Darüber hinaus müssen verpflichtete Unternehmen ein "angemessenes" unternehmensinternes Beschwerdeverfahren vorsehen, an das sich Mitarbeiter mit Beschwerden und Meldungen bezüglich menschenrechts- und umweltbezogener Risiken und Pflichtverletzungen wenden können.[1]
Dieses Beschwerdeverfahren soll – so die Mindestanforderung – unternehmensintern allen Personen offenstehen, die auf Risiken oder Pflichtverletzungen hinweisen können, die durch das wirtschaftliche Handeln eines Unternehmens im eigenen Geschäftsbereich oder eines unmittelbaren Zulieferers entstanden sind. Die Verfahrensordnung des Beschwerdeverfahrens muss in Textform öffentlich zugänglich gemacht werden.
Verpflichtete Unternehmen müssen vor diesem Hintergrund unabhängige, nicht weisungsgebundene und unparteiische Personen als Meldestelle benennen. Hierfür eignen sich Mitarbeiter der Compliance-Stelle, der Rechtsabteilung oder externe Berater, etwa Vertrauensanwälte oder Ombudspersonen. Ggf. kann diese Stelle auch an die HR ausgelagert werden, wobei sicherzustellen ist, dass keine Weisungsgebundenheit und keine Parteilichkeit vorliegen.
Auch sind durch die Hinweisgeberstelle im Unternehmen stets die datenschutzrechtlichen Anforderungen zu beachten, da Hinweisgebermeldungen oftmals vertrauliche und zu schützende personenbezogene Daten beinhalten werden, in Bezug auf welche die Möglichkeit der Datenverarbeitung im Einzelfall geprüft werden muss. In der Regel sollte dies durch eine (datenschutz-)rechtliche Prüfung der jeweiligen Meldungen sichergestellt werden.
Etablierung von Hinweisgebersystemen
Aus Praktikabilitäts-, Effizienz- und Kostengründen empfiehlt sich insoweit regelmäßig die "Zusammenlegung" des Beschwerdeverfahrens nach dem LkSG mit anderen Hinweisgebersystemen, welche die nach dem LkSG verpflichteten Unternehmen ggf. einführen müssen. Z. B. dürften gemäß LkSG verpflichtete Unternehmen in der Regel auch zur Einführung einer Hinweisgeberhotline gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (HinSch-RL) zur Einführung einer internen Hinweisgeberstelle verpflichtet sein. Auch das HinSchG sieht sowohl Hinweisgebermeldungen zu Themen des Arbeitsschutzes sowie des Gesundheitsschutzes und der Sicherheit der Beschäftigten dienenden Vorschriften als auch arbeitsschutzrechtliche Mitteilungs-, Erlaubnis-, Prüfungs-, Bestellungs-, Belehrungs-, Dokumentations- und Anzeigepflichten (bspw. auch nach MiLoG) vor. Zudem kommen weitere – speziellere – Verpflichtungen der betroffenen Unternehmen zum Vorhalten von Hinweisgebersystemen, z. B. nach dem Geldwäschegesetz, in Betracht. Ein gemeinsames Hinweisgebersystem und einheitliche Erreichbarkeit der Meldestelle ist vor diesem Hintergrund nicht nur im Sinne des Unternehmens, sondern auch im Sinne der potenziell hinweisgebenden Personen. Ein einheitliches System dürfte für hinweisgebende Personen leichter verständlich und übersichtlicher sein.
Allerdings ist im Falle der Verbindung der verschiedenen Hinweisgebersysteme sicherzustellen, dass die verschiedenen Voraussetzungen, die nach den jeweiligen Gesetzen für die Hinweisgeberstelle bestehen, in jedem Fall berücksichtigt werden. Denn die nicht ordnungsgemäße Einführung einer Hinweisgeberstelle kann zu einer Sanktionierung der für die Einführung verantwortlichen Personen sowie des Unternehmens selbst führen.
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