Zusammenfassung
Zum Start der aktiven Nutzungspflicht des besonderen Anwaltspostfachs am 1.1.2022 sind bei der ZAP-Redaktion zahlreiche Leser-Fragen eingetroffen, die wir im Rahmen einer Umfrage erhoben haben. Die Antworten unserer Autorin haben wir in diesem beA-Report für Sie zusammengefasst. Weitere Informationen zum beA-Start finden Sie auch in unserer ZAP-Podcast-Reihe (6 Folgen) unter https://anwaltspraxis-magazin.de/beA-Ihre-Fragen-unsere-Antworten. Dieser beA-Report befasst sich in einem ersten Teil mit allgemeinen Fragen (s. unter I.), gefolgt von Fragen zu Anträgen über das beA (s. unter II.) und schließlich zu Fragen zur Zwangsvollstreckung per beA (s. unter III.).
I. Allgemeine Fragen
1. Programmvorrausetzungen für Anhänge
Frage: Mit welchem Programm können Anhänge möglichst kostenneutral als OCR formzulässig eingereicht werden?
Antwort: Seit dem 1.1.2022 wird die Durchsuchbarkeit der Dokumente vom Gericht nicht mehr gefordert. Anders als bislang, wird in Punkt 6 der ERVB 2022 nunmehr lediglich "druckbar" als technische Eigenschaft der Dokumente als zwingend vorausgesetzt.
Die angesprochene OCR-Texterkennung beim Einscannen bezieht sich auf die Umwandlung eines PDF (= Bild) in Text, damit Menschen mit Behinderungen am Elektronischen Rechtsverkehr teilhaben können. Diese Voraussetzungen wird die Justiz zukünftig selbst schaffen.
Wenn Sie zur Vorbereitung einer elektronischen Arbeitsweise in Ihrer Kanzlei die Dokumente OCR-texterkannt einscannen wollen, prüfen Sie bei Ihrem Scanner, ob dieser hierzu Einstellmöglichkeiten bereithält. Unterstützung kann hier ggf. auch ein IT-Techniker leisten, der die Einstellungen so vornimmt, dass sowohl OCR als auch PDF/A, entweder A-1, A-2 oder UA (beste Einstellung, da sowohl barrierefrei als auch für die Langzeitarchivierung geeignet) automatisch von Ihrem Scanner vorgenommen werden. Wenn Sie selbst Dokumente erstellen, empfiehlt es sich, Word-Dokumente nach der Fertigstellung in PDF/A (A-1, A-2 oder UA) umzuwandeln. Hierzu gibt es eine Vielzahl von Programmen, auch kostenlose Optionen.
2. Signieren mit beA-Softwarezertifikat und beA-Karte
Frage: In einer Zwei-Personen-Kanzlei verschickt ausschließlich die Rechtsanwältin die beA-Nachrichten. Nur sie hat eine beA-Karte, die die qualifizierte Unterschrift hat. Es werden für den Nachrichtenversand im beA neben der Signaturkarte auch Softwarezertifikate genutzt, bei denen die Karte nicht eingesteckt sein muss. In beiden Fällen muss die PIN eingegeben werden. Die Fragen, die bisher unbeantwortet geblieben sind: Muss die Rechtsanwältin/der Rechtsanwalt irgendetwas noch mal extra signieren? Was kann mit dem Softwarezertifikat ohne Karte verschickt werden?
Antwort: Wenn die Rechtsanwältin selbst den PC nutzt und die Nachrichten versendet, benutzt sie mit dem beA den sog. sicheren Übermittlungsweg. Damit wird der VHN, das ist der "Vertrauenswürdige Herkunftsnachweis", erzeugt. Das bedeutet, dass im Elektronischen Rechtsverkehr der Versand über das beA durch die Anwältin ausreicht. Eine händische Unterschrift ist nicht mehr erforderlich. Unter dem Schriftsatz muss dann immer der Name der Rechtsanwältin stehen, das ist die sog. einfache Signatur. Sofern keine materiellrechtlichen Erklärungen abgegeben werden, genügt diese Handhabung. Besser, und sozusagen "auf der sicheren Seite", ist es, wenn die Anwältin/der Anwalt immer mit der Anwaltskarte und der qualifizierten elektronischen Signatur, das ist die PIN-Eingabe (zusätzlich zur einfachen Signatur, also dem Namen unter dem Schriftsatz), arbeitet. Dann nämlich kann sie delegieren, sodass der Schriftsatz jetzt auch von Mitarbeitenden versandt werden kann. Dies hat den Vorteil, dass das Vier-Augen-Prinzip gewahrt wird und darüber hinaus bietet diese Arbeitsweise auch die Chance auf eine mögliche Wiedereinsetzung in den vorigen Stand.
Ein Softwarezertifikat ist ein fortgeschrittenes Zertifikat, mit dem man allerdings keine qualifizierte elektronische Signatur erzeugen kann. Wenn die Anwältin mit qeS (also beA-Karte mit PIN-Eingabe) arbeitet, könnte eine Mitarbeitende mit einem Softwarezertifikat die Nachricht versenden. Damit jedoch einfach und ohne Probleme nachvollzogen werden kann, wer wann was im beA gemacht hat, empfehlen wir für jeden Mitarbeitenden eine eigene beA-Mitarbeiterkarte. Die kostet 12,90 EUR pro Jahr, also einen Euro im Monat – ein geringer Einsatz, der für den Fall der Fälle gut investiert ist.
3. Prüfprotokoll
Frage: Man ist ja verpflichtet zu jeder beA-Nachricht auch das Prüfprotokoll zu kontrollieren. Wie geht man aber vor, wenn ein Prüfprotokoll bei beA-Eingängen anzeigt, dass "sämtliche durchgeführte Prüfungen ein positives Ergebnis lieferten, aber die Signatur ungültig ist (mindestens eine notwendige Prüfung ist negativ verlaufen)" oder "Der Status der Signatur ist unbestimmt. Mindestens eine notwendige Prüfung konnte nicht durchgeführt werden oder lieferte ein unbestimmtes Ergebnis"?
Antwort: Das dürfte ein Hinweis darauf sein, dass das Zertifikat nicht bis auf das Wurzelzertifikat herunter geprüft wurde. Dieser Fall ist aber unproblematisch. Die BRAK meint, es käme immer auf den Einzelfall an. Wenn d...