Formale Anforderungen an die GmbH-Gesellschafterliste

Zusammenfassung

Seit Juli 2018 sieht die Gesellschafterlistenverordnung die Aufnahme einer Veränderungsspalte in die GmbH-Gesellschafterliste vor. Eine Pflicht hierzu besteht jedoch nicht in jedem Fall.

Hintergrund

Der beteiligte Notar reichte für die GmbH die aktualisierte Gesellschafterliste zum Handelsregister des Amtsgerichts Charlottenburg eine. Das Amtsgericht lehnte die Übernahme der Gesellschafterliste in das elektronische Handelsregister ab, da die erforderliche Veränderungsspalte fehle.

Der Beschluss des KG Berlin v. 26.3.2019, 22 W 81/18

Das KG Berlin hat der Beschwerde des Notars abgeholfen und das Amtsgericht Charlottenburg angewiesen, die Gesellschafterliste auch ohne Veränderungsspalte aufzunehmen. Denn auch nach Inkrafttreten der neuen Gesellschafterlistenverordnung (GesLV) sei nur im Rahmen von § 2 Abs. 2 GesLV vorgesehen, dass Veränderungen auch in der Veränderungsspalte kenntlich zu machen sind. Bestehe keine Pflicht zur Eintragung der Veränderungen in der Veränderungsspalte, darf das Registergericht auch nicht verlangen, dass die Gesellschafterliste um eine (leere) Veränderungsspalte ergänzt werde.

Anmerkung

Den im elektronischen Handelsregister hinterlegten und dort frei abrufbaren Gesellschafterlisten kommt seit der Gesetzesänderung des MoMiG im Jahr 2008 eine immer größere Bedeutung zu. Zum einen dienen sie der Information und zum anderen kommt ihnen eine Legitimations- und Rechtsscheinwirkung zu. Denn nur wer als Gesellschafter einer GmbH eingetragen ist, kann auch als solcher handeln (§ 16 GmbHG). Daher ist eine möglichst schnelle Aufnahme einer aktualisierten Gesellschafterliste nach Eintritt einer Änderung wichtig. Und nach Eintritt einer Änderung sind Geschäftsführer (z.B. bei Vererbung, Einziehung o.ä.) oder Notar (z.B. bei Anteilsübertragungen, Umstrukturierungen u.ä.) zur Einreichung einer aktualisierten Gesellschafterliste verpflichtet.

Welchen formalen Anforderungen die Gesellschafterliste entsprechen muss, ist umstritten und hat in der Vergangenheit häufig zur Ablehnung der Listen durch die Registergerichte geführt. Mit Einführung der Gesellschafterlistenverordnung sollten diese Unsicherheiten behoben und einheitliche Richtlinien geschaffen werden. Dies ist nur zum Teil geglückt. Denn die Verordnung lässt den einreichungspflichtigen Notaren und Geschäftsführern weiterhin einen gewissen Spielraum. Insbesondere bei der Veränderungsspalte gibt es nur zwei Fälle – die Erstellung einer Bereinigungsliste und die Eintragung der bisherigen Nummerierung dabei – in denen die Veränderungsspalte zwingend aufzunehmen ist. Darüber hinaus "soll" und "kann" eine Veränderung in der Veränderungsspalte eingetragen werden. Diese Wahlmöglichkeiten innerhalb der Gesellschafterlistenverordnung bergen die Gefahr, dass auch zukünftig über die formalen Anforderungen einer Gesellschafterliste gestritten wird und das Risiko der Ablehnung der Gesellschafterliste weiterhin bestehen bleibt. Zur Absicherung einer möglichst schnellen Aufnahme in das elektronische Handelsregister sollte ggf. Kontakt mit dem zuständigen Handelsregister aufgenommen und geklärt werden, welche formale Anforderungen nach deren Praxis bestehen.