusses muss aus sich heraus oder i.V.m. der vorab zur Stellungnahme übersandten oder dem Beschluss beigefügten Kostenberechnung erkennen lassen, worüber der Rechtspfleger entschieden hat. I.Ü. soll der Rechtspfleger zu den Streitpunkten verständlich und nachvollziehbar Ausführungen machen. Dabei darf sich die Begründung nicht in formelhaften Formulierungen ("die Terminsreisekosten sind notwendig") oder in der reinen Wiedergabe des Gesetzeswortlauts (etwa des § 91 Abs. 1 ZPO) erschöpfen.
3. Wann muss zwingend begründet werden?
Somit ist ein Kostenfestsetzungsbeschluss dann zu begründen, wenn der Rechtspfleger den Anträgen des Antragstellers nicht oder nicht vollständig entsprochen hat (OLG Koblenz AGS 2003, 414). Gleiches gilt, wenn der Rechtspfleger umstrittene Posten festgesetzt oder abgesetzt hat (OLG Hamburg MDR 2002, 1274; OLG Düsseldorf JurBüro 1974, 371; OLG Düsseldorf JurBüro 1981, 1540 = Rpfleger 1981, 408). Dabei muss die Begründung aus sich heraus verständlich sein (OLG Stuttgart JurBüro 1978, 1252). Folglich müssen die Entscheidungsgründe so präzise und ausführlich sein, dass den am Verfahren Beteiligten und auch dem Rechtsmittelgericht auf ihrer Grundlage eine Überprüfung der Entscheidung möglich ist (OLG Saarbrücken AGS 2007, 645).
4. Floskelhafte Begründung genügt nicht
Eine nur floskelhafte Begründung ist verfahrensrechtlich wie das Fehlen einer Begründung zu behandeln, dies kann etwa dann der Fall sein, wenn der Rechtspfleger in dem Kostenfestsetzungsbeschluss für die Festsetzung von Mahnanwaltskosten lediglich ausführt, der Kläger habe mit einem Widerspruch des Beklagten und dem damit verbundenen Anwaltswechsel nicht rechnen können, ohne hierzu entsprechende Anknüpfungstatsachen zu erwähnen (OLG Hamm AnwBl 2000, 323 = MDR 2000, 174). Eine solche floskelhafte Begründung, die eine umfassende Überprüfung der richtigen Gesetzesanwendung nicht zulässt, widerspricht dem Grundsatz des rechtlichen Gehörs (Art. 103 Abs. 1 GG) und führt dazu, dass im Falle der Anfechtung der Kostenfestsetzungsbeschluss aufgehoben und die Sache an den Rechtspfleger zurückgegeben wird (OLG Hamm, a.a.O.; OLG Hamm JurBüro 1991, 682; OLG Frankfurt JurBüro 1999, 494).
Insbesondere bei Entscheidung über streitige Posten, etwa dann, wenn die Parteien des Kostenfestsetzungsverfahrens bereits vor Erlass des Beschlusses ausführlich darüber gestritten haben, ob eine bestimmte Gebühr angefallen war, ist eine Begründung erforderlich (LAG Düsseldorf JurBüro 1999, 536 = Rpfleger 1999, 436: Die Rechtspflegerin hatte im Fall des LAG Düsseldorf vor Erlass des Kostenfestsetzungsbeschlusses die gegenteilige Auffassung vertreten und den Parteien mitgeteilt und hat dann ihre Auffassung im Kostenfestsetzungsbeschluss geändert).
5. Ausnahmsweise keine Begründung erforderlich
Eine Begründung des Kostenfestsetzungsbeschlusses ist ausnahmsweise dann nicht erforderlich, wenn der Beschluss aus sich heraus i.V.m. der vorab zur Stellungnahme übersandten oder dem Beschluss beigefügten Kostenrechnung verständlich und überprüfbar ist und der Kostenfestsetzungsantrag keine umstrittenen Kostenpositionen enthält (Zöller/Herget, ZPO, 34. Aufl., 2022, § 104 Rn 21.21).
6. Folgen einer fehlerhaften oder fehlenden Begründung
Enthält der Kostenfestsetzungsanspruch keine diesen Anforderungen entsprechende Begründung, hat der Rechtspfleger die Begründung spätestens in seinem zu erlassenden Abhilfe- oder Nichtabhilfebeschluss nachzuholen (§ 11 Abs. 1 RPflG i.V.m. § 572 Abs. 1 S. 1 ZPO, OLG Hamburg MDR 2002, 1274; OLG Frankfurt JurBüro 2010, 90; OLG Rostock JurBüro 2012, 196). Anderenfalls ist der Kostenfestsetzungsbeschluss im Umfang der Anfechtung bereits wegen des Verfahrensfehlers des Rechtspflegers aufzuheben.
Diesen Anforderungen werden Kostenfestsetzungsbeschlüsse in der Praxis nicht immer gerecht. Dem Erstattungspflichtigen bleibt dann zunächst nichts anderes übrig, als gegen den Beschluss befristete Erinnerung/sofortige Beschwerde einzureichen, um jedenfalls eine nachträg...