Arbeitnehmerbewirtung / 7 Steuerfreie Erstattung von Bewirtungskosten

Bewirtet der Arbeitnehmer Geschäftsfreunde seines Arbeitgebers in einer Gaststätte und erstattet der Arbeitgeber die in der vorgelegten Bewirtungsrechnung ausgewiesenen Bewirtungskosten, ist der Kostenersatz beim Arbeitnehmer als Auslagenersatz steuerfrei. Der auf den Arbeitnehmer entfallende Teil der Bewirtungskosten ist kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Allerdings mindern sich die vom Arbeitgeber steuerfrei zahlbaren Verpflegungspauschalen auch bei einer Bewirtung von Geschäftsfreunden während einer Dienstreise des Arbeitnehmers.

Geschäftliche Bewirtungskosten zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar

Der Arbeitgeber kann die ersetzten geschäftlichen Bewirtungskosten mit 70 % als Betriebsausgaben abziehen, auch soweit sie auf den Arbeitnehmer entfallen, wenn die vom Arbeitnehmer vorgelegte Bewirtungsrechnung die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt^[2], z. B. maschinell erstellt und maschinell registriert ist, Namen und Anschrift der Gaststätte sowie das ausgedruckte Datum der Bewirtung enthält; handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel reichen nicht aus. Die Angabe der Steuernummer der Gaststätte (des leistenden Unternehmers) oder die vom BZSt nach umsatzsteuerlichen Vorschriften erteilte USt-IdNr. sind ebenfalls erforderlich, es sei denn der Gesamtrechnungsbetrag übersteigt 250 EUR nicht (sog. Kleinbetragsrechnung i. S. d. § 33 UStDV).^[3]

Die Bewirtungsleistungen müssen in der Rechnung im Einzelnen ausgewiesen werden; die Angaben "Speisen und Getränke" und die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme genügen nicht. Zulässig sind aber Bezeichnungen wie z. B. "Menü 1", "Tagesgericht 2" oder "Lunch-Buffet" und aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen. Die Rechnung muss auch den Namen des Bewirtenden enthalten, wenn der Rechnungsbetrag 250 EUR übersteigt. Der Name kann vom Gastwirt handschriftlich auf der Rechnung vermerkt werden.^[4]

Wichtig

Genauen Anlass der Bewirtung nennen

Die Angabe dient zum Nachweis, dass die Bewirtung betrieblich/beruflich veranlasst war. Daher ist der Zusammenhang mit einem konkreten geschäftlichen Vorgang oder einer bestimmten Geschäftsbeziehung einzutragen.

Nicht ausreichend sind allgemein gehaltene Angaben wie

• "Arbeitsessen"
• "Kundenpflege" oder
• "Infogespräch".

Ebenso wenig ausreichend ist die Angabe der Geschäftsbeziehung zur bewirteten Person. Anhand solcher Angaben kann der Nachweis der betrieblichen Veranlassung im Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang oder einer Geschäftsbeziehung nicht geführt werden. Im Regelfall ist neben dem Hinweis auf die von den bewirteten Personen vertretene Firma und den Gegenstand der Besprechungen/Verhandlungen die Angabe des konkreten geschäftlichen Anlasses erforderlich. Dies gilt auch für Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater oder Apotheker, die sich nicht auf ihre beruflichen Verschwiegenheitspflichten berufen können.

Trinkgelder ebenfalls nur zu 70 % abziehbar

Trinkgelder, die durch maschinell erstellte und registrierte Rechnungen nicht auszuweisen sind, werden anerkannt, wenn es sich um übliche Beträge (etwa bis 6 EUR) handelt; für höhere Trinkgelder kann der Nachweis z. B. dadurch geführt werden, dass das Trinkgeld vom Empfänger auf der Rechnung handschriftlich quittiert wird.^[5]

Steuerfreier Auslagenersatz trotz formaler Mängel

Im Übrigen sind vom Arbeitgeber ersetzte Bewirtungskosten beim Arbeitnehmer auch dann als Auslagenersatz steuerfrei, wenn die vorgelegte Bewirtungsrechnung den genannten Anforderungen nicht entspricht und der Arbeitgeber deshalb keine Betriebsausgaben geltend machen kann. Das gilt insbesondere dann, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Bewirtung seiner Geschäftsfreunde ausdrücklich beauftragt hat.

[1]

[2] § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG.

[3]

S. Betriebliche Bewirtungskosten in der Entgeltabrechnung.

[4] FG Berlin-Brandenburg, Urteil v. 8.11.2021, 16 K 11381/18.

[5] BMF, Schreiben v. 30.6.2021, IV C 6 – S 2145/19/10003 :003, BStBl 2021 I S. 908, Rz. 8.