Arbeitsverträge können grundsätzlich formlos geschlossen werden (§ 105 GewO). Es besteht kein Schriftformerfordernis. Allerdings dokumentiert ein schriftlicher Arbeitsvertrag die zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber getroffenen Vereinbarungen und legt dar, welche Regelungen mit Bezug auf das Arbeitsverhältnis zu beachten sind. Im Fall einer Streitigkeit spielt der schriftliche Vertrag eine maßgebliche Rolle.
Zu beachten gilt: Die Befristung eines Arbeitsvertrags bedarf ebenso der Schriftform (§ 14 Abs. 4 TzBfG) wie die Kündigung und der Aufhebungsvertrag gem. § 623 BGB.
Der Arbeitgeber ist zudem nach dem sog. NachwG verpflichtet, die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich niederzulegen. Das NachwG hat 2022 durch die sog. Arbeitsbedingungenrichtlinie (EU-Richtlinie 2019/1152) nachhaltige Änderungen erfahren. Ziel der Richtlinie ist insbesondere eine Verbesserung der Arbeitsbedingungen, indem eine transparente und vorhersehbare Beschäftigung gefördert und zugleich die Anpassungsfähigkeit des Arbeitsmarkts gewährleistet wird.
Hinweis:
Seit dem 1.8.2022 sind die in der Richtlinie festgelegten Rechte und Pflichten auf alle Arbeitsverhältnisse anzuwenden.
Dabei gilt es vor allem zu beachten, dass der Nachweis nach § 2 Abs. 1 NachwG in Schriftform zu erfolgen hat. Der Arbeitgeber muss den Nachweis
- schriftlich niederlegen,
- unterzeichnen und
- dem Arbeitnehmer aushändigen.
Folglich besteht für den Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen ein strenges Schriftformerfordernis (Papierform mit Original-Unterschrift!). Die elektronische Form ist in Deutschland explizit in § 2 Abs. 1 S. 3 NachwG ausgeschlossen, obwohl die EU-Arbeitsbedingungenrichtlinie die elektronische Form ausdrücklich zulässt.
Hinweis:
Werden Arbeitsverträge (mit Ausnahme befristeter Verträge) bislang elektronisch signiert, kann mit ihnen keine Nachweispflicht erfüllt werden. In diesem Fall sind alle Nachweispflichten zusätzlich in einem der gesetzlichen Schriftform genügenden Dokument zu erfüllen.
Darüber hinaus sind auch Änderungen von einzelnen Vertragsbestimmungen nachzuweisen. Falls Arbeitgeber und Arbeitnehmer im bereits laufenden Arbeitsverhältnis die Änderung von einzelnen Vertragsbestimmungen vereinbaren, so sind die geänderten Bedingungen wiederum schriftlich zu bestätigen (vgl. § 3 NachwG). Dies muss spätestens an dem Tag, an dem sie wirksam sind, erfolgen. Diese Nachweispflicht gilt jedoch nicht bei einer Änderung der auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren gesetzlichen Vorschriften, Tarifverträgen, Betriebs- und Dienstvereinbarungen und ähnlichen Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.
Das neue NachwG hat zudem zu einer Änderung der maßgeblichen Fristen für die Erbringung des Nachweises geführt. Der Arbeitgeber hatte bis 2022 einen Monat Zeit, die nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Diese einheitliche Frist gilt nunmehr nicht mehr. Vielmehr gilt für ab dem 1.8.2022 abzuschließende Arbeitsverträge ein dreifach gestuftes Fristensystem, das den Anwendern in der Praxis eine Vielzahl von Störfall- und Fehlerquellen eröffnet. Dieses dreistufige Fristensystem sieht wie folgt aus:
- Spätestens am ersten Kalendertag der Arbeitsleistung muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Niederschrift über die Angaben zu Namen und Anschrift der Vertragsparteien, der Zusammensetzung und der Höhe des Arbeitsentgelts sowie der vereinbarten Arbeitszeit aushändigen.
- Spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitgeber die weiteren Angaben insbesondere zum Beginn des Arbeitsverhältnisses, der vereinbarten Befristung mit Enddatum, der vereinbarten Probezeit, dem Arbeitsort, der Tätigkeitsbeschreibung, zur Arbeit auf Abruf und Überstunden niederzuschreiben und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.
- Für die übrigen Arbeitsbedingungen gilt weiterhin die Monatsfrist.
Praxistipp:
Will man dieses dreistufige Verfahren bzw. die Vervielfältigung des Zeitpunkts des Nachweises vermeiden, sollten in Musterarbeitsverträgen bzw. in entsprechenden Muster-Nachweisschreiben bereits alle notwendigen Informationen abgebildet und dem Arbeitnehmer vor Beginn des Arbeitsverhältnisses ausgehändigt werden.
Die vorstehenden Anforderungen gelten für alle Arbeitsverhältnisse, die ab dem 1.8.2022 begonnen haben. Für bereits vor dem 1.8.2022 bestehende Arbeitsverhältnisse muss der Arbeitgeber den Nachweis nur auf Verlangen des Arbeitnehmers erbringen. Dabei ist dem Arbeitnehmer spätestens am siebten Tag nach Zugang der Aufforderung beim Arbeitgeber die Niederschrift mit den Angaben nach § 2 Abs. Nr. 1–10 NachwG auszuhändigen. Die Niederschrift mit den übrigen Angaben nach § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG (Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung, das Kündi...