Vertretung in der Eigentümerversammlung (WEMoG) / 3 Nachweis der Vertretungsmacht

Form

Die Stimmrechtsvollmacht kann seit Inkrafttreten des WEMoG am 1.12.2020 gemäß § 25 Abs. 3 WEG in Textform erteilt werden. Dies gilt auch dann, wenn Altvereinbarungen die schriftliche Erteilung der Vollmacht vorschreiben. Hier ist nämlich im Zweifel davon auszugehen, dass lediglich eine Formvorschrift für Vollmachten geschaffen werden sollte, da das WEG bis zum Inkrafttreten des WEMoG keine Formvorschriften für Vollmachten enthalten hatte. Allerdings kann § 25 Abs. 3 WEG nach beiden Seiten abbedungen werden. Es kann also Schriftform vereinbart werden, es kann aber auch eine formlose Vollmachtserteilung vereinbart werden.

Zur Wahrung der Textform bedarf es nach § 126b BGB einer lesbaren Erklärung, die die Person des Erklärenden erkennen lässt und die sich auf einem zur dauerhaften Speicherung geeigneten Datenträger befindet, der es dem Empfänger ermöglicht, die an ihn gerichtete Erklärung so aufzubewahren und zu speichern, damit sie für ihn jederzeit zugänglich ist und von ihm unverändert wiederholt neu gelesen werden kann. Zur Wahrung der Textform genügt insbesondere eine E-Mail.

Prüfung der Vollmacht durch den Verwalter

Der Verwalter bzw. der Versammlungsleiter muss in der Versammlung die Vertretungsmacht überprüfen. Er kann hierzu die Vorlage der Vollmacht verlangen^[1] und den Vertreter anderenfalls zurückweisen.^[2]

Praxis-Tipp

Hinweis auf Vertretungsregelung im Einladungsschreiben

Zur Vermeidung von Problemen empfiehlt es sich, die Eigentümer mit der Einberufung auf die Vertretungsregelung hinzuweisen und eine vorbereitete Stimmrechtsvollmacht mitzuschicken.

Wichtig

Vollmacht muss in der Versammlung vorliegen

Wie auch bei allen übrigen vertretungsberechtigten Personen genügt es nicht, dass Stimmrechts- bzw. Vertretungsvollmachten körperlich existieren. Sie müssen in der Wohnungseigentümerversammlung auf Verlangen auch vorgelegt werden können.^[3]

Liegt also dem Verwalter eine Vollmacht eines Wohnungseigentümers zu dessen Vertretung in der Wohnungseigentümerversammlung vor, weil er ihn etwa bereits in einer früheren Versammlung vertreten hatte, muss der Verwalter die Vollmacht auch in der aktuellen Versammlung mit sich führen, um sie auf Verlangen eines Versammlungsteilnehmers vorlegen zu können. Wie vorerwähnt, gilt dies selbstverständlich auch für andere vertretungsberechtigte Personen.

Das Fehlen von Vollmachten vertretener Wohnungseigentümer muss in der Eigentümerversammlung vor der Abstimmung und Beschlussverkündung gerügt werden.^[4]

Nachweis bei nicht offensichtlicher Vertretungsbefugnis

Die gesetzliche Vertretungsbefugnis ist ebenfalls nachzuweisen, wenn sie nicht offensichtlich ist. Die Vertreter der juristischen Personen können hierzu aktuelle Auszüge aus dem jeweiligen Handels-, Genossenschafts- oder Vereinsregister vorlegen. Betreuer oder Nachlasspfleger müssen sich mit den Originalen des Betreuungsausweises oder der Bestallungsurkunde ausweisen.

[1] Analog § 172 Abs. 2 BGB.

[2] Analog § 174 BGB.

[3] LG Lüneburg, Urteil v. 22.9.2017, 9 S 19/17.

[4] AG Bremen-Blumenthal, Urteil v. 2.9.2016, 44 C 2028/15.