Betriebsveranstaltung: Abrechnung der Aufwendungen / 4.2.2.3 Teilnahme von Konzernmitarbeitern oder Leiharbeitnehmern

Eine Betriebsveranstaltung liegt auch dann vor, wenn an einer betrieblichen Veranstaltung mit gesellschaftlichem Charakter Arbeitnehmer anderer Unternehmen im Konzernverbund oder Leiharbeitnehmer teilnehmen. In diesen Fällen ist der Freibetrag von bis zu 110 EUR für diese Personen ebenfalls anzuwenden, wenn

• die Betriebsveranstaltung allen Arbeitnehmern und damit z. B. auch allen Leiharbeitnehmern, die im Betrieb des Entleihers tätig sind, offensteht und
• es sich um die einzige oder 2. Betriebsveranstaltung handelt, an welcher der Konzernmitarbeiter bzw. Leiharbeitnehmer in diesem Jahr teilnimmt.

Wie bereits für die Frage, ob der Begriff der Betriebsveranstaltung erfüllt ist^[1], sind auch für die Anwendung des Freibetrags und die etwaige Besteuerung des übersteigenden Betrags Arbeitnehmer von verbundenen Unternehmen und Leiharbeitnehmer den eigenen Mitarbeitern gleichgestellt. Für die zutreffende lohnsteuerliche Behandlung von Konzernmitarbeitern und Leiharbeitnehmern bei Betriebsveranstaltungen, die das verbundene Unternehmen bzw. die Entleiherfirma durchführt, ist es deshalb wichtig, ob sie im Kalenderjahr auch an Betriebsveranstaltungen bei anderen Konzerngesellschaften bzw. anderen Entleihern und ggf. beim eigenen Arbeitgeber teilgenommen haben. Denn dadurch kann es zum Verbrauch des Freibetrags kommen, der lediglich arbeitnehmerbezogen auf 2 begünstigte Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr begrenzt ist.

Die Finanzverwaltung verlangt daher, dass der Zuwendende, der die Freibetragsregelung für eine Betriebsveranstaltung mit Teilnahme von Konzernmitarbeitern oder Leiharbeitnehmern anwenden möchte, sich beim Arbeitgeber vergewissern muss, ob die 2-malige Nutzung des Freibetrags nicht bereits bei anderen Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr erfolgt und daher verbraucht ist.

Praxis-Beispiel

110-EUR-Freibetrag für Einsätze bei Entleiherfirmen

Ein Leiharbeitnehmer, der ausschließlich am Band einer Entleiherfirma arbeitet, nimmt am Betriebsausflug und der Weihnachtsfeier des Entleihers teil. Sowohl beim Betriebsausflug als auch bei der Weihnachtsfeier übersteigen die Zuwendungen des Arbeitgebers nicht den Freibetrag von 110 EUR. Die Verleihfirma als Arbeitgeber hat anlässlich des 25-jährigen Bestehens eine Firmenjubiläumsfeier für sämtliche Zeitarbeitnehmer durchgeführt.

Ergebnis: Der Leiharbeitnehmer hat damit im Kalenderjahr an 3 Betriebsveranstaltungen teilgenommen. Die Anwendung des Freibetrags von 110 EUR ist auf 2 begünstigte Veranstaltungen beschränkt. Auch wenn die Entleiherfirma für ihre eigenen Arbeitnehmer die beim Betriebsausflug und der Weihnachtsfeier zugewendeten Vorteile unter Berücksichtigung des Freibetrags lohnsteuerfrei gewähren kann, muss bzgl. des Leiharbeitnehmers eine Abstimmung mit der Zeitarbeitsfirma als Arbeitgeberin erfolgen. Wenn für das Firmenjubiläum des Verleihers der Freibetrag bereits berücksichtigt worden ist, ist entweder die Teilnahme am Betriebsausflug oder an der Weihnachtsfeier lohnsteuerpflichtig. Möglich ist auch die Nachversteuerung durch den Arbeitgeber.

Leiharbeitnehmer arbeitet bei verschiedenen Entleihern

Noch größere praktische Schwierigkeiten ergeben sich für die korrekte steuerliche Abwicklung von Betriebsveranstaltungen, wenn Leiharbeitnehmer während des Jahres bei verschiedenen Entleihern an deren Betriebsveranstaltungen teilnehmen. Vor diesem Hintergrund ist die Verpflichtung besonders wichtig, sich wegen der Anwendung des Freibetrags mit dem Arbeitgeber, also dem Verleiher, bei dem die Informationen zur Anwendung des Freibetrags zusammenlaufen sollen, in Verbindung zu setzen. Trotz der Informationsbündelung beim Arbeitgeber können Fehler vorkommen. In diesen Fällen ist anzuraten, dass der Entleiher die Zuwendungen an den Leiharbeitnehmer anlässlich einer Betriebsveranstaltung aus Vereinfachungsgründen immer als steuerpflichtigen Arbeitslohn behandelt. Auch insoweit besteht für ihn die Möglichkeit der Steuerübernahme mit dem Pauschsteuersatz von 25 %.^[2]

Wichtig

Pauschalbesteuerung oder individuelle Besteuerung nach ELStAM

Sind die Zuwendungen an Konzernmitarbeiter oder Leiharbeitnehmer anlässlich von Betriebsveranstaltungen Arbeitslohn, weil der Freibetrag von 110 EUR oder die Anzahl von 2 begünstigten Veranstaltungen überschritten sind, besteht die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung.^[3] Die Pauschalbesteuerung kann sowohl der Zuwendende als auch der Arbeitgeber vornehmen.^[4] Es kommt aber auch eine individuelle Besteuerung des Arbeitslohns nach den ELStAM des Arbeitnehmers in Betracht. Diese ist jedoch nicht vom Zuwendenden, sondern vom Arbeitgeber vorzunehmen, der den Arbeitslohn von dritter Seite der Lohnbesteuerung unterwirft.

[1] S. Abschn. 2.

[2] S. Abschn. 5.

[3] § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG.

[4] BMF, Schreiben v. 14.10.2015, IV C 5 – S 2332/15/10001, BStBl 2015 I S. 832, Tz. 5.