Teil H Umsatzsteuerliche Auswirkungen / 4.6.3 Aufbewahrung von Unterlagen

Das Umsatzsteuerrecht erlegt Unternehmern verschiedene Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten auf. Unter anderem muss ein umsatzsteuerlicher Unternehmer sowohl Rechnungskopie als auch alle erhaltenen Rechnungen grundsätzlich für zehn Jahre aufbewahren (vgl.§ 14 b UStG).

Grundsatz ist bei im Inland ansässigen Unternehmern die Aufbewahrung der Rechnungen im Inland. Bei elektronischer Aufbewahrung besteht zusätzlich die Möglichkeit, Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufzubewahren. Ein nicht im Inland ansässiger Unternehmer darf im Grundsatz seine Rechnungen im Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Dementsprechend bestand bisher beispielsweise für international tätige Konzerne die Möglichkeit, elektronische Belegkopien im VK vorzuhalten. Dies musste dem Finanzamt grundsätzlich lediglich angezeigt werden, bedurfte aber keiner gesonderten Genehmigung.

Eine Aufbewahrung von Rechnungen in elektronischer Form außerhalb des Gemeinschaftsgebiets setzt sowohl bei inländischen als auch bei ausländischen Unternehmen einen Antrag nach § 146 Abs. 2a der Abgabenordnung voraus. Demzufolge müssen Unternehmen, wenn sie Belegkopien elektronisch im VK speichern, um ihre Aufbewahrungspflicht zu erfüllen, dies beim für sie zuständigen inländischen Finanzamt schriftlich beantragen und dabei die Anforderungen des § 146 Abs. 2a AO beachten.

Es ist zu betonen, dass die Möglichkeit der Aufbewahrung und Verarbeitung im Ausland sich ausschließlich auf digitale Belege bezieht. Wenn also insbesondere Eingangsrechnungen in Papierform eingehen, sind diese grundsätzlich im Inland aufzubewahren. Ein bekanntes Praxisproblem sind Fallkonstellationen, in denen Rechnungen zum Einscannen in das Ausland gesendet werden. Das Einscannen von Belegen ist grundsätzlich eine zulässige Aufbewahrungsform, die auch eine Vernichtung der Originale gestatten kann (vgl. Ziffer 9.2 und 9.3 des BMF-Schreibens vom 14.11.2014, BStBl I 2014, 1450). Problematisch ist allerdings der Zeitraum, in dem sich die Originale im Ausland befinden.

Zusätzlich können die allgemeinen Buchführungsvorschriften der Abgabenordnung relevant sein. Ist ein Unternehmen verpflichtet, aufgrund der Vorschriften der Abgabenordnung Bücher und Aufzeichnungen zu führen, so sind die entsprechenden Bücher und Aufzeichnungen grundsätzlich im Inland vorzuhalten. Eine Führung elektronischer Aufzeichnungen (wichtig: dies gilt nicht für die Aufbewahrung von Unterlagen in Papierform!) im Ausland erfordert einen Antrag bei der zuständigen Finanzbehörde (vgl. § 146 Abs. 2a AO).

Hinweis

Praxishinweis

Vorsicht, wenn ein Teil der digitalen Buchführung bisher im VK gemacht wird. Es sollte ein steuerlicher Berater eingeschaltet werden, um Risiken zu vermeiden.