Dipl.-Volksw. Fritz Schmidt
Bei Genossenschaften mit mehr als 1.500 Mitgliedern kann in der Satzung bestimmt werden, dass statt einer Mitgliederversammlung eine Vertreterversammlung durchzuführen ist. Die Mitglieder wählen dann aus ihren Reihen Vertreter, die auf der Vertreterversammlung stimmberechtigt sind und dort die nach Satzung und Gesetz erforderlichen Beschlüsse fassen.
1.4.1 Offenlegung der Kontaktdaten der Vertreter einer Genossenschaft
Nach § 43a Abs. 6 GenG ist eine Liste mit den Namen sowie den Anschriften, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen der gewählten Vertreter und Ersatzvertreter zur Einsichtnahme für die Mitglieder mindestens 2 Wochen lang in den Geschäftsräumen der Genossenschaft und ihren Niederlassungen auszulegen oder bis zum Ende der Amtszeit der Vertreter auf der Internetseite der Genossenschaft zugänglich zu machen. Die Auslegung oder die Zugänglichkeit im Internet ist in einem öffentlichen Blatt bekannt zu machen. Jedes Mitglied kann jederzeit eine Abschrift der Liste der Vertreter und Ersatzvertreter verlangen; hierauf ist in der Bekanntmachung ebenfalls hinzuweisen.
Für die Genossenschaft stellt sich die Frage, ob sie die Liste der Vertreter in der Genossenschaft zur Einsicht auslegt oder auf der Internetseite veröffentlicht. Da nur die Mitglieder das Recht auf Einsicht haben, ist ähnlich wie bei der Mitgliederliste das Bestehen der Mitgliedschaft zu prüfen, wenn jemand Einsichtnahme in die Liste der Vertreter begehrt. Wird die Liste im Internet veröffentlicht, ist auch hier sicherzustellen, dass nur Mitglieder in die Liste Einsicht nehmen können. Damit ist die Liste in einem geschützten Mitgliederbereich der Internetseite zugänglich zu machen. Dies erfordert, dass die Internetseite über einen solchen geschützten Bereich verfügt und die Zugangsdaten zu diesem geschützten Bereich ausschließlich den Mitgliedern zugänglich gemacht werden. Damit erscheint es vom Verwaltungsaufwand her deutlich einfacher, die Liste zur Einsichtnahme in den Geschäftsräumen der Genossenschaft auszulegen.
Wie bei der Mitgliederliste haben die Mitglieder Anspruch darauf, dass die Genossenschaft ihnen eine Abschrift der Liste der Vertreter zur Verfügung stellt. Aufgrund der gesetzlichen Regelung bestehen datenschutzrechtlich keine Bedenken gegen die Übermittlung der Liste – solange die Liste nur die gesetzlich geforderten personenbezogenen Daten enthält.
Die Veröffentlichung der Telefonnummer oder E-Mail-Adresse der Vertreter ist datenschutzrechtlich unbedenklich, weil die Veröffentlichung gesetzlich vorgeschrieben ist.
1.4.2 Informationspflichten bei der Erhebung der personenbezogenen Daten der Vertreter
Ein Vertreter, der mit der Aufnahme seiner Telefonnummer oder seiner E-Mail-Adresse nicht einverstanden ist bzw. diese nicht offenbart, kann nicht Vertreter sein. Es empfiehlt sich deshalb, bereits vor der Vertreterwahl diese Kontaktdaten bei den Kandidaten zu erheben und sie auf die Veröffentlichung in der Liste der Vertreter aufmerksam zu machen. Bei der Erhebung der Kontaktdaten treffen die Genossenschaft die bereits in dem Beitrag Informations- und Auskunftspflichten bei der Datenerhebung erläuterten Informationspflichten. Es ist noch ungeklärt, ob die Genossenschaft im Hinblick darauf, dass jedes Mitglied auch Vertreter werden könnte, bereits bei der Aufnahme seine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse erheben darf. Selbst wenn dies datenschutzrechtlich zulässig wäre, erscheint dies nicht sinnvoll, weil bis zur Kandidatur Jahre vergehen können, sodass die Daten – wenn sich denn das Mitglied zur Wahl stellen sollte – nicht mehr aktuell sein könnten und erneut erhoben werden müssen.
Datenerhebung vor Vertreterwahl
Aus Gründen der Praktikabilität ist es sinnvoll, bereits vor der Vertreterwahl von den zur Wahl stehenden Bewerbern die aktuellen Daten – ggf. erneut – zu erheben und darauf aufmerksam zu machen, dass ohne die Offenlegung dieser Daten eine Wahl zum Vertreter nicht zulässig ist. Bei der Datenerhebung sind den Kandidaten die in dem Beitrag Informations- und Auskunftspflichten bei der Datenerhebung genannten Informationen zu geben.
Sofern ein Vertreter seine Telefonnummer oder seine private E-Mail-Adresse nicht veröffentlichen will, wäre es u. E. nicht schädlich, wenn sich der Vertreter eine gesonderte E-Mail-Adresse besorgt, über die dann die E-Mail-Kommunikation im Rahmen seines Vertreteramts läuft.
Musterformulierung für die Information der Vertreter vor der Wahl
Wir bedanken uns für Ihre Bereitschaft, sich als Vertreter bzw. als Ersatzvertreter für die Vertreterversammlung zur Wahl zu stellen. Gemäß Art. 13 DSGVO sind wir verpflichtet, Sie vor der Wahl darüber zu informieren, dass nach § 43a Abs. 6 GenG die Vertreter in eine Liste mit Name, Anschrift, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse einzutragen sind. Diese Liste wird zur Einsichtnahme für die Mitglieder mindestens 2 Wochen lang in den Geschäftsräumen der Genossenschaft ausliegen. Auch nach Ablauf der Auslegungsfrist können Mitglieder jederzeit eine Abschrift dieser Liste verlangen. Bitte teilen Sie uns deshalb bereits vor der Wahl die genannten Kontaktdaten mit. Vertreter oder Ersatzvertreter, die mit der O...