Rückzahlung von Arbeitslohn: Auswirkungen

Zusammenfassung

Überblick

Arbeitslohnrückzahlungen des Arbeitnehmers an den Arbeitgeber haben Folgen für die Lohnsteuererhebung. Der Rückzahlungsbetrag vermindert den laufenden Arbeitslohn und so die Lohnsteuerschuld des Arbeitnehmers. Wie der Arbeitgeber die Rückzahlung abwickeln kann, was er dabei zu beachten hat, und zu welchen Folgen dies für den Arbeitnehmer führt, beschreibt der nachfolgende Beitrag.

Die sozialversicherungsrechtliche Behandlung weicht in derartigen Fällen von der lohnsteuerlichen ab. Die Arbeitslohnrückzahlung führt sozialversicherungsrechtlich nicht zu einer Minderung des laufenden Arbeitsentgelts. Für den Rückzahlungsmonat müssen Sozialversicherungsbeiträge vom ungekürzten Arbeitsentgelt berechnet werden. Als Ausgleich muss die Beitragsberechnung für den Monat berichtigt werden, in dem beispielsweise das Weihnachtsgeld ursprünglich ausgezahlt wurde, also zum Beispiel im November oder Dezember des Vorjahres. Der Beitrag zeigt auf, wie dies konkret umgesetzt werden muss.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Für die steuerlichen Folgerungen von Arbeitslohnrückzahlungen des Arbeitnehmers an den Arbeitgeber sind die Regelungen zu § 19 EStG anzuwenden. Wann die Rückzahlung als abgeflossen gilt, richtet sich nach § 11 Abs. 2 EStG. Zum Lohnzufluss bei versehentlicher Zahlung des Arbeitgebers vgl. BFH, Urteile v. 4.5.2006, VI R 17/03, BStBl 2006 II S. 830 und VI R 19/03, BStBl 2006 II S. 832. Nach BFH, Urteil v. 7.11.2006, VI R 2/05, BStBl 2007 II S. 315, wirkt sich die Rückzahlung von Arbeitslohn erst bei Abfluss steuermindernd aus.

Sozialversicherung: Sozialversicherungsrechtlich existieren keine besonderen Regelungen für die beitragsrechtliche Behandlung. Es gelten die allgemeinen Regelungen zum Entstehen der Beitragsansprüche (§ 22 SGB IV) und zur Beitragsfälligkeit (§ 23 SGB IV).

Lohnsteuer

1 Rückzahlung von versteuertem Arbeitslohn

1.1 Rückzahlung bei bestehendem Arbeitsverhältnis

Zahlt der Arbeitnehmer Arbeitslohn an einen Arbeitgeber zurück, zu dem er noch in einem Arbeitsverhältnis steht, kann der Arbeitgeber den zurückzuzahlenden Bruttobetrag im folgenden Lohnzahlungszeitraum mit dem Arbeitslohn verrechnen und den gekürzten Bruttoarbeitslohn dem Steuerabzug unterwerfen. Zulässig ist auch, die Lohnsteuerberechnung für die Lohnzahlungszeiträume aufzurollen, in denen eine Überzahlung vorliegt.

Berücksichtigung beim Lohnsteuer-Jahresausgleich

Ebenso kann mit dem vom Arbeitgeber durchzuführenden Lohnsteuer-Jahresausgleich ein Ausgleich durchgeführt werden.

Rückforderung des Nettoauszahlungsbetrags

Es bestehen keine Bedenken, wenn der Arbeitgeber nur den an den Arbeitnehmer ausgezahlten Nettobetrag des Arbeitslohns zurückfordert. Dessen ungeachtet wird für die Lohnsteuererhebung im Rückzahlungsmonat der zurückzuzahlende Bruttobetrag des Arbeitslohns angesetzt.

Rückzahlung in späterem Kalenderjahr

Wird die fehlerhafte Lohnzahlung erst in einem späteren Kalenderjahr bemerkt, kommt nur die Rückforderung des zu viel gezahlten Bruttobetrags in Betracht (einschließlich der einbehaltenen Steuerabzugsbeträge).

Ist der Arbeitnehmer im Folgejahr noch beim Arbeitgeber beschäftigt, kann er in diesem Kalenderjahr die überzahlte Lohnsteuer mit der von ihm einzubehaltenden Lohnsteuer verrechnen. Eine solche Verrechnung kann nur in der Weise erfolgen, dass der gesamte Rückzahlungsbetrag (einschließlich der einbehaltenen Steuerabzugsbeträge) von dem laufenden Arbeitslohn abgesetzt wird und die Steuerabzugsbeträge von dem so verminderten Arbeitslohn berechnet werden. Dadurch darf sich keine negative Lohnsteuer ergeben.

1.2 Rückzahlung bei beendetem Arbeitsverhältnis

Steht der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Rückzahlung des Arbeitslohns nicht mehr in einem Dienstverhältnis zu dem Arbeitgeber, der die Überzahlung geleistet hat, ist eine Rückabwicklung der Überzahlung nicht möglich. Der Arbeitnehmer kann die Rückzahlung entweder durch Einkommensteuerveranlagung als negative Einnahme steuermindernd oder im laufenden Lohnsteuerabzugsverfahren in Form eines Freibetrags geltend machen. Für den Arbeitgeber ergibt sich keine Änderung.

Achtung

Zurückgezahlte Beträge im Zeitpunkt der Rückzahlung zu berücksichtigen

Zurückgezahlter bzw. vom Arbeitnehmer durch Verrechnung zurückgeforderter Arbeitslohn ist erst im Zeitpunkt des Abflusses (beim Arbeitnehmer) steuermindernd zu berücksichtigen. Deshalb ist eine Wiederaufrollung der Lohnzahlungszeiträume des vorangegangenen Kalenderjahres, in dem der zu Unrecht gezahlte Arbeitslohn versteuert worden ist, nicht zulässig.^[1]

Das gilt auch bei Abfindungen, selbst wenn die Abfindung im Zuflussjahr begünstigt besteuert worden ist.^[2]

Bei beherrschenden Gesellschaftern ist der Abfluss einer Arbeitslohnrückzahlung ebenfalls erst im Zeitpunkt der Leistung und nicht bereits im Zeitpunkt der Fälligkeit der Rückforderung anzunehmen.^[3]

[1] BFH, Urteil v. 7.11.2006, VI R 2/05, BStBl 2007 II S. 315.

[2] BMF, Schreiben v. 1.11.2013, IV C 4 – S 2290/13/10002, BStBl 2013 I S. 1326.

[3] BFH, Urteil v. 14.4.2016, VI R 13/14, BStBl 2016 II S. 778.

2 Rückzahlung von steuerfreiem Arbeitslohn

Zahlt der Arbeitnehmer steuerfrei erhaltenen Arbeitslohn an den Arbeitgeber zurück, so ist die Rückzahlung des gesam...